Eventos Empresariais – 5 Dicas para Organizar

Como preparar a ocasião para reunir parceiros, clientes e funcionários e realizar negócios?

eventick - eventos empresariais corporativos

Organizar um evento empresarial é uma ótima iniciativa para reunir parceiros, clientes e funcionários e realizar novos negócios. No caso de seminários, a presença de participantes e palestrantes também contribui bastante para a troca de informações, debates e, em alguns casos, para a colocação de novas ideias em prática.

Justamente por sua importância e pelo leque de possibilidades que podem abrir aos envolvidos, os eventos empresariais requerem uma enorme atenção ao serem planejados e executados.

É preciso, primeiramente, definir a natureza do evento – falaremos sobre os tipos de eventos empresariais mais adiante – e os objetivos almejados com a realização daquele evento. Depois, é o básico: escolher a data, o local, os palestrantes e/ou congressistas (se houver) .

Para garantir o sucesso do evento de sua empresa ou mesmo de um evento que reúna diversos profissionais da mesma área, elaboramos uma lista com alguns pontos fundamentais a serem levados em conta antes do dia do evento. Olha só:

1. Delimite o seu orçamento

O objetivo dos eventos empresariais é intimamente o de aproximar. Tanto funcionários, como fornecedores, clientes e até outros stakeholders. Essa ferramenta de comunicação permite uma crescente interatividade ganhando um valor incalculável para o desenvolvimento interno da empresa, fechamento de novos negócios, necessidades para empresa e geração de valores.

Montar uma planilha detalhada com os valores e com cada investimento a ser feito é o primeiro passo para analisar suas possibilidades e de que forma os seus recursos serão aplicados. Sem falar que, sem números bem apresentados, dificilmente a sua ideia vai passar pelo setor financeiro da empresa.

Parcerias e patrocínios podem ser alternativas para “esticar” o seu orçamento. Lembre-se ainda de que um bom planejamento é o maior aliado do seu budget quando você estiver organizando eventos, pois é por meio dele que você poderá cortar custos e investir no que for mais determinante para o sucesso do evento.

Defina o orçamento de quanto irá gastar, destine os valores para escolher o espaço, o bufê para o coffee break e as refeições, estudo de fornecedores e mais. Lembrando que com uma boa pesquisa é possível realizar eventos agradáveis sem desembolsar tanto dinheiro. Sim, nós podemos!

2. “Set the date”: escolha a data, o horário e o local do evento

Estabelecido os valores que serão destinados ao evento, o próximo passo é escolher data, horário e o local em que ele será realizado.

Quando se fala em data, é sempre bom evitar períodos em que os funcionários estão em estado de desgaste mental, como em final de mês e conclusão de projetos. Portanto, é aconselhável que esses eventos sejam marcados para horários fora da jornada de trabalho e em datas que não atrapalhem o serviço no dia posterior. Você até pode utilizar um horário que seja normalmente de trabalho mas que não tenha deadlines próximos, pois as pessoas estarão mais relaxadas e você ainda ganha o bônus de tirar as pessoas do escritório para algo diferente.

O local, por sua vez, variará bastante de acordo com as particularidades do evento. De que tipo de evento empresarial estamos falando? Será um almoço de negócios entre os membros de uma empresa? Será um seminário sobre um tema de grande relevância que unirá empresas e profissionais de uma região/país?? As respostas a essas perguntas ditarão o espaço que deverá ser escolhido.

Encaixando-se na tendência citada anteriormente dos “eventos imersivos”, alguns produtores têm realizado eventos empresariais que duram dias inteiros ou até mesmo fins de semana em outra cidade.

Você pode até pensar: “será que isso não atrapalhará o desempenho e/ou a produtividade dos profissionais?” A experiência afirma que não. Esse tipo de evento é excelente para trazer conhecimento, contatos e produzir bem-estar, relaxamento e deixar os membros da sua empresa mais inspirados para produzir mais e melhor. Maravilha, não é?

3. Encontre bons fornecedores

Está na dúvida sobre que empresas contratar para o seu evento? Consulte parceiros ou amigos que organizaram eventos parecidos e procure indicações sobre as prestadoras de serviços que foram contratadas. Se você quiser mais informações, já falamos sobre o empresas de locação de materiais anteriormente aqui.

Para que não haja contratempos, é fundamental reunir-se com todos os seus fornecedores com antecedência e definir todos os detalhes a serem feitos como cerimonial, credenciamento (em alguns casos), decoração e comes e bebes.

Para evitar gastos além do seu orçamento, sempre compare os preços dos fornecedores e nunca se esqueça de perguntar sobre custos extras, registrando tudo em contratos. Bons fornecedores, além de entregar serviços e produtos com qualidade e dentro do prazo, devem estar preparados para solucionar possíveis contratempos antes do evento.

4. Invista na divulgação

Elaborar um plano de comunicação é essencial para garantir o sucesso do seu evento. Delimite o seu público-alvo e qual a melhor estratégia para se comunicar com ele. O ideal é montar um conteúdo que gere expectativa e deixe seus colaboradores animados para que o dia finalmente chegue.

Seus funcionários ou participantes (no caso de um seminário) são jovens e ligados em tecnologia? As redes sociais são a escolha perfeita. Se o público for mais velho, e-mails e newsletters dão conta do recado.
A mídia off-line também pode entrar em cena, com a utilização de cartazes, cupons de desconto – caso o valor do ingresso para o evento seja um pouco mais alto – e de material de papelaria como canetas, moleskines, bloquinhos e pastas com a identidade visual do evento.

Um site informativo e atualizado faz toda a diferença. Interagir com os participantes e publicar teasers do que poderá ser encontrado no evento – quem faz isso muito bem é o pessoal do TED – também são maneiras eficientes de atrair e fidelizar o público antes da realização do evento.

5. Quais são os formatos de eventos corporativos mais frequentes no mercado?

Briefing:

É a exposição oral de um profissional renomado para pessoas que possuem um conhecimento prévio de um determinado assunto a ser debatido.

Divide-se em dois tipos: introdutório e avançado. O primeiro procura dar aos interessados informações importantes para acompanhar discussões a serem desenvolvidas em uma conferência correlata. Já o segundo aprofunda um determinado assunto já discutido em conferências correlatas.

Conferência:

Dividida sempre em duas partes: os expositores e o auditório. Os primeiros são especialistas em determinado assunto discorrendo sobre o mesmo. No final, respondem perguntas elaboradas pelo auditório.

É um serviço que oferece ao mercado informações práticas, gerenciais e focadas para executivos. Deixa aberturas também para contatos e negócios, troca de experiências, sendo considerado o melhor na relação custo-benefício.

Congresso:

Normalmente realizado por entidades associativas, é um conjunto de atividades visando debate de assuntos que interessam a um determinado segmento. Partindo de um tema geral, é exposto em subtemas e apresentado sob diferentes formatos como mesas redondas, conferências, simpósios, palestras, comissões, painéis, cursos, mostras, feiras, exposições, feiras e outros.

Podem ser regionais, nacionais ou até internacionais. Importante para se manter atualizado sobre tudo que circunda o setor representado.

Em geral, discussões abertas acontecem entre a plateia e o palestrante e tudo o que ocorre durante é transformado em documento final entregue aos congressistas.

Convenção:

Parecido com um congresso, mas composto de um público diferente, pois há uma ligação maior entre os que participam. Busca-se a integração de pessoas de uma determinada organização, estimuladas coletivamente para que possam agir na defesa dos interesses da instituição promotora. É promovida por entidades políticas ou empresariais. As informações são específicas e direcionadas ao grupo que participa do evento.

Curso:

É o detalhamento de determinado conjunto de temas ou assuntos em uma abordagem educativa. Composto por exposições de pessoas com formação acadêmica que passam seu conhecimento aos participantes com foco na teoria prática.

Indicado para pessoas com pouco ou nenhum conhecimento sobre o determinado assunto, com exceção aos cursos de especialização, que consistem no aperfeiçoamento daqueles que já dominam o assunto.

Debate:

Discussão entre dois ou mais oradores defendendo opiniões divergentes com um cunho mais emocional. Um mediador mantém as regras e faz cumprir perante os oradores. Não há participação do público.

Fórum:

Reunião mais informal de troca de informações com livre debate de ideias. Tem o objetivo de conseguir uma efetiva participação da plateia, sempre numerosa. Os fóruns estão cada vez mais aceitos por permitir a discussão problemas mais abrangentes e assuntos gerais de setores ou de interesse social e político.

Ótimo para realizar networking e estabelecer parcerias.

Mesa-redonda:

Reunião clássica, conduzida por um coordenador. Visa o equilíbrio dos temas em discussão orientando para que ela mantenha-se sempre em torno do tema principal. Tempo limitado para apresentar ideias, normalmente inserida em eventos mais abrangente.

Utilizada quando um assunto ainda suscita discussões, sendo ideal para quem procura visões diferentes sobre temas alternados.

Palestra:

Curta duração de uma apresentação feita por especialista em assuntos específicos onde a plateia não tem atuação ativa, mas eventualmente inclui espaço para perguntas no decorrer ou ao final.

Seminário:

Encontro de especialistas para um assunto específico. Apresentam um estudo sobre o tema e debatem com a plateia, normalmente com o mesmo nível de conhecimento que os palestrantes. Tem o intuito de suscitar debates sobre temas até então pouco estudados. São divididos em três partes: exposição, discussão e conclusão.

Simpósio:

Possui característica de uma mesa-redonda de alto nível com aspectos diferentes de determinados assuntos com a presença de um coordenador. Geralmente com discussões científicas, expondo impressões sobre o assunto colocado em debate.

Workshop:

Detalha ou aprofunda um determinado assunto de maneira prática. Contém discussões de casos práticos e participação intensa do público. Feito em grupos pequenos, com um ou dois moderadores. Divide-se em duas partes: teórica e prática. Pode ser atrelada a uma conferência, em que são discutidos outros assuntos relacionados ao tema do workshop.

 

E aí, gostou de nossas dicas? Você tem mais ideias, comentários ou sugestões para produzir eventos empresariais? Divida conosco!