eventick - fotógrafo para eventos
Dicas

Em tempos de uso massivo do Instagram, Snapchat e Periscope, nós podemos chegar a uma conclusão: as experiências das pessoas nunca foram tão compartilhadas. Sim, isso é ótimo, já que gera mídia espontânea e divulgação sem cortes e em tempo real do que está acontecendo, mas nos leva a outra questão: será que apenas os registros dos participantes são suficientes para capturar o “estado da arte” de um evento?

Acertou quem respondeu “não”.  Embora os registros do público sejam uma ferramenta importantíssima para aumentar o engajamento – a.k.a hashtags, mandar/receber snaps, transmitir por live streaming etc. – e devam sempre ser estimulados pelos produtores, nada se compara a um trabalho bem-feito de um fotógrafo profissional. Simples assim.

Mas como encontrar o fotógrafo certo e por que vale tanto a pena investir na cobertura fotográfica de um evento? Reunimos algumas dicas para ajudá-lo nessa tarefa. Vamos lá?

1. Enquadramento: quais são as suas necessidades e expectativas?

 A palavra-chave aqui é planejamento. Sente-se com sua equipe e defina, de cara, algumas questões básicas. Qual será o estilo do seu evento: mais clássico ou despojado? Em que turno ele acontecerá?

Vai ser em um local fechado e com pouca luz ou será diurno e terá bastante luz natural? Se o evento contiver vários ambientes, como o fotógrafo deverá cobrir cada um deles? Quem ou o quê não pode ficar de fora das fotos de jeito nenhum?

Com essas informações na mão, é hora de estabelecer a quantidade de dias e horas em que o fotógrafo deverá atuar e que tipo de imagens você está procurando.

Você procura um fotógrafo para capturar apenas o evento no palco ou precisa de um registro completo dos bastidores e do evento em ação? Se escolher a segunda opção, talvez valha a pena contratar uma equipe de profissionais ou dois fotógrafos de confiança para dividir as tarefas. Tudo isso deve estar devidamente decidido antes mesmo de pedir orçamentos aos fotógrafos pré-selecionados.

2. Profundidade de campo: pesquise bastante antes de escolher

Aqui, a regra é clara: para escolher o fotógrafo certo, quanto mais criterioso você for, melhor. Reúna indicações de amigos, parceiros, membros de sua equipe e organizadores de eventos similares ao seu e cheque o portfólio de cada um dos nomes recebidos.

Observe as experiências prévias, a versatilidade – especialmente se o evento tiver uma programação extensa e que envolva vários ambientes – e, sobretudo, o estilo de cada fotógrafo. Lembre-se de que fotografar um congresso é totalmente diferente de tirar fotos de um festival de música, por exemplo. Um fotógrafo de um tem o perfil completamente do outro, e isso dá o tom de como será o resultado final.

Cotar valores (exaustivamente) também é importantíssimo. Solicite orçamentos a, pelo menos, quatro ou cinco fotógrafos cujos trabalhos sejam parecidos com o que você procura.

Atenção! Não leve em conta apenas o aspecto financeiro. Lembre-se de que estamos falando sobre fixar o seu evento na memória das pessoas. Sim, nós sabemos que não é um serviço barato, mas a experiência comprova que o fotógrafo certo vale cada centavo!

3. Ajustando o foco: o que você espera do fotógrafo escolhido

Ao solicitar um orçamento, dê o máximo de informações ao fotógrafo. Qual o prazo para entrega das fotos, o que não pode faltar na cobertura fotográfica do evento, de quantas fotos você realmente precisa e como as fotos serão disponibilizadas, se serão compactadas para serem enviadas por e-mail, se colocadas na nuvem – em plataformas como o Google Drive ou o Dropbox, por exemplo – ou se serão entregues em dispositivos portáteis como pendrives, HD externo ou DVD.

Batido o martelo, em uma conversa prévia com o seu escolhido, você poderá definir junto a ele os detalhes sobre o pagamento – se serão pagos 50% antes e o restante na entrega das fotos; se o valor será parcelado; ou se será feito integralmente ao fim da prestação do serviço. Tudo depende da sua capacidade de negociação!

4. Com ou sem flash? Como será a divulgação das fotos do evento?

Combine detalhadamente com o fotógrafo quais os elementos que devem ser capturados por ele – pequenos grupos de pessoas, palestrantes ou músicos em destaque ou, se for o caso, planos mais abertos para capturar todo o público, como na foto abaixo, tirada no Coachella:

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De que formas você vai usar as imagens durante e após o evento? Vai precisar divulgar algumas em tempo real nas redes sociais? Vai publicar todas as fotos ou só uma parte delas no seu site e nos arquivos do cliente? Serão necessárias fotos para divulgar em releases ou press kits para a imprensa?

Isso é bem importante para nortear o trabalho do fotógrafo, para estabelecer os prazos para entrega das fotos e evitar problemas futuros com os direitos autorais (falaremos melhor sobre isso mais adiante).

5. Strike a pose: o que é necessário antes de começar a fotografar?

Sabendo dessas informações, vamos a outras questões práticas: quais equipamentos serão necessários? O fotógrafo precisará trazer tudo ou a produção disponibilizará uma parte? Isso vale para luzes, flashes, rebatedores, lentes especiais e até mesmo para os microfones (se houver), caso você também esteja investindo na gravação em vídeo.

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O fotógrafo já conhece o local do seu evento? Caso não, peça que ele chegue antes ao espaço para se familiarizar com ele antes de começar a clicar. Mostre a ele o mapa do evento, com indicações de onde ficará o palco, onde será a área do coffee break (se houver), onde estarão as marcas dos patrocinadores e como o público ficará disposto no local.

Não se esqueça também de informar o fotógrafo sobre a programação e sobre possíveis mudanças de ambiente durante o evento. Surpresas não são legais quando se trata de registrar o que está acontecendo!

6. Revelando o filme: hora de registrar tudo em contrato

Não tem jeito: chegou a hora do famoso “papel passado”. Tudo o que for combinado com o fotógrafo – tudo mesmo! – deve estar registrado em contrato. Tempo de serviço, o que está incluso no pacote, prazos de entrega, aluguel de materiais extras (se for necessário), condições de pagamento, tudo o que tiver direito. A ideia é deixar tudo bem claro para as duas partes envolvidas.

Fique de olho: procure solicitar os recibos e/ou notas fiscais dos serviços prestados. Isso ajuda a fazer o controle de contas após o evento, dá mais transparência ao processo e auxilia a produção a manter a documentação em dia.

Outro item que não pode ficar de fora do contrato é o detalhamento de como será feito o uso das fotos ao final do evento. Acerte previamente com o fotógrafo em que meios de comunicação e por quanto tempo as fotos poderão ser divulgadas e registre tudo no contrato.

Como deverão ser colocados os créditos nas fotos? Será permitido que outras empresas façam uso comercial das imagens do evento? Esclareça esses pontos com antecedência para evitar surpresas ou situações desagradáveis no futuro.

Se você tiver dúvidas sobre quais as permissões que devem ser negociadas com o fotógrafo, vale dar uma olhada na Lei de Direitos Autorais (lei nº 9610/1998). Basta clicar aqui.

7. Eliminando os negativos: follow-up e relacionamento

Quem trabalha com eventos sabe o quanto é importante ter uma lista atualizada de profissionais com quem se pode contar na hora de organizar os próximos eventos. Se você ficar realmente satisfeito com o fotógrafo escolhido, não hesite em incluí-lo nesse seleto grupo e de manter um bom relacionamento com ele antes, durante e após o evento. Isso pode ser o início de uma parceria de sucesso para todos os envolvidos!

Ao divulgar as fotos, procure sempre creditar corretamente e fazer menções ao fotógrafo quando publicar nas redes sociais. É um gesto simples, não custa nada e é bem positivo para fazer networking e manter uma boa relação com o profissional.

E aí, pronto para escolher o fotógrafo ideal e sair bem na foto? Queremos conhecer suas sugestões, ideias e experiências!

eventick - evento esportivo
Temas e Locais

Quando se fala em esportes, pensamos logo em paixão, espírito de equipe e muita gente torcendo reunida, certo? Eventos esportivos atraem turistas, trazem grande visibilidade junto à mídia e aumentam a renda do local onde são realizados. Além disso, podem gerar benefícios a longo prazo em termos de estrutura, empregos e novos investimentos.

Porém, para que tudo funcione perfeitamente no dia D, é importante ter atenção aos detalhes. Escalamos um time de dicas para o seu evento ser vencedor. Olha aí:

1. Planejamento é a alma do negócio

Para organizar qualquer tipo de evento, já sabemos que a palavra de ordem é planejamento. E para começar a planejar é preciso levar em conta os objetivos, o perfil do evento e o tamanho dele. Se o seu evento não for beneficente ou público, vale a pena fazer a conta: a arrecadação pagará os custos e todo o esforço empreendido?

Para ter essa certeza, faça uma pesquisa sobre os esportes envolvidos, os eventos já realizados no segmento (com isso, você poder ter ideias sobre o que fazer e não fazer), cheque se há demanda local e/ou regional e quanto o seu público está disposto a investir, em média, para ir ao evento. De posse dessas informações, coloque tudo (tudo mesmo!) na planilha de planejamento, organizando os investimentos por categoria (espaço, fornecedores, custos, fontes de receita, comes e bebes, patrocinadores etc.) para facilitar a execução de cada um. Feito isso, passamos à elaboração do cronograma e à repartição de tarefas.

2. Escale bem o seu time

Estabeleça parcerias e monte uma equipe eficiente para trabalhar em cada fase do projeto. No caso de um evento de grande porte, o trabalho terá que ser segmentado para que tudo funcione bem.

Organize os profissionais em comissões, que ficarão responsáveis por cada item do planejamento. Logística, finanças, marketing, hospedagens, equipe de arbitragem, segurança, tecnologia, recrutamento/credenciamento dos atletas e comissões técnicas são apenas alguns deles.

Crie um cronograma detalhado de atividades, que deverá conter todas as tarefas e os prazos em que deverão ser executadas por você, seus co-workers e o staff. Uma ferramenta bastante útil para acompanhar, organizar e compartilhar materiais com o seu time é o Evernote, que já citamos anteriormente aqui. Outro app fantástico para ajudar na delegação de tarefas é o Asana, por permitir que todo o seu time acompanhe cada etapa do processo.

Você sabia?

Os jogos pan-americanos realizados no Brasil em 2007 contaram com 160 mil itens no seu checklist para que tudo saísse perfeito!

3. Como obter financiamento

Chegou a hora da captação de recursos. É importante criar um documento bem organizado e direto que mostre os detalhes do projeto, como objetivo, custos envolvidos, quanto dinheiro será necessário e por quanto tempo, assim como quais as vantagens diretas e indiretas para os investidores.

Em um evento de largo alcance como campeonatos ou jogos importantes, grandes empresas públicas ou privadas, entidades esportivas ou até mesmo órgãos administrativos como prefeituras podem ser ótimos patrocinadores. Eles devem estar de acordo com o estilo do evento e sua marca deve ter destaque em todos os espaços, de acordo com a cota fechada. Você pode ter patrocínios de marcas de chuteiras, roupas esportivas, bebidas isotônicas e outros produtos relacionados ao setor esportivo.

Eventos mais baratos ou com menor público como corridas ao ar livre ou trilhas de bicicleta têm no crowdfunding uma alternativa bem interessante.

4. Defina as particularidades

Com o planejamento em mãos e o orçamento aprovado, você poderá definir os detalhes do seu evento. Estamos falando de um torneio de futebol de salão? Isso influenciará fortemente suas escolhas. Se for um campeonato de natação, o foco já muda completamente e novas demandas surgem na fase de produção.

O lugar já está de acordo com o que você precisa ou necessitará de reformas? Informe-se bem – e com bastante antecedência! – e esteja consciente dos desafios e tarefas da sua equipe para que sejam executados com competência e em tempo hábil.

Quanto antes o martelo estiver batido sobre as peculiaridades do evento, melhor, pois você já pode antecipar os trabalhos e mandar bala na divulgação do evento. Percebeu como um planejamento bem-feito desde o início é essencial?

5. Invista em comunicação

Crie um plano de comunicação para o seu evento. Primeiramente, defina seu público – aquela pesquisa que citamos na fase de planejamento pode ter dar uma mãozinha nessa parte – e que tipo de mídia é mais eficaz para atingi-lo. Depois, defina a marca (se houver), a identidade visual e o material visual e sonoro que será utilizado.

Seu target é mais jovem? Invista nas redes sociais, nas coberturas multimídia – por computador, dispositivos móveis, TV digital– e na interatividade em tempo real através de fotos e vídeos, uso de check-ins virtuais e hashtags e participações em fóruns antes, durante e depois do evento. Esteja onde seu público está.

A internet wi-fi está funcionando bem em toda área do evento? Isso é primordial. Caso não esteja, vale a pena investir para corrigir este problema. Além de ser um fator importante para a satisfação do seu público, também é essencial para que os participantes possam postar, comentar e mencionar o seu evento enquanto ele está acontecendo, o que gera buzz, mídia espontânea e amplia o alcance e a visibilidade do evento na web.

Em geral, eventos esportivos também têm boa resposta a uma divulgação offline eficiente. Uma simples panfletagem de flyers pode ser barata e ir direto ao ponto. No caso de eventos locais, como corridas ou bicicleatas, divulgar em parques e academias próximos à região do evento pode ser uma ótima ideia.

Sempre divulgue com clareza e antecedência todos os detalhes importantes sobre o evento, como local, preço (se o evento for pago), dia, horário e os pontos de venda de ingressos, se houver. Vender ingressos pela internet facilita bastante e é uma ótima iniciativa para garantir a venda antecipada dos ingressos.

 

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6. De olho nos detalhes!

Antes do grande dia, cheque o funcionamento dos equipamentos de comunicação que serão utilizados pelos membros da sua equipe como walkie-talkies, headphones e celulares. Certifique-se de que haja um credenciamento prévio e espaço reservado para a imprensa.

Eventos esportivos geralmente produzem imagens e vídeos impressionantes, portanto também é importante contratar um bom time de audiovisual do próprio evento. Para acertar na escolha do time de fotógrafos, confira um texto com dicas sobre o assunto aqui.

Como estão a entrada e a saída do evento? Estão limpas, organizadas e fluindo bem? Lembre-se de que as saídas devem estar sinalizadas e desobstruídas. Isso é bem importante para garantir o conforto do seu público em todas as etapas do evento.

E os banheiros? Estão bem equipados e funcionando nos conformes? Manter a infraestrutura em ordem enquanto o evento está acontecendo é fundamental para acomodar bem e atender às necessidades dos participantes, satisfazendo-os e fidelizando-os para eventuais próximas edições ou eventos similares.

7. Segurança é primordial

Em qualquer evento a segurança é um elemento que deve ser visto com toda a atenção. Em eventos esportivos, essa importância só aumenta. Você deve contratar uma equipe de segurança de primeira linha, que possa dar conta de qualquer problema. Quanto maior o público do evento, maior a necessidade de um time de seguranças bem treinado e preparado para lidar com situações de estresse. Se seu evento tiver torcidas rivais, separe bem cada uma delas para evitar conflitos. Todo cuidado é pouco!

Outro item que não pode faltar: preste atenção ao estado de conservação de arquibancadas para garantir a segurança de quem assiste aos jogos. Acomodações seguras e bem-instaladas garantem o bem-estar e conforto do seu público, bem como reduzem os riscos de acidentes.

Considere também a capacidade do espaço para não gerar superlotação e permitir a movimentação tranquila dos participantes. Uma ambulância e uma equipe médica devem estar a postos para qualquer emergência.

8. Brindes: a cereja do bolo

Como diz o ditado, “de graça até injeção na testa”, ou seja, em bom português, quem não gosta de receber um brinde? Copos, ímãs de geladeira, camisetas, bonés, tudo o que for relacionado a esportes e/ou ao próprio evento é uma forma de fixá-lo na mente de quem compareceu e de ajudar a construir uma memória positiva daquele evento. Além disso, agrega valor e acaba por promover o evento junto a futuros participantes.

Você pode negociar a produção e o financiamento desses brindes com os patrocinadores, como uma forma de difundir o evento e as marcas de cada um deles. É o famoso ganha-ganha, em que todos os envolvidos saem felizes: produção, patrocinadores e público. Vê só que maravilha!

9. O que fazer no pós-evento?

Como já falamos por aqui, um evento não se encerra quando as luzes se apagam. É preciso se certificar sobre o estado do local ao fim do evento, checar se o espaço está de acordo com o contrato, se todo o lixo já foi descartado e se será necessário fazer algum reparo. Verificar a devolução de objetos emprestados ou alugados, o retorno dos atletas para o local onde estão hospedados e todo o trabalho de desmontagem dos equipamentos também estão inclusos no pacote.

A produção também deve observar atentamente os relatórios contendo os números finais, quitar os pagamentos e checar os lucros tanto para se organizador quanto para prestar contas aos patrocinadores. Monitorar o feedback da mídia e do seu público através do clipping e comentários e fotos nas redes sociais também são boas práticas na hora de executar o follow-up e evitar erros na organização do seu próximo evento.

Prepare-se bem e aproveite a temporada de eventos esportivos com grande sucesso! Você tem mais alguma ideia sobre o assunto? A casa é sua nos comentários!

eventick - segurança para evento
Dicas

A equipe de segurança tem uma função importantíssima em um evento: garantir a proteção e o bem-estar do público, além do andamento tranquilo de todas as atividades. É preciso levar em conta uma série de fatores antes de fazer esta escolha, como treinamento, experiência e custo-benefício.

Sim, sabemos que definir o time que cuidará da segurança do seu evento não é uma tarefa fácil. Existe uma grande oferta de profissionais e de empresas especializadas no mercado, mas nem todos têm o perfil certo para determinado tipo de evento, pois cada um deles tem suas demandas específicas em termos de segurança.

Pense comigo: um evento esportivo, especialmente se contar com a presença de torcidas rivais, provavelmente precisará uma equipe maior e mais experiente do que um evento no campo, por exemplo. É preciso atentar para esses detalhes antes de estabelecer suas necessidades e bater o martelo sobre o time de seguranças que você irá contratar.

Confira nossas dicas para escolher a equipe de segurança que trabalhará no seu evento. Vamos lá:

1. Pesquise bastante e colha o máximo de referências possível

Se você é um produtor de primeira viagem e nunca contratou uma empresa de segurança na vida, reúna diversas indicações e dicas de quem já o fez antes. Procure saber informações como postura de trabalho, credibilidade, eficiência, capacidade de lidar com contratempos e, claro, o preço dos serviços.

A experiência comprovada na área também conta muitos pontos, já que demonstra que terão capacidade de resolver imprevistos, os quais, por mais que você queira, sempre acontecerão.

Você tem uma demanda específica como necessidade de contratar só seguranças do sexo feminino, por exemplo? Caso seja possível, converse com produtores que já organizaram eventos semelhantes ao seu, para que os resultados se aproximem do que você espera.

2. Escolha um local que viabilize a atuação da equipe de segurança

Antes do dia do evento, você deverá levar o seu time de seguranças ao local onde o evento será realizado para que eles possam estar cientes da disposição do espaço, das entradas e saídas e de onde ficará a equipe médica, por exemplo, bem como onde encontrar os equipamentos necessários em caso de emergência.

A depender do perfil do evento – especialmente se ele for de grande porte, como uma decisão de campeonato ou um festival – uma boa ideia é treinar previamente a equipe para lidar com imprevistos por meio de simulações de situações de perigo e/ou emergência. Essa prática foi adotada pela produção da Copa do Mundo realizada em 2014 aqui no Brasil e gerou um impacto positivo ao ser divulgada para a mídia e a opinião pública.

Como dissemos acima, se houver torcidas rivais no mesmo espaço, deve haver profissionais da segurança posicionados nos dois lados do local e eles devem estar extremamente atentos a qualquer agitação ou movimentação fora do normal.

3. De olho na quantidade e na organização dos seguranças

Algumas questões como grande quantidade de pessoas, convidados famosos e maior consumo de bebida alcoólica refletem diretamente no tamanho da equipe de segurança que precisará ser contratada. Quanto mais gente, maior deve ser o time de seguranças.

Não economize no número de profissionais: com segurança não se brinca e, como já dissemos antes, imprevistos sempre podem acontecer. Vale a pena fazer um investimento maior para proteger os convidados e para estar preparado para lidar com eventuais incidentes.

Outra questão que não pode ser esquecida é que a equipe precisa estar informada de todo o andamento do evento em todos os ambientes do evento. Os equipamentos de comunicação, como walkie talkies, também são muito úteis para resolver imprevistos sem chamar a atenção dos convidados.

4. Como a equipe de segurança deve atuar

Uma boa equipe de segurança é aquela que atua de forma pacífica e discreta na solução das questões que surgem durante um evento. É essencial que a equipe escolhida seja treinada para manter o controle independentemente do que acontecer.

Uma atitude truculenta pode piorar uma situação de briga e acabar colocando as pessoas em risco ainda maior, ao invés de cumprir sua função de protegê-las e garantir o seu conforto durante todo o evento e isso é algo que você não quererá de jeito nenhum.

Uma boa iniciativa é misturar profissionais de segurança fardados a outros à paisana, o que garante, ao mesmo tempo, mais discrição e uma atuação mais eficiente por parte da equipe. Algumas pessoas se sentem desconfortáveis se estiverem cercadas por seguranças de todos os lados, por isso esse tipo de “atuação mista” é uma ótima ideia para deixar os participantes seguros e mais confortáveis em seu evento.

Se você tem experiência ou dicas a mais, compartilhe conosco! Se achou esse artigo útil, compartilhe com sua rede e ajude a criar eventos mais seguros!

eventick - empresas de aluguel para eventos
Dicas

Empresas de aluguel de material para eventos existem em todos os tipos e tamanhos. Algumas são um negócio familiar que garantem uma renda extra aos finais de semana, enquanto outras são negócios gigantes e bem estruturados, com franquias espalhadas por várias cidades.

Algumas são especializadas em certos equipamentos, outras especializadas por tipos de festa. Escolher um bom fornecedor pode ser uma das principais decisões que você fará durante a organização do evento. Mas então, como escolher uma empresa entre tantas opções?

Consultamos a Malaguetaloc – Materiais para Festas, para levantar algumas dicas do que você deve levar em conta na hora de escolher uma empresa de locação:

1. Profissionalismo

Procure pelos serviços de uma empresa profissional. Muitos negócios de aluguel para festas e eventos funcionam irregularmente, apenas como uma forma de fazer uma renda extra. Pesquise empresas que trabalham exclusivamente com aluguel para festas. Como encontrar empresas profissionais? Uma boa dica é checar se a empresa possui um endereço físico aberto para visitação de clientes e, preferencialmente, um showroom dos equipamentos que aluga.

2. Reputação

Uma empresa de boa reputação tem a consciência de como um evento ou uma festa é importante para o organizador e por isso fará de tudo para que nada saia errado no grande dia. Os maiores erros e falhas por parte de uma empresa de aluguel são: Entregar quantidades erradas de cada material, entregar materiais em mau estado de conservação ou sem a devida limpeza, não oferecer assistência para a montagem de equipamentos e principalmente atrasar na entrega dos materiais ou simplesmente não entregá-los a tempo para o evento.

Quer saber como consultar a reputação de uma empresa de aluguel? A maneira mais fácil é fazer uma consulta pela internet, você pode fazer isso em sites de reclamação ou no Facebook. Alguns exemplos do primeiro caso são: Reclame Aqui, Reclamão e Denuncio. Já no Facebook você pode visitar a própria fanpage e perfil da empresa e ver a avaliação geral dos usuários ou analisar os comentários dos clientes da empresa.

3. Localização da empresa

Empresas de aluguel para eventos trabalham localmente. Evite contratar os serviços de uma empresa de outra cidade ou bairro distante de onde será realizado o evento. Há dois motivos para você seguir essa recomendação. O primeiro é no valor do frete: a maioria das empresas cobra frete quando o local de entrega é muito distante, e isso pode aumentar bastante os custos do evento.

O segundo motivo está na questão do tempo. As empresas de locação trabalham sempre contra o tempo, algumas vezes os materiais saem de um evento e já são enviados diretamente para outro. Quanto mais próximo da área de atuação da empresa, menores são as chances de atrasos na entrega. E você já deve saber que mesmo os pequenos atrasos se somam e podem resultar em uma situação mega complicada no dia do evento.

4. Recomendações de outros especialistas

Uma boa pedida é dar atenção à recomendação dos profissionais que trabalham no local do evento. Se o local for especializado em festas e eventos, é provável que eles já tenham muita experiência com empresas de aluguel de materiais e possam recomendar quais são os melhores lugares na região para se alugar cada tipo de material.

Algumas vezes, buffets e empresas de aluguel possuem parcerias e você pode conseguir um desconto se fechar com ambos. Uma boa conversa com a pessoa responsável pelo local do evento poderá te prevenir de alguns problemas no grande dia.

5. Contrato

O contrato de locação é uma ferramenta muito útil tanto para o locador como para o locatário. Ele mantém o processo mais organizado, diminui a chance de acontecer algum mal-entendido em relação ao serviço e pode ser utilizado ao seu favor caso aconteça alguma divergência entre o serviço contratado e o serviço prestado.

Um contrato de locação deste tipo deve conter os seguintes itens: código, valor e quantidade de cada material alugado, período de locação, local e data de entrega e políticas gerais da empresa. O contrato é uma excelente forma de organizar o processo, exija-o da empresa de locação.

As empresas de locação para eventos existem para te ajudar na organização da festa e não para criar problemas, fazer uma pesquisa é um bom começo para um evento de sucesso.

Para dar uma noção de como você pode trabalhar com empresas de locação, fizemos uma lista dos principais itens que elas podem fornecer para ajudar no seu evento:

• Mesas e cadeiras
• Pratos e louças
• Toalhas / Sobre toalha / Caminho de mesa
• Talheres
• Copos e taças
• Rechauds
• Bandejas
• Champanheira ou balde de bebidas
• Máquina de café
• Objetos de decoração
• Móveis de decoração
• Brinquedos
• Sistema de som
• Sistema de vídeo
• Tendas e toldos
• Local

 

Se você tem mais alguma dica para ajudar outros produtores de eventos sobre o assunto, compartilhe conosco, adoraremos recebê-las! Se esse artigo pode ajudar, compartilhe – elas podem mudar a realidade dos nossos amigos de profissão.

eventick - música para eventos
Dicas

Você é do tipo que já acorda com uma música na cabeça, não consegue passar um dia sem ouvir uns acordezinhos básicos mesmo que esteja na semana da realização do seu evento ou que basta ouvir um refrão mais “chiclete” para passar horas cantarolando aquela música? Chega mais, amigo. Você faz parte do time que entende perfeitamente a importância de escolher a música ideal para um evento!

A escolha musical do evento está entre os fatores que mais influenciam a experiência dos participantes, ajudando a criar o clima, estabelecer o tom e modificar o humor dos convidados.

Seja em um festival, celebração de grande porte ou festa particular, o som que tocará deverá agradar a organizadores e participantes, garantindo um bom resultado e a satisfação de todos os envolvidos. É o que diferenciará um bom evento de um inesquecível.

Mas, diante de tantas ofertas e das particularidades de cada tipo de evento, como acertar na escolha “da batida perfeita” para determinada ocasião? Apertamos o play para te dar algumas dicas imperdíveis para essa missão. Hey, ho, let’s go:

1. Qual o estilo do evento e quem deverá comparecer?

O primeiro passo para escolher a música ideal para um evento é saber qual o perfil e o objetivo dele. Trata-se de uma festa de casamento, de um evento de gastronomia e vinhos ou estamos falando de um evento de grandes proporções?

Quanto maior o evento, mais importante é encontrar atrações que sejam capazes de mobilizar o maior número possível de pessoas ao mesmo tempo. Além disso, você precisa conhecer o seu público, a que faixa etária ele pertence, que tipo de música curte e o que espera de um evento como o seu.

Se o seu público é muito heterogêneo, com pessoas de diversas faixas etárias e gostos musicais, e você não tem como “mapear” perfeitamente o que ele gostaria de ouvir, um aplicativo que pode te ajudar bastante é o Spotify.

Com ele, você não precisará fazer o download das músicas que tocarão em sua festa, já que funciona por stream e possui um acervo de mais de 20 milhões de canções que podem ser encontradas por título, artista, álbum, estilo ou playlist. Você poderá ter acesso ao app gratuitamente ou pagando um valor de R$ 14,90, o que te confere algumas vantagens como poder baixar as músicas e ouvi-las off-line, sem interrupções das propagandas. Vale muito a pena!

2. “Alô, som!” O lugar escolhido tem a estrutura necessária?

Depois de definir a proposta e o público-alvo do evento, entra em cena a pergunta que não quer calar: o local escolhido tem a estrutura necessária para os seus convidados e para as atrações musicais?

Eventos mais intimistas ou em que não haverá banda tocando ao vivo funcionam muito bem em ambientes menores e, se possível, com um sistema eficiente de luz e som, se você desejar criar uma pista de dança para os participantes.

Estamos falando de música ao vivo para um número reduzido de pessoas? Auditórios e pequenos teatros são a opção perfeita, pois elas terão um som de qualidade em um espaço confortável. Contudo, se a sua ideia é muita gente, som alto e diversão no máximo, nada melhor do que espaços abertos e/ou ao ar livre.

Cheque uma, duas, três vezes o funcionamento dos equipamentos, a estrutura para montar/guardar/testar o palco e os instrumentos, bem como a segurança da rede elétrica. Vai precisar montar uma estrutura de palco? Verifique se o espaço tem uma área reservada para carga e descarga de equipamentos, para que tudo seja feito sem atrapalhar a vizinhança nem comprometer a organização do restante do evento.

Atenção! Pesquise se o local tem limitações de horário e de barulho. Isso tudo é bem importante. Se você não estiver 100% seguro para lidar com essa parte da organização, contrate profissionais experientes para ajudá-lo e não deixe nada para a última hora.

3. O som e a fúria: invista nos equipamentos de som e aumente o volume!

De nada adianta ter um cenário perfeito se o sistema de som, luz e imagem (se houver) não estiver à altura, não é verdade? Lembre-se: o assunto é entretenimento e você pretende marcar o seu evento na memória das pessoas!

Vale a pena investir um pouco mais neste item, acredite. Contrate um engenheiro ou uma equipe de som com bons equipamentos para avaliar todas as possibilidades, corrigir eventuais problemas, além de criar efeitos de luz e som para deixar as apresentações ainda melhores.

Mesa de controle, microfones, computadores, amplificadores, refletores, tudo isso tem de estar a ponto de bala no momento em que as luzes se acenderem. Assim como o que dissemos acima, certifique-se de que tudo está funcionando bem antes de soltar o som!

4. Banda, DJ ou os dois?

Depende do estilo do evento e, claro, do quanto que você poderá investir nessa parte. Eventos de grande porte como festivais de música costumam misturar os dois, deixando o evento mais dinâmico, eclético e divertido. Além disso, a presença de banda e DJ também tem mais chances de atingir mais pessoas, que prefiram um ao outro.

Mas, se não for possível, analise calmamente os prós e contras de cada um. DJs são mais versáteis em termos de quantidade de músicas disponíveis e, normalmente, cobram preços mais camaradas; a música ao vivo, por sua vez, engaja mais a platéia/convidados do evento e ainda tem mais chances de surpreender o público.

Também vale a pena considerar na hora de escolher a música ideal para um evento o que dissemos acima sobre o espaço onde ele será realizado, o que influenciará na qualidade e no alcance do som, bem como no próprio desenrolar da celebração. Seja qual for a sua opção, tenha em mente o que for melhor para fazer com que o evento seja incrível!

5. Deixe o seu público ajudá-lo na seleção musical do evento

Uma estratégia interessante para deixar o processo de escolha das músicas mais democrático é fazer com que os participantes influenciem de forma mais direta na escalação das músicas que tocarão no evento.

Isso funciona melhor se o evento for de menor porte e os participantes tiverem um gosto musical parecido. Uma ferramenta que pode ajudá-lo a pôr esta ideia em prática é o Vitrola, que está disponível para iOS e Android.

Você deverá configurar o local do seu evento para ser uma Vitrola Zone, o que permite que os usuários do evento se conectem à playlist que está sendo tocada no seu evento e possam escolher a música que desejam ouvir. O app é muito utilizado em bares e restaurantes e faz o maior sucesso entre os adeptos.

Outra ideia, caso o seu evento seja de maior monta, é realizar uma enquete prévia com os participantes na página do evento na web para que eles votem pela ordem dos shows em um festival, por exemplo, ou mesmo “escolham” dentre as opções oferecidas qual a que mais desejam ver no evento.

E aí, mais alguma ideia para ajudar a escolher a música ideal para um evento? Estamos de ouvidos bem abertos para conhecer a sua opinião!