eventick - eventos de tecnologia
Dicas

Eventos mais democráticos, organizadores e participantes mais realizados. Produzir e difundir conteúdo em tempo real e ser capaz de atingir pessoas em qualquer lugar do mundo sem gerar poluição sonora ou visual são apenas algumas das vantagens da utilização da tecnologia na organização de eventos.

Aliar as novas ferramentas tecnológicas – que, para nossa alegria, evoluem diariamente – à força comunicativa dos eventos ao vivo também tem gerado resultados muito expressivos.

Uma tendência para 2015 apontada pelo Event Manager Blog, são os chamados “eventos imersivos”, que têm como ideia principal oferecer aos participantes momentos/experiências inesquecíveis e mais duradouros do que os eventos “tradicionais”. Nesse ponto, a tecnologia pode ser de grande valia ao ajudar – e muito! – a proporcionar uma maior interatividade e trazer mais criatividade aos eventos.

E que ferramentas são essas que auxiliam diretamente os produtores e aproximam os participantes? Como muita gente diz, “hoje em dia há um aplicativo para tudo” e é isso pode ser ótimo para todos nós, frequentadores e organizadores de eventos.

Selecionamos alguns aplicativos, que podem fazer uma enorme diferença na hora de organizar um evento e de agregar valor à experiência do participante. Elencamos os aplicativos de acordo com a área do evento em que ele poderá ser utilizado, mas nada impede que você utilize o mesmo app em várias categorias da produção do evento. O resultado você confere na palma de sua mão. Vamos lá:

1. Planejamento

Nenhum evento sai do papel sem um bom planejamento, certo? Antes de entrar em desespero ao elencar todas as atividades que precisam ser feitas para organizar um evento, respire fundo e lembre-se do Evernote. O aplicativo, que pode ser acessado em iPhone, iPad, Mac, Android e Windows, é um verdadeiro hit da internet para quem pretende organizar suas atividades, anotações e demandas diárias.

Com ele, o usuário pode fazer anotações, criar listas, reunir referências em texto, imagem e vídeo, montar tabelas de orçamentos, tudo em só uma só plataforma. Além disso, os arquivos salvos no app também podem ser compartilhados com outras pessoas, como sócios ou parceiros na organização do evento.

Como se não bastasse, você ainda pode escolher quem tem acesso a cada informação, facilitando a delegação de tarefas e o acompanhamento dos processos.

Outro aplicativo incrível para o produtor de eventos é o Super Planner. O aplicativo custa USD 9,99 e oferece diversas ferramentas super úteis, como calculadoras de quantidade de pessoas por lugar, de comes e bebes e de funcionários a serem contratados para cada setor. Você pode usar esse app para ter o controle dos seus custos e para estar com todos os detalhes prontinhos para o grande dia.

Para facilitar ainda mais a sua vida, outra opção de app bem interessante é SimpleMind, que custa USD 5,99 e cria mapas mentais, uma maneira bem simples e visual de organizar ideias e tarefas. Acredite: quando você estiver organizando suas atividades, esses mapas mentais podem ser uma verdadeira mina de ouro, poupando tempo e ajudando você a ser mais eficiente e objetivo ao colocá-las em prática.

2. Patrocinadores

Todos nós sabemos que conseguir patrocinadores para um evento não é uma tarefa fácil. Exige bons contatos e muito jogo de cintura, além de objetividade e habilidade para criar uma proposta interessante para conquistar o investidor.

Agora quer a boa notícia? Já existe um aplicativo bem legal para te ajudar nessa missão. Estamos falando do Sponseasy, que cria propostas de patrocínio de forma rápida e prática. Basta que o produtor disponibilize informações úteis sobre o evento, como o público-alvo, os objetivos e onde entraria o apoio do patrocinador.

A proposta pode ser personalizada com imagens (se houver boas fotos de edições anteriores do evento, ótimo!), cores e efeitos. E o melhor: o app disponibiliza a proposta em um link, que os organizadores podem enviar para os possíveis patrocinadores.

Ele ainda está em fase beta – durante a qual seu uso está 100% gratuito -, mas mesmo assim pode ser muito útil e te ajudar a poupar tempo e dinheiro na produção do evento!

3. Criação de um app próprio para o seu evento

Usado por grandes nomes no mundo dos eventos como Lollapalooza e SXSW, o Eventbase é um aplicativo “self-service”, como ele mesmo se intitula, que pode ser usado para disponibilizar programação, mapas, fotos, vídeos e informações úteis sobre conferências, eventos corporativos e festivais.

O app tem uma ótima usabilidade, tanto para produtores – na hora de cadastrar os dados e enviar as informações sobre o evento – quanto para o público do evento, que o utilizará como um verdadeiro guia para eventuais consultas e buscas. Ele está disponível para as plataformas iOS, Android, Windows Phone e BlackBerry.

4. Durante o evento

Um grande sucesso entre os aficionados por reuniões de tecnologia, o SignMyPad Pro permite que se assine em documentos PDF no seu tablet ou smartphone. Imagine conseguir assinar contratos já em uma feira de negócios ou em um evento de networking sem precisar imprimir a papelada? Muito prático! O custo varia entre USD 0,99 a USD 3,99, de acordo com a versão escolhida.

Se o seu evento for um congresso ou uma palestra, você vai adorar o próximo app. Quem produz eventos desse tipo sabe o quanto a interação da plateia é importante para avaliar o sucesso e o impacto de cada palestra. Pensando nisso, foi criado o Catchbox, um microfone wireless colocado dentro de um case em formato de cubo colorido e acolchoado, perfeito para passar e até mesmo jogar(!) entre os participantes durante uma conferência, seminário ou palestra. É possível solicitar o Catchbox em várias cores e tamanhos, bem como optar por um microfone de maior ou menor alcance.

5. Pós-evento

Para o pós-evento, uma boa opção é o iSurvey, que te ajuda a aplicar uma pesquisa para conhecer a opinião dos participantes sobre uma palestra ou sobre o evento do qual acabaram de participar. É fácil de usar, prático e o melhor: é grátis. O SurveyMonkey também é um serviço de pesquisas que você pode gostar.

Outra ferramenta bem interessante e gratuita, o iLeads, armazena dados diversos como fotos, arquivos e textos, e gerencia os contatos que foram feitos durante o evento. Muito útil principalmente em eventos de networking para guardar anotações, números de telefone ou outros dados importantes durante o evento.

Viu como a tecnologia pode deixar a vida bem mais simples? Você conhece mais opções de tecnologias legais para os organizadores de eventos? Divida conosco nos comentários!

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Temas e Locais

A crescente preocupação com a preservação da natureza está presente em todas as áreas de nossas vidas e com a organização de eventos não poderia ser diferente. Aproveitar melhor os seus recursos, multiplicar atitudes sustentáveis e reduzir custos na produção são só algumas das vantagens de organizar eventos sustentáveis.

Por outro lado, apesar do aumento da consciência ambiental entre produtores e participantes, infelizmente nós ainda não podemos negar que a maior parte dos eventos e atividades internas, causam um impacto negativo desnecessário no meio ambiente. Isso acontece por meio do consumo de água e energia, da geração de resíduos e da poluição sonora e visual.

Atualmente, reduzir esses danos ambientais é um dos requisitos para um evento bem-sucedido e em dia com o planeta. Por isso, os eventos sustentáveis são uma tendência cada vez mais necessária em todo o mundo – ainda bem.

Mas como incorporar práticas eco-friendly à produção de um evento? Sabemos que se trata de um desafio e tanto, mas reunimos algumas dicas práticas para ajudá-lo a deixar o seu evento mais limpo, agradável e ambientalmente correto. Olha só:

1. Escolha e (re)utilize de forma consciente

Um ponto de partida pode ser estabelecer metas de redução/reaproveitamento de recursos. Assim, fica mais fácil medir os resultados e é mais simples do que você imagina. Coloque tudo o que será utilizado na produção de um evento em uma planilha dividida em categorias, para facilitar o controle do que realmente precisará ser utilizado e o que é dispensável e, mais do que isso, o que pode ser reutilizado no próprio evento ou em suas edições futuras. Você pode começar com algo simples como abaixo:

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Isso vale para qualquer tipo e tamanho de evento. Os cuidados devem ser tomados desde o planejamento e devem incluir toda a equipe que trabalhará na produção para que eles também estejam de acordo com o estilo e as diretrizes do evento. É importante que esse modo de pensar esteja claro para todos.

Você vai precisar montar uma estrutura para palco, mesas ou outros objetos? Uma sugestão é substituir a madeira por materiais reaproveitáveis como alumínio e PVC ou, se for o caso, optar por madeira de reflorestamento, por ter menor impacto ambiental.

2. Reaproveite e descarte corretamente

Ao fazer a limpeza no pré e pós-evento, os produtos biodegradáveis – que não utilizam derivados de petróleo em sua composição – aliam eficiência a uma rápida decomposição, minimizando as sobras e os prejuízos à natureza.

Além diminuir a geração de resíduos, é necessário planejar o que será feito com eles após o evento – reciclar e reutilizar, este é o lema. A coleta seletiva é a escolha mais indicada: facilita a reutilização de materiais e é boa para o planeta e para os profissionais que trabalham com a reciclagem do lixo!

3. Energia e água em eventos sustentáveis

O uso inteligente – e ambientalmente consciente – desses recursos pela produção de um evento faz toda a diferença. Se o seu evento for de dia, que tal aproveitar a iluminação e a ventilação naturais? Caso não seja possível, invista em lâmpadas e painéis de LED, que conferem maior luminosidade com menor consumo de energia.

Equipamentos eletrônicos com selos de eficiência energética também são uma boa pedida. Prefira as pilhas e baterias recarregáveis. Em alguns eventos, uma boa ideia é iluminar certas áreas com fogo.

As torneiras automáticas são uma boa iniciativa para economizar água, pois evitam que ela corra sem necessidade. Se encontrar um local que tenha reuso da água das torneiras nas descargas, melhor ainda! Reutilizar a água da lavagem de alimentos, por exemplo, para limpar o chão ou outras atividades também são soluções viáveis e ecologicamente corretas.

4. Disponibilize diversas opções de transporte

Você sabia que escolher locais que tenham mais meios de acesso também é uma atitude sustentável? Nas metrópoles brasileiras, os veículos respondem por mais de 25% do dióxido de carbono que chega até atmosfera diariamente.

Se possível, escolha um local com fácil acesso por transporte público ou ofereça transporte em vans, por exemplo. Assim, você reúne várias pessoas em um único veículo e incentiva seus convidados a deixarem os carros em casa. Não deixe de incluir essa informação nos materiais de divulgação.

Ao possibilitar a utilização de metrô, ônibus e bicicleta para chegar a um evento, você reduz o número de carros e, consequentemente, a emissão de diversos poluentes.

Medidas como criar vagas para bikes perto do local e incentivar o seu público a usar o transporte coletivo e o sistema de caronas também estão em dia com a preservação do planeta!

5. Invista em divulgação virtual

Uma boa pedida é investir no envio de convites, venda de ingressos e comunicação online do seu evento. Isso evita o gasto desnecessário de papel e de recursos naturais, além de diminuir a quantidade de resíduos produzidos.

Precisará utilizar papéis de toda forma? Prefira os reciclados e reaproveite as duas faces da folha sempre que possível. O que precisar realmente ser impresso deve ser feito em papel certificado pelo FSC, que garante que a produção siga padrões internacionais de proteção ambiental. Escolha também papéis que sejam produzidos sem cloro.

Durante o evento, reduza a distribuição de panfletos, livros com a programação e folders, optando por meios digitais como telões ou mesmo plataformas de compartilhamento de conteúdo em tempo real para informar e interagir com seu público. Envie as apresentações por e-mail ao invés de distribuir apostilas impressas. Além disso, confeccione os crachás em papel reciclado e peça para todos descartarem para reciclagem, ao final do evento.

 

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6. Lembranças eco-friendly

Elaborar brindes “verdes”, feitos com materiais reciclados e/ou recicláveis, também é bem legal para incentivar práticas sustentáveis e reforçar a necessidade de cuidado com o meio ambiente e a preocupação que a produção teve com a questão. Já pensou em distribuir sementes e mudas ou produtos feitos a partir de matérias-primas recicladas?

Uma das maiores tendências são ecobags, algumas produzidas de material reciclável, personalizadas. Existem também ONGs que fabricam diversos produtos como agendas, cadernos, porta-retratos e muitos outros de materiais reciclados.

7. Outras práticas indispensáveis

Disponibilize uma boa quantidade de lixeiras para materiais recicláveis e não recicláveis em toda a área do evento e sinalize-as bem, incentivando o seu uso pelos participantes. Todo o resíduo produzido durante o evento deve ser separado e tratado de forma adequada.

No que diz respeito à alimentação, uma ideia interessante é investir nos alimentos e bebidas orgânicos ou com frutas, legumes e verduras da estação. Se possível, reduza a utilização de alimentos com conservantes ou em más condições de armazenamento, que podem estragar antes mesmo de serem consumidos, gerando desperdício de recursos e de dinheiro.

Por fim, opte por copos, pratos e talheres não descartáveis.

E aí, você tem mais dicas para produzir eventos sustentáveis? Quanto mais ideias, melhor para nós e para o planeta! Compartilhe suas ideias conosco e espalhe essa causa!