Produtor de eventos – O que não pode faltar?

Já esteve na pele de um produtor de eventos? Não é para qualquer um. Veja aqui alguns dos requisitos primordiais para começar a produzir eventos de sucesso.

eventick - trabalhar com eventos

Ser produtor de eventos não é uma tarefa fácil. Agenda lotada, participação em cursos, workshops e palestras, várias reuniões por dia e pouquíssimo tempo para dormir e relaxar fazem parte do cotidiano dos organizadores.

Trabalhar com eventos envolve a rara habilidade de ser capaz de planejar, criar, desenvolver e executar várias tarefas com rapidez e eficiência, bem como aprender a delegar algumas atividades para o restante de sua equipe. Afinal de contas, nem mesmo a mais pró-ativa das pessoas consegue fazer tudo sozinha.

Mas também pode ser um dos trabalhos mais divertidos do mundo, acredite! Como diriam os grandes filósofos do halterofilismo, “no pain, no gain”, não é verdade?

Quais são as características que não podem faltar a um produtor de eventos bem-sucedido? Identificamos alguns traços comuns aos produtores que são realizados e felizes (sim, isso é fundamental!) em seu trabalho. Vamos nessa:

1. Ser apaixonado pelo o que faz

Não tem jeito: quem trabalha com produção de eventos precisa gostar – e muito! – do que faz. Imagine passar noites em claro, em um relacionamento sério com planilhas e várias canecas de café, e, no outro dia, já estar de pé bem cedinho com um sorriso no rosto para deixar tudo pronto no grande dia. Nessas horas, só a paixão e o entusiasmo salvam!

Além de mobilizar quem está engajado na produção, a paixão pelo trabalho ainda será bem importante para cativar clientes, fornecedores e os participantes do seu evento. Aprenda a se divertir, rir de si mesmo e de sua equipe de produção e encontrar prazer em cada atividade. Você verá o resultado!

2. Alimentar – diariamente – a criatividade

Para desempenhar uma atividade tão cansativa quanto organizar eventos, os profissionais precisam exercitar a criatividade diariamente, pois é ela é uma das características fundamentais de um produtor e é responsável por fazer com que o evento esteja “fora da caixa” e surpreenda os participantes.

Saia da sua zona de conforto e procure conhecer livros, filmes e lugares a que você nunca foi ou mesmo fazer alguma atividade diferente das que fazem parte da sua rotina. Boas ideias podem surgir quando você olha algo a que já está acostumado sob outro prisma. Invista nessa tática!

Você sabia que a prática regular de exercícios, além de ajudar a diminuir o estresse gerado pelo trabalho, também ajuda a ficar em dia com a criatividade? Eles aumentam a disposição, melhoram a capacidade cognitiva e deixam a mente mais afiada, do jeito que você precisa.

3. Ser organizado

Tão importante quanto o ar que você respira é a organização na hora de produzir um evento. Essa é uma qualidade essencial a qualquer organizador de eventos. Quem vai lidar com contratos, prazos, orçamentos e com as expectativas dos clientes e do público precisa planejar muito bem o próprio tempo e como as atividades serão feitas.

A depender do tipo do evento, as atribuições e prioridades do produtor se modificam, mas uma coisa é certa: ele sempre precisará atuar com organização e dedicação ao que faz. Um evento corporativo é muito diferente de um evento de gastronomia, assim como de uma festa de fim de ano, por exemplo.

Tudo isso reflete na escolha de hospedagem, bufê, decoração , comes e bebes, e, por tabela, no custo de todos eles. E o produtor de eventos é a pessoa que precisará estar de olho em todas essas variáveis.

Registre tudo com antecedência, cheque o andamento dos processos diariamente e arquive todo o material em lugar seguro – se possível em plataformas físicas e virtuais. Outra boa ideia é compartilhar documentos, arquivos e checklists com seus companheiros de equipe, para evitar que algo se perca ou não seja feito dentro do prazo!

4. Relacionar-se bem com todos os envolvidos

Responda sinceramente: quem não gosta de trabalhar com um profissional que, além de eficiente, é simpático e acessível? Estabelecer laços e um bom relacionamento com os seus clientes e parceiros é fundamental para fomentar a confiança mútua, facilitar o andamento do trabalho em todas as suas etapas e “preparar o terreno” para parcerias futuras.

O mesmo vale para o time que trabalhará ao seu lado para fazer o evento acontecer. Faça questão de informar ao cliente e aos seus co-workers sobre o desenrolar da produção e procure ouvir suas sugestões/reivindicações para deixar o evento ainda melhor!

5. Ter capacidade de liderança

Como você está vendo, organizar um evento é um “verdadeiro equilíbrio de pratos”, como se diz por aí. Entender o objetivo do seu cliente ou patrocinador (se for o caso), delegar tarefas e motivar os membros da sua equipe durante todo o processo, bem como negociar com fornecedores, estão entre algumas atividades de um produtor.

Para conseguir dar conta de tudo, é importante ser capaz de formar uma boa equipe, gerenciar eficientemente o próprio tempo e acompanhar de perto cada parte do processo.

O produtor de eventos atua como um verdadeiro “maestro”, e deve ser um líder competente, compreensivo e acessível, em permanente contato com todas as esferas envolvidas – cliente, equipe, fornecedores – para o sucesso da empreitada.

 

Como você viu, assim, como em quase tudo na vida, há o ônus e o bônus de trabalhar com eventos. Na sua opinião, existem mais algumas características que não podem faltar a um bom produtor de eventos? Compartilhe conosco nos comentários!