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Temas e Locais

Quando se fala em esportes, pensamos logo em paixão, espírito de equipe e muita gente torcendo reunida, certo? Eventos esportivos atraem turistas, trazem grande visibilidade junto à mídia e aumentam a renda do local onde são realizados. Além disso, podem gerar benefícios a longo prazo em termos de estrutura, empregos e novos investimentos.

Porém, para que tudo funcione perfeitamente no dia D, é importante ter atenção aos detalhes. Escalamos um time de dicas para o seu evento ser vencedor. Olha aí:

1. Planejamento é a alma do negócio

Para organizar qualquer tipo de evento, já sabemos que a palavra de ordem é planejamento. E para começar a planejar é preciso levar em conta os objetivos, o perfil do evento e o tamanho dele. Se o seu evento não for beneficente ou público, vale a pena fazer a conta: a arrecadação pagará os custos e todo o esforço empreendido?

Para ter essa certeza, faça uma pesquisa sobre os esportes envolvidos, os eventos já realizados no segmento (com isso, você poder ter ideias sobre o que fazer e não fazer), cheque se há demanda local e/ou regional e quanto o seu público está disposto a investir, em média, para ir ao evento. De posse dessas informações, coloque tudo (tudo mesmo!) na planilha de planejamento, organizando os investimentos por categoria (espaço, fornecedores, custos, fontes de receita, comes e bebes, patrocinadores etc.) para facilitar a execução de cada um. Feito isso, passamos à elaboração do cronograma e à repartição de tarefas.

2. Escale bem o seu time

Estabeleça parcerias e monte uma equipe eficiente para trabalhar em cada fase do projeto. No caso de um evento de grande porte, o trabalho terá que ser segmentado para que tudo funcione bem.

Organize os profissionais em comissões, que ficarão responsáveis por cada item do planejamento. Logística, finanças, marketing, hospedagens, equipe de arbitragem, segurança, tecnologia, recrutamento/credenciamento dos atletas e comissões técnicas são apenas alguns deles.

Crie um cronograma detalhado de atividades, que deverá conter todas as tarefas e os prazos em que deverão ser executadas por você, seus co-workers e o staff. Uma ferramenta bastante útil para acompanhar, organizar e compartilhar materiais com o seu time é o Evernote, que já citamos anteriormente aqui. Outro app fantástico para ajudar na delegação de tarefas é o Asana, por permitir que todo o seu time acompanhe cada etapa do processo.

Você sabia?

Os jogos pan-americanos realizados no Brasil em 2007 contaram com 160 mil itens no seu checklist para que tudo saísse perfeito!

3. Como obter financiamento

Chegou a hora da captação de recursos. É importante criar um documento bem organizado e direto que mostre os detalhes do projeto, como objetivo, custos envolvidos, quanto dinheiro será necessário e por quanto tempo, assim como quais as vantagens diretas e indiretas para os investidores.

Em um evento de largo alcance como campeonatos ou jogos importantes, grandes empresas públicas ou privadas, entidades esportivas ou até mesmo órgãos administrativos como prefeituras podem ser ótimos patrocinadores. Eles devem estar de acordo com o estilo do evento e sua marca deve ter destaque em todos os espaços, de acordo com a cota fechada. Você pode ter patrocínios de marcas de chuteiras, roupas esportivas, bebidas isotônicas e outros produtos relacionados ao setor esportivo.

Eventos mais baratos ou com menor público como corridas ao ar livre ou trilhas de bicicleta têm no crowdfunding uma alternativa bem interessante.

4. Defina as particularidades

Com o planejamento em mãos e o orçamento aprovado, você poderá definir os detalhes do seu evento. Estamos falando de um torneio de futebol de salão? Isso influenciará fortemente suas escolhas. Se for um campeonato de natação, o foco já muda completamente e novas demandas surgem na fase de produção.

O lugar já está de acordo com o que você precisa ou necessitará de reformas? Informe-se bem – e com bastante antecedência! – e esteja consciente dos desafios e tarefas da sua equipe para que sejam executados com competência e em tempo hábil.

Quanto antes o martelo estiver batido sobre as peculiaridades do evento, melhor, pois você já pode antecipar os trabalhos e mandar bala na divulgação do evento. Percebeu como um planejamento bem-feito desde o início é essencial?

5. Invista em comunicação

Crie um plano de comunicação para o seu evento. Primeiramente, defina seu público – aquela pesquisa que citamos na fase de planejamento pode ter dar uma mãozinha nessa parte – e que tipo de mídia é mais eficaz para atingi-lo. Depois, defina a marca (se houver), a identidade visual e o material visual e sonoro que será utilizado.

Seu target é mais jovem? Invista nas redes sociais, nas coberturas multimídia – por computador, dispositivos móveis, TV digital– e na interatividade em tempo real através de fotos e vídeos, uso de check-ins virtuais e hashtags e participações em fóruns antes, durante e depois do evento. Esteja onde seu público está.

A internet wi-fi está funcionando bem em toda área do evento? Isso é primordial. Caso não esteja, vale a pena investir para corrigir este problema. Além de ser um fator importante para a satisfação do seu público, também é essencial para que os participantes possam postar, comentar e mencionar o seu evento enquanto ele está acontecendo, o que gera buzz, mídia espontânea e amplia o alcance e a visibilidade do evento na web.

Em geral, eventos esportivos também têm boa resposta a uma divulgação offline eficiente. Uma simples panfletagem de flyers pode ser barata e ir direto ao ponto. No caso de eventos locais, como corridas ou bicicleatas, divulgar em parques e academias próximos à região do evento pode ser uma ótima ideia.

Sempre divulgue com clareza e antecedência todos os detalhes importantes sobre o evento, como local, preço (se o evento for pago), dia, horário e os pontos de venda de ingressos, se houver. Vender ingressos pela internet facilita bastante e é uma ótima iniciativa para garantir a venda antecipada dos ingressos.

 

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6. De olho nos detalhes!

Antes do grande dia, cheque o funcionamento dos equipamentos de comunicação que serão utilizados pelos membros da sua equipe como walkie-talkies, headphones e celulares. Certifique-se de que haja um credenciamento prévio e espaço reservado para a imprensa.

Eventos esportivos geralmente produzem imagens e vídeos impressionantes, portanto também é importante contratar um bom time de audiovisual do próprio evento. Para acertar na escolha do time de fotógrafos, confira um texto com dicas sobre o assunto aqui.

Como estão a entrada e a saída do evento? Estão limpas, organizadas e fluindo bem? Lembre-se de que as saídas devem estar sinalizadas e desobstruídas. Isso é bem importante para garantir o conforto do seu público em todas as etapas do evento.

E os banheiros? Estão bem equipados e funcionando nos conformes? Manter a infraestrutura em ordem enquanto o evento está acontecendo é fundamental para acomodar bem e atender às necessidades dos participantes, satisfazendo-os e fidelizando-os para eventuais próximas edições ou eventos similares.

7. Segurança é primordial

Em qualquer evento a segurança é um elemento que deve ser visto com toda a atenção. Em eventos esportivos, essa importância só aumenta. Você deve contratar uma equipe de segurança de primeira linha, que possa dar conta de qualquer problema. Quanto maior o público do evento, maior a necessidade de um time de seguranças bem treinado e preparado para lidar com situações de estresse. Se seu evento tiver torcidas rivais, separe bem cada uma delas para evitar conflitos. Todo cuidado é pouco!

Outro item que não pode faltar: preste atenção ao estado de conservação de arquibancadas para garantir a segurança de quem assiste aos jogos. Acomodações seguras e bem-instaladas garantem o bem-estar e conforto do seu público, bem como reduzem os riscos de acidentes.

Considere também a capacidade do espaço para não gerar superlotação e permitir a movimentação tranquila dos participantes. Uma ambulância e uma equipe médica devem estar a postos para qualquer emergência.

8. Brindes: a cereja do bolo

Como diz o ditado, “de graça até injeção na testa”, ou seja, em bom português, quem não gosta de receber um brinde? Copos, ímãs de geladeira, camisetas, bonés, tudo o que for relacionado a esportes e/ou ao próprio evento é uma forma de fixá-lo na mente de quem compareceu e de ajudar a construir uma memória positiva daquele evento. Além disso, agrega valor e acaba por promover o evento junto a futuros participantes.

Você pode negociar a produção e o financiamento desses brindes com os patrocinadores, como uma forma de difundir o evento e as marcas de cada um deles. É o famoso ganha-ganha, em que todos os envolvidos saem felizes: produção, patrocinadores e público. Vê só que maravilha!

9. O que fazer no pós-evento?

Como já falamos por aqui, um evento não se encerra quando as luzes se apagam. É preciso se certificar sobre o estado do local ao fim do evento, checar se o espaço está de acordo com o contrato, se todo o lixo já foi descartado e se será necessário fazer algum reparo. Verificar a devolução de objetos emprestados ou alugados, o retorno dos atletas para o local onde estão hospedados e todo o trabalho de desmontagem dos equipamentos também estão inclusos no pacote.

A produção também deve observar atentamente os relatórios contendo os números finais, quitar os pagamentos e checar os lucros tanto para se organizador quanto para prestar contas aos patrocinadores. Monitorar o feedback da mídia e do seu público através do clipping e comentários e fotos nas redes sociais também são boas práticas na hora de executar o follow-up e evitar erros na organização do seu próximo evento.

Prepare-se bem e aproveite a temporada de eventos esportivos com grande sucesso! Você tem mais alguma ideia sobre o assunto? A casa é sua nos comentários!

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Entrevistas

A experiência como atleta e o gosto pelos esportes levaram Alexandre Almeida, gerente de Operações de Marketing da FIFA, a entrar no mercado de Marketing Esportivo há cerca de 10 anos. Formado em Publicidade e Mestre em Gestão Esportiva desde 2011, Alexandre acredita que os grandes eventos de 2014 e 2016 podem trazer maior interesse e visibilidade para a prática de esportes no Brasil e que o setor ainda tem muito a crescer, investindo em qualificação, criatividade e boas práticas de mercado. Batemos um papo com ele e o resultado vocês conferem a seguir:

1. Como surgiu a vontade de trabalhar com marketing esportivo e há quanto tempo você está nessa área? Qual a sua visão sobre a realidade atual e o potencial desse mercado no Brasil?

Comecei a trabalhar com Marketing Esportivo a partir de uma necessidade minha como atleta. Fui velejador durante 12 anos e precisei estudar os conceitos de marketing esportivo pra criar meus próprios projetos de patrocínio. Como a área era na época pouquíssimo explorada e eram raros os projetos bem feitos, vários amigos começaram a me pedir projetos e eu vi que havia uma área a ser explorada.

Depois que me formei em publicidade, me aprofundei mais no assunto e cheguei a ter uma agência de marketing e eventos esportivos. Posso dizer que comecei a trabalhar mais profissionalmente com isso em 2004, então já vão quase 10 anos, incluindo aí o FIFA Master – um Mestrado Internacional em Gestão Esportiva, concluído na Suíça em 2011.

O mercado esportivo no Brasil ainda tem muito a oferecer. Sem dúvidas, os eventos de 2014 e 2016 são grandes marcos, e já estão aquecendo áreas como licenciamento, ativações promocionais, branding, gestão de atletas, gestão de estádios, alimentos e bebidas em estádios e diversas áreas que giram em função dos eventos. Todas essas áreas demandam profissionais com especializações um tanto específicas que ainda são raros no Brasil.

Isso me leva a pensar que muitas oportunidades ficarão depois que os eventos passarem, até mesmo porque o Brasil tem mega eventos esportivos todos os anos que de certa forma demandam dos mesmos serviços, como eventos de triatlo, vôlei de praia, os estaduais, regionais e o brasileiro de Futebol, Formula 1, entre diversos outros. E me arrisco a dizer que o interesse por esporte de uma maneira geral vai aumentar na carona dos mega eventos, e eventos menores também tendem a se beneficiar com um aumento na audiência e bilheteria. E precisarão, eventualmente, de uma gestão mais especializada.

2. Quais os impactos de eventos como a Copa do Mundo 2014 e as Olimpíadas 2016 para o setor e para o país? O que eles podem trazer de mais interessante/inovador?

Pra responder a esta pergunta, é necessário analisar a cadeia de serviços ligada à área esportiva. Exemplo: um torcedor quer ir ao estádio assistir a uma partida de futebol. A partir daí, ativamos a área de bilheteria, que precisa estar modernizada e oferecer bilhetes online e com catracas modernas; ativamos o setor de transportes, que precisa facilitar o acesso ao estádio seja com ônibus, metrô ou até mesmo estacionamento; ativamos o serviço de informações ao espectador, este que precisa de orientação pra chegar ao portão correto para encontrar o seu assento; os serviços de alimentação, que precisam ser ágeis e de qualidade (muito mais próximos de um fast food de shopping, ainda mais rápidos, do que os amendoins em saquinho de procedência duvidosa e bebidas trazidas em isopor velho com gelo sujo condenados pela vigilância sanitária); venda de produtos licenciados dos times; empresas de segurança que atuam no estádio; ativações dos patrocinadores no estádio e em promoções ligadas ao jogo, enfim. A cadeia é vasta, e cada área deixa de faturar se não estiver modernizada e com gestores especializados e atualizados.

3. Quais são as principais vantagens e os desafios de trabalhar na área de eventos esportivos? Quais são as suas dicas para se manter criativo, inovador e atingir resultados cada vez melhores nesse segmento?

Eu diria que uma grande vantagem é a de estarmos lidando com um mercado diversificado que tem muito a melhorar e que movimenta muito dinheiro. Isso oferece novas possibilidades e oportunidades. O grande desafio é introduzir novos serviços e padrões quando cada peça do quebra-cabeças depende de algumas outras pra funcionar bem. Num exemplo bem simplificado: o sucesso da gestão de um estádio depende de certa forma do sucesso da gestão de um clube, que depende da performance do time e que afeta diretamente a bilheteria. E quando adicionamos o ingrediente da política dos clubes de futebol, a coisa se complica mais, já que é um grande desafio por em prática um planejamento de longo prazo quando uma gestão de diretoria dura poucos anos.

Eu diria que criatividade é um exercício diário e exaustivo na busca de soluções + uma boa dose de bom senso. Isso não se ensina, mas pode ser estimulado com a observação e análise de exemplos em outros mercados, e também com cursos de especialização, palestras ou até conversas com outros profissionais. Acredito muito que cursos de especialização são muito necessários para profissionais que queiram se aprofundar nesta área, além de grandes estímulos à evolução do mercado.

 

4. O engajamento popular em eventos esportivos ao ar livre ou praticados na rua como corridas, bicicletas e torneios de patins e skate vem crescendo rapidamente nos últimos tempos. Além dessa tendência, o que mais você acha que nos aguarda no futuro das práticas esportivas no Brasil? Que esportes/competições devem surgir ou se firmar no país?

Acredito que modalidades Olímpicas de uma maneira geral tendam a se desenvolver um pouco mais no Brasil nos próximos anos pela exposição durante os Jogos Olímpicos. Eu particularmente vejo com bons olhos os esportes de participação, que são aqueles que podem ser praticados por não-atletas como nos exemplos citados, principalmente os que demandam poucos equipamentos, como as corridas e passeios ciclísticos.

Outro fator essencial é o potencial de gerar espectadores, que no fim das contas é o que ativa toda a cadeia produtiva do esporte. Mas a consolidação de um esporte no mercado está diretamente ligada à qualidade de seus gestores, que precisam cativar e fidelizar praticantes e público primeiro, de maneira muito sólida, para só depois ativar a cadeia de produção. E encontrar bons gestores especializados na área esportiva ainda é um desafio no Brasil.