eventick - trabalhar com eventos
Dicas

Ser produtor de eventos não é uma tarefa fácil. Agenda lotada, participação em cursos, workshops e palestras, várias reuniões por dia e pouquíssimo tempo para dormir e relaxar fazem parte do cotidiano dos organizadores.

Trabalhar com eventos envolve a rara habilidade de ser capaz de planejar, criar, desenvolver e executar várias tarefas com rapidez e eficiência, bem como aprender a delegar algumas atividades para o restante de sua equipe. Afinal de contas, nem mesmo a mais pró-ativa das pessoas consegue fazer tudo sozinha.

Mas também pode ser um dos trabalhos mais divertidos do mundo, acredite! Como diriam os grandes filósofos do halterofilismo, “no pain, no gain”, não é verdade?

Quais são as características que não podem faltar a um produtor de eventos bem-sucedido? Identificamos alguns traços comuns aos produtores que são realizados e felizes (sim, isso é fundamental!) em seu trabalho. Vamos nessa:

1. Ser apaixonado pelo o que faz

Não tem jeito: quem trabalha com produção de eventos precisa gostar – e muito! – do que faz. Imagine passar noites em claro, em um relacionamento sério com planilhas e várias canecas de café, e, no outro dia, já estar de pé bem cedinho com um sorriso no rosto para deixar tudo pronto no grande dia. Nessas horas, só a paixão e o entusiasmo salvam!

Além de mobilizar quem está engajado na produção, a paixão pelo trabalho ainda será bem importante para cativar clientes, fornecedores e os participantes do seu evento. Aprenda a se divertir, rir de si mesmo e de sua equipe de produção e encontrar prazer em cada atividade. Você verá o resultado!

2. Alimentar – diariamente – a criatividade

Para desempenhar uma atividade tão cansativa quanto organizar eventos, os profissionais precisam exercitar a criatividade diariamente, pois é ela é uma das características fundamentais de um produtor e é responsável por fazer com que o evento esteja “fora da caixa” e surpreenda os participantes.

Saia da sua zona de conforto e procure conhecer livros, filmes e lugares a que você nunca foi ou mesmo fazer alguma atividade diferente das que fazem parte da sua rotina. Boas ideias podem surgir quando você olha algo a que já está acostumado sob outro prisma. Invista nessa tática!

Você sabia que a prática regular de exercícios, além de ajudar a diminuir o estresse gerado pelo trabalho, também ajuda a ficar em dia com a criatividade? Eles aumentam a disposição, melhoram a capacidade cognitiva e deixam a mente mais afiada, do jeito que você precisa.

3. Ser organizado

Tão importante quanto o ar que você respira é a organização na hora de produzir um evento. Essa é uma qualidade essencial a qualquer organizador de eventos. Quem vai lidar com contratos, prazos, orçamentos e com as expectativas dos clientes e do público precisa planejar muito bem o próprio tempo e como as atividades serão feitas.

A depender do tipo do evento, as atribuições e prioridades do produtor se modificam, mas uma coisa é certa: ele sempre precisará atuar com organização e dedicação ao que faz. Um evento corporativo é muito diferente de um evento de gastronomia, assim como de uma festa de fim de ano, por exemplo.

Tudo isso reflete na escolha de hospedagem, bufê, decoração , comes e bebes, e, por tabela, no custo de todos eles. E o produtor de eventos é a pessoa que precisará estar de olho em todas essas variáveis.

Registre tudo com antecedência, cheque o andamento dos processos diariamente e arquive todo o material em lugar seguro – se possível em plataformas físicas e virtuais. Outra boa ideia é compartilhar documentos, arquivos e checklists com seus companheiros de equipe, para evitar que algo se perca ou não seja feito dentro do prazo!

4. Relacionar-se bem com todos os envolvidos

Responda sinceramente: quem não gosta de trabalhar com um profissional que, além de eficiente, é simpático e acessível? Estabelecer laços e um bom relacionamento com os seus clientes e parceiros é fundamental para fomentar a confiança mútua, facilitar o andamento do trabalho em todas as suas etapas e “preparar o terreno” para parcerias futuras.

O mesmo vale para o time que trabalhará ao seu lado para fazer o evento acontecer. Faça questão de informar ao cliente e aos seus co-workers sobre o desenrolar da produção e procure ouvir suas sugestões/reivindicações para deixar o evento ainda melhor!

5. Ter capacidade de liderança

Como você está vendo, organizar um evento é um “verdadeiro equilíbrio de pratos”, como se diz por aí. Entender o objetivo do seu cliente ou patrocinador (se for o caso), delegar tarefas e motivar os membros da sua equipe durante todo o processo, bem como negociar com fornecedores, estão entre algumas atividades de um produtor.

Para conseguir dar conta de tudo, é importante ser capaz de formar uma boa equipe, gerenciar eficientemente o próprio tempo e acompanhar de perto cada parte do processo.

O produtor de eventos atua como um verdadeiro “maestro”, e deve ser um líder competente, compreensivo e acessível, em permanente contato com todas as esferas envolvidas – cliente, equipe, fornecedores – para o sucesso da empreitada.

 

Como você viu, assim, como em quase tudo na vida, há o ônus e o bônus de trabalhar com eventos. Na sua opinião, existem mais algumas características que não podem faltar a um bom produtor de eventos? Compartilhe conosco nos comentários!

eventick - dicas para diminuir estresse na produção de eventos
Dicas

Agenda lotada, muito corre-corre e várias canecas de café: assim é o cotidiano dos produtores de eventos. Para riscar todos os itens do to-do list antes do grande dia, esses profissionais precisam se dividir em mil para estar por dentro de tudo – local, atrações, público, ingressos, alimentação/bebidas – e ainda ter muita capacidade de improviso para lidar com eventuais contratempos.

Como executar tantas tarefas em pouco tempo sem perder a qualidade de vida? É possível produzir eventos e ter um dia a dia mais feliz, saudável e bem-sucedido (ufa!). Inclusive, pensando nisso, muitos produtores estão inserindo momentos de lazer e relaxamento nas programações de seus eventos, o que também facilita bastante incorporar esses hábitos ao dia a dia.

Elaboramos um pequeno guia para ajudar a diminuir o estresse e ter mais tranquilidade durante a produção de um evento. Apesar de ser difícil para a maioria dos produtores, tirar alguns breaks é fundamental para incrementar a produtividade e criatividade. A seguir, te explicaremos o porquê. Vamos lá?

1. Mexa-se!

Acha difícil encontrar uma folga para praticar algum exercício? Vale a pena fazer um esforço. Além de melhorar o humor e aliviar as tensões, as atividades físicas aumentam a disposição.

Manter o peso em dia e a mente descansada também estão inclusos no pacote, pois além de promoverem bem-estar, também ajudam a elevar a autoestima e autoconfiança, dois itens fundamentais para encarar os desafios e as pressões que a atividade oferece.

Sim, nós sabemos que você é muito ocupado, mas saiba que encaixar meia hora de exercício três vezes por semana na sua agenda vai te deixar muito mais leve e produtivo. Não acredita? Faça o teste e depois nos conte o resultado!

2. Saia do escritório

Quando você sentir o estresse chegando, uma boa ideia é levantar-se da sua mesa e sair para andar um pouco. Basta dar algumas voltas no quarteirão ou andar até o fim da rua para desacelerar o cérebro e estimular a circulação sanguínea.

Se não for possível, vá até um corredor ou espaço mais amplo e faça uma sessão de alongamento ou automassagem nas costas. Você se sentirá bem melhor e com mais energia para as próximas tarefas do dia.

3. Durma bem

Essa é a melhor parte. Estamos cientes de que nem sempre dá para dormir o quanto precisamos às vésperas de um evento, mas que tal tentar estabelecer uma rotina de sono que atenda ao que você precisa?

Assim como fazer exercícios físicos, dormir bem também traz inúmeros benefícios à sua saúde e à sua produtividade. O volume de trabalho não o deixa dormir à noite? Uma soneca rápida durante o dia já ajuda bastante a diminuir o estresse e recarregar as baterias.

Se você acha que dar um break no trabalho para tirar uma soneca é perda de tempo, faça o teste em um dia no qual você esteja com um pouco mais de tempo na agenda, para que você não fique com a consciência pesada.

Você gostará tanto dos efeitos que ficará convencido de que essa prática é benéfica para a sua saúde e produtividade. A partir daí, poderá até fazer disso um hábito, mesmo nos dias de caos – aliás, especialmente durante esses dias – que antecedem um evento!

4. Tenha momentos para fazer o que gosta

Você sente que não consegue produzir direito quando está muito cansado ou estressado? Isso é normal. Mesmo as mentes mais criativas – e as pessoas mais workaholics – precisam de um descanso depois de trabalhar demais.

Passar 20 ou 30 minutos sem fazer absolutamente nada, conversar com um amigo ou sair para tomar um sorvete no meio da tarde são atividades que produzem um efeito incrível sobre seu humor e sua disposição.

Afastar-se um pouco das questões que o preocupam pode, inclusive, trazer novas perspectivas para resolução dos problemas. O tempo que você acha que “perde” nesses intervalos te dá um retorno muito maior em ideias e energia para o trabalho!

5. Trabalhe em equipe

Um dos principais gatilhos para gerar estresse é o acúmulo de muitos afazeres a serem feitas em um prazo curto. Que tal dividir o trabalho entre os membros do seu time? A divisão das tarefas não sobrecarrega nenhum dos membros do time e ainda abre espaço para elaboração e discussão de novas ideias para o projeto.

E ainda tem mais: a boa convivência entre co-workers também ajuda a reduzir os níveis de estresse, trazer soluções inusitadas para eventuais problemas e a deixar o ambiente profissional mais agradável!

6. Desconecte-se por algum tempo

Nós sabemos que você precisará estar à disposição de seus clientes, fornecedores e parceiros durante a organização de um evento, mas tire um tempo – nem que sejam meros cinco minutos – para afastar-se de toda essa pressão. Checar o seu e-mail o tempo inteiro ou a quantas anda o processo de venda dos ingressos a cada cinco minutos não o deixará mais produtivo, assim como não resolverá as questões que tanto o preocupam.

Desligar todos os meios de comunicação deixará você mais tranquilo e diminuirá a tensão por, pelo menos, alguns instantes, o que já traz um benefício imenso ao seu cérebro e à sua criatividade.

Você tem mais outras táticas para diminuir o estresse durante a produção de um evento? Divida com a gente nos comentários!

rockstar-daniel
Entrevistas

Começamos hoje a série Rockstars, com produtores, organizadores e parceiros que estão fazendo a diferença em vários tipos de eventos no país.

Em homenagem ao Dia dos Pais, que será no próximo domingo (11),  entrevistamos Daniel Santana, um capixaba que vive no Recife desde a infância, e é produtor de eventos, músico e pai de Clara. Dan, como é conhecido, atualmente trabalha com produtoras como a Go! Elephants e Golarrolê. Confira:

1) Como é conciliar tantas atividades – produção, música, agenda agitada – com a rotina de ser pai de uma menina?

Apesar da Clara morar com a mãe, nós somos vizinhos. Sempre que posso, pego a Clara na escola, que fica ao lado de casa, e a levo à ginástica durante a semana com o computador a tiracolo, assim eu posso vê-la treinar e continuar trabalhando. Nos dias de eventos, normalmente no fim de semana, é um pouco mais complicado. Eu gosto de chegar cedo e acompanhar todo o processo de perto, o que é sempre um pouco mais corrido, mas eu já cheguei a levar a Clara em algumas oportunidades para mostrar como funciona a montagem da estrutura de palco e a passagem de som para ver se ela toma gosto pela coisa. Pelo visto está funcionando (risos).

2) Como você entrou no universo da música e produção de eventos? Há quanto tempo trabalha com isso?

Eu entrei nesse meio ainda na adolescência quando tocava em uma banda de rock local, mas o público não era muito assíduo. A partir disso, eu e alguns amigos da área sentimos a necessidade de trazer bandas mais conhecidas do sul do país, para que as bandas locais pudessem ter acesso a um público mais amplo. Com o passar do tempo, a coisa foi ficando mais profissional e começamos a explorar outras áreas, cada um com sua respectiva produtora e segmento musical.

3) Na sua opinião, quais as principais vantagens e os maiores desafios de trabalhar nessa área?

No lado profissional, o maior desafio é inovar e conseguir atingir o público com algo bom e marcante e é sempre desafiador produzir um evento que agrade em 100% ao consumidor, referente a serviço. Pelo lado pai, é acordar cedo aos sábados e domingo para ter mais tempo com a Clara no fim de semana (risos), tendo em vista que a maioria dos nossos eventos acontece na sexta e/ou sábado. Existem várias vantagens em atuar nesse setor, entre elas o fato de você poder tirar um ou dois dias para trabalhar em casa e fazer o seu próprio horário, isso é fundamental. Acredito que existam pessoas que gostariam de ter essa oportunidade.

 

4) Como você vê o mercado de eventos hoje? Quais as perspectivas e/ou projeções que você imagina para o futuro da área? 

O mercado só tende a crescer hoje no Recife. Estão surgindo novas festas e produtoras, eventos cada vez mais profissionais e bem organizados, gerando um bom número de empregos diretos e indiretos. Isso é muito bom para a cidade e também demonstra o quão interessante é o mercado, que faz parte de um dos segmentos em crescimento no Brasil e principalmente no Grande Recife.

eventick networking
Dicas

Este post foi escrito pelo Cadu de Castro Alves, fundador da BeesOffice Espaço de Coworking e publicado no blog do Geeks on Beer.

Seja você um empreendedor, funcionário de empresa ou mesmo estudante, investir em seu networking aumentará bastante o seu leque de possibilidades, maximizando o surgimento de oportunidades de negócios, trabalhos e parcerias. Os melhores lugares para isso são feiras, conferências, palestras, meetups e espaços de coworking.

Abaixo, seguem algumas dicas de como tirar o melhor proveito nesses locais:

1. Leve cartões de visita

Você terá a oportunidade de conhecer dezenas de pessoas. Após se apresentar e conversar com elas, a melhor maneira de ser lembrado será distribuindo seus cartões de visita, que devem possuir informações básicas como nome, e-mail, telefone, endereço do site de sua empresa ou blog pessoal, e de seus perfis em redes sociais, como LinkedIn, Facebook e Twitter. Para não poluir o cartão com muitas informações, uma excelente alternativa é criar uma conta no MeAdiciona e colocar apenas o endereço de seu perfil no cartão.

2. Defina seu objetivo e cumpra-o

A maioria das pessoas não se prepara antes de ir a esses lugares, mas sempre vai com a expectativa de conhecer muitas pessoas. Ao definir claramente qual o seu objetivo e as necessidades que possui, você aumentará bastante seu sucesso. Algumas perguntas o ajudarão a definí-lo, como por exemplo: você está em busca de parceiros? Que profissionais procura para seu novo projeto? Está em busca de investidores? Quantas pessoas novas gostaria de conhecer? Porque você está indo ao local?

3. Peça licença, cumprimente o seu alvo e sorria

Ao abordar uma pessoa, é muito importante que você peça licença e diga bom dia, boa tarde ou boa noite (dependendo do horário) com um belo sorriso no rosto. Isso é uma excelente maneira de conquistar a simpatia das pessoas. Essa regra tem ainda mais impacto quando você aborda um grupo de pessoas. Se a conversa for interrompida, peça para continuarem e aguarde uma oportunidade para falar. Provavelmente, isso irá ocorrer se você conseguir participar do assunto que estiver sendo discutido. Se isso não ocorrer, peça para as pessoas se apresentarem e siga os passos da dica a seguir.

4. Diga às pessoas o que você precisa

Quando estiver conversando com alguém que acabou de conhecer, mas que não tem um dos perfis que procura, diga isso a ela. Pergunte se ela conhece alguém que esteja no local e peça para ser apresentado. Se a pessoa não estiver no local, anote seu nome e do contato (a pessoa que você acabou de conhecer) e solicite que faça a ponte por e-mail ou via redes sociais (O LinkedIn possui uma ótima ferramenta para recomendações). Essa é a forma mais eficaz de fazer networking.

5. Evite se juntar a rodas de amigos

Em eventos, especificamente, é muito comum encontrar amigos e ex-colegas de trabalho e é bastante tentador se juntar a eles. Cumprimente-os, converse um pouco e mantenha o foco em seu objetivo. Se algum deles tiver o perfil que procura, estenda a conversa. Caso contrário,siga a dica número 4.

6. Seja proativo e circule pelo ambiente

Se você seguir a dica acima, já terá dado um grande passo para ser proativo. Entretanto, se estiver num local que não conheça ninguém (em outra cidade ou país, por exemplo), provavelmente ficará algumas vezes sozinho somente observando às pessoas a sua volta. Isso é ótimo, principalmente para você mapear e escolher as pessoas que irá abordar. Escolha seus alvos e ataque-os (no bom sentido, claro). Só cuidado para não ficar muito tempo parado e isolado.

7. Participe de rodas de brainstorming e escute atentamente

As rodas de conversas tem uma coisa interessante: dependendo das pessoas envolvidas, do assunto e até mesmo da quantidade de bebida alcoólica ingerida (que pode ocorrer em meetups e até mesmo em alguns espaços de coworking), surgem ideias bem interessantes. Escute-as atentamente, participe e anote as ideias mais bacanas.

8. Tenha sempre à mão um bloco de anotações e caneta

Como você estará relaxado e conversando com as pessoas sobre assuntos variados, será muito comum surgirem ideias ou mesmo se lembrar de algo que deveria fazer ou que já deveria ter feito. Anote tudo: lembretes, novas ideias, contatos (algumas pessoas não levam cartões), frases de efeito, nomes de sites, empresas ou pessoas citadas etc. Vale usar o bloco de notas de seu tablet ou celular, mas muitos ainda preferem blocos tradicionais como o Moleskine®. Em grandes eventos, como feiras e conferências, os patrocinadores costumam distribuir blocos de anotações, mas a melhor opção é sempre levar o seu próprio material para não correr o risco de não ter onde anotar.

9. Faça follow up no dia seguinte

Follow up significa buscar uma resposta ou dar retorno a algo ou alguém. Se você seguir as dicas acima, provavelmente terá recebido alguns cartões de visita de pessoas que conheceu no local. Pegue todos eles e envie emails para cada uma das pessoas agradecendo pelo bate-papo. Se for um parceiro em potencial, verifique a disponibilidade para marcarem uma reunião. Aproveite para adicionar os dados em sua agenda de contatos. É uma boa alternativa para não ficar acumulando papel.

10. Faça conexões nas redes sociais

O LinkedIn é, de longe, a melhor rede social para estabelecer conexões e manter relacionamentos profissionais. Porém, há alguns aplicativos no Facebook que vem ganhando espaço para isso. Defina qual rede você prefere (dica: escolha uma que você usa diariamente) e adicione essas pessoas em sua lista de contatos. Esses canais serão a forma de você manter contato com elas e acompanhá-las.

Fazer networking é uma arte e somente a prática ira ajudá-lo a melhorar cada vez mais. Porém, mais importante do que aumentar o seu networking é criar uma rede de confiança. Construa a sua e logo você terá um grande ativo em suas mãos.

Além dessas dicas, o que mais você pode fazer para ser bem sucedido? Compartilhe conosco comentando abaixo.