eventick - fotógrafo para eventos
Dicas

Em tempos de uso massivo do Instagram, Snapchat e Periscope, nós podemos chegar a uma conclusão: as experiências das pessoas nunca foram tão compartilhadas. Sim, isso é ótimo, já que gera mídia espontânea e divulgação sem cortes e em tempo real do que está acontecendo, mas nos leva a outra questão: será que apenas os registros dos participantes são suficientes para capturar o “estado da arte” de um evento?

Acertou quem respondeu “não”.  Embora os registros do público sejam uma ferramenta importantíssima para aumentar o engajamento – a.k.a hashtags, mandar/receber snaps, transmitir por live streaming etc. – e devam sempre ser estimulados pelos produtores, nada se compara a um trabalho bem-feito de um fotógrafo profissional. Simples assim.

Mas como encontrar o fotógrafo certo e por que vale tanto a pena investir na cobertura fotográfica de um evento? Reunimos algumas dicas para ajudá-lo nessa tarefa. Vamos lá?

1. Enquadramento: quais são as suas necessidades e expectativas?

 A palavra-chave aqui é planejamento. Sente-se com sua equipe e defina, de cara, algumas questões básicas. Qual será o estilo do seu evento: mais clássico ou despojado? Em que turno ele acontecerá?

Vai ser em um local fechado e com pouca luz ou será diurno e terá bastante luz natural? Se o evento contiver vários ambientes, como o fotógrafo deverá cobrir cada um deles? Quem ou o quê não pode ficar de fora das fotos de jeito nenhum?

Com essas informações na mão, é hora de estabelecer a quantidade de dias e horas em que o fotógrafo deverá atuar e que tipo de imagens você está procurando.

Você procura um fotógrafo para capturar apenas o evento no palco ou precisa de um registro completo dos bastidores e do evento em ação? Se escolher a segunda opção, talvez valha a pena contratar uma equipe de profissionais ou dois fotógrafos de confiança para dividir as tarefas. Tudo isso deve estar devidamente decidido antes mesmo de pedir orçamentos aos fotógrafos pré-selecionados.

2. Profundidade de campo: pesquise bastante antes de escolher

Aqui, a regra é clara: para escolher o fotógrafo certo, quanto mais criterioso você for, melhor. Reúna indicações de amigos, parceiros, membros de sua equipe e organizadores de eventos similares ao seu e cheque o portfólio de cada um dos nomes recebidos.

Observe as experiências prévias, a versatilidade – especialmente se o evento tiver uma programação extensa e que envolva vários ambientes – e, sobretudo, o estilo de cada fotógrafo. Lembre-se de que fotografar um congresso é totalmente diferente de tirar fotos de um festival de música, por exemplo. Um fotógrafo de um tem o perfil completamente do outro, e isso dá o tom de como será o resultado final.

Cotar valores (exaustivamente) também é importantíssimo. Solicite orçamentos a, pelo menos, quatro ou cinco fotógrafos cujos trabalhos sejam parecidos com o que você procura.

Atenção! Não leve em conta apenas o aspecto financeiro. Lembre-se de que estamos falando sobre fixar o seu evento na memória das pessoas. Sim, nós sabemos que não é um serviço barato, mas a experiência comprova que o fotógrafo certo vale cada centavo!

3. Ajustando o foco: o que você espera do fotógrafo escolhido

Ao solicitar um orçamento, dê o máximo de informações ao fotógrafo. Qual o prazo para entrega das fotos, o que não pode faltar na cobertura fotográfica do evento, de quantas fotos você realmente precisa e como as fotos serão disponibilizadas, se serão compactadas para serem enviadas por e-mail, se colocadas na nuvem – em plataformas como o Google Drive ou o Dropbox, por exemplo – ou se serão entregues em dispositivos portáteis como pendrives, HD externo ou DVD.

Batido o martelo, em uma conversa prévia com o seu escolhido, você poderá definir junto a ele os detalhes sobre o pagamento – se serão pagos 50% antes e o restante na entrega das fotos; se o valor será parcelado; ou se será feito integralmente ao fim da prestação do serviço. Tudo depende da sua capacidade de negociação!

4. Com ou sem flash? Como será a divulgação das fotos do evento?

Combine detalhadamente com o fotógrafo quais os elementos que devem ser capturados por ele – pequenos grupos de pessoas, palestrantes ou músicos em destaque ou, se for o caso, planos mais abertos para capturar todo o público, como na foto abaixo, tirada no Coachella:

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De que formas você vai usar as imagens durante e após o evento? Vai precisar divulgar algumas em tempo real nas redes sociais? Vai publicar todas as fotos ou só uma parte delas no seu site e nos arquivos do cliente? Serão necessárias fotos para divulgar em releases ou press kits para a imprensa?

Isso é bem importante para nortear o trabalho do fotógrafo, para estabelecer os prazos para entrega das fotos e evitar problemas futuros com os direitos autorais (falaremos melhor sobre isso mais adiante).

5. Strike a pose: o que é necessário antes de começar a fotografar?

Sabendo dessas informações, vamos a outras questões práticas: quais equipamentos serão necessários? O fotógrafo precisará trazer tudo ou a produção disponibilizará uma parte? Isso vale para luzes, flashes, rebatedores, lentes especiais e até mesmo para os microfones (se houver), caso você também esteja investindo na gravação em vídeo.

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O fotógrafo já conhece o local do seu evento? Caso não, peça que ele chegue antes ao espaço para se familiarizar com ele antes de começar a clicar. Mostre a ele o mapa do evento, com indicações de onde ficará o palco, onde será a área do coffee break (se houver), onde estarão as marcas dos patrocinadores e como o público ficará disposto no local.

Não se esqueça também de informar o fotógrafo sobre a programação e sobre possíveis mudanças de ambiente durante o evento. Surpresas não são legais quando se trata de registrar o que está acontecendo!

6. Revelando o filme: hora de registrar tudo em contrato

Não tem jeito: chegou a hora do famoso “papel passado”. Tudo o que for combinado com o fotógrafo – tudo mesmo! – deve estar registrado em contrato. Tempo de serviço, o que está incluso no pacote, prazos de entrega, aluguel de materiais extras (se for necessário), condições de pagamento, tudo o que tiver direito. A ideia é deixar tudo bem claro para as duas partes envolvidas.

Fique de olho: procure solicitar os recibos e/ou notas fiscais dos serviços prestados. Isso ajuda a fazer o controle de contas após o evento, dá mais transparência ao processo e auxilia a produção a manter a documentação em dia.

Outro item que não pode ficar de fora do contrato é o detalhamento de como será feito o uso das fotos ao final do evento. Acerte previamente com o fotógrafo em que meios de comunicação e por quanto tempo as fotos poderão ser divulgadas e registre tudo no contrato.

Como deverão ser colocados os créditos nas fotos? Será permitido que outras empresas façam uso comercial das imagens do evento? Esclareça esses pontos com antecedência para evitar surpresas ou situações desagradáveis no futuro.

Se você tiver dúvidas sobre quais as permissões que devem ser negociadas com o fotógrafo, vale dar uma olhada na Lei de Direitos Autorais (lei nº 9610/1998). Basta clicar aqui.

7. Eliminando os negativos: follow-up e relacionamento

Quem trabalha com eventos sabe o quanto é importante ter uma lista atualizada de profissionais com quem se pode contar na hora de organizar os próximos eventos. Se você ficar realmente satisfeito com o fotógrafo escolhido, não hesite em incluí-lo nesse seleto grupo e de manter um bom relacionamento com ele antes, durante e após o evento. Isso pode ser o início de uma parceria de sucesso para todos os envolvidos!

Ao divulgar as fotos, procure sempre creditar corretamente e fazer menções ao fotógrafo quando publicar nas redes sociais. É um gesto simples, não custa nada e é bem positivo para fazer networking e manter uma boa relação com o profissional.

E aí, pronto para escolher o fotógrafo ideal e sair bem na foto? Queremos conhecer suas sugestões, ideias e experiências!