eventick - fotógrafo para eventos
Dicas

Em tempos de uso massivo do Instagram, Snapchat e Periscope, nós podemos chegar a uma conclusão: as experiências das pessoas nunca foram tão compartilhadas. Sim, isso é ótimo, já que gera mídia espontânea e divulgação sem cortes e em tempo real do que está acontecendo, mas nos leva a outra questão: será que apenas os registros dos participantes são suficientes para capturar o “estado da arte” de um evento?

Acertou quem respondeu “não”.  Embora os registros do público sejam uma ferramenta importantíssima para aumentar o engajamento – a.k.a hashtags, mandar/receber snaps, transmitir por live streaming etc. – e devam sempre ser estimulados pelos produtores, nada se compara a um trabalho bem-feito de um fotógrafo profissional. Simples assim.

Mas como encontrar o fotógrafo certo e por que vale tanto a pena investir na cobertura fotográfica de um evento? Reunimos algumas dicas para ajudá-lo nessa tarefa. Vamos lá?

1. Enquadramento: quais são as suas necessidades e expectativas?

 A palavra-chave aqui é planejamento. Sente-se com sua equipe e defina, de cara, algumas questões básicas. Qual será o estilo do seu evento: mais clássico ou despojado? Em que turno ele acontecerá?

Vai ser em um local fechado e com pouca luz ou será diurno e terá bastante luz natural? Se o evento contiver vários ambientes, como o fotógrafo deverá cobrir cada um deles? Quem ou o quê não pode ficar de fora das fotos de jeito nenhum?

Com essas informações na mão, é hora de estabelecer a quantidade de dias e horas em que o fotógrafo deverá atuar e que tipo de imagens você está procurando.

Você procura um fotógrafo para capturar apenas o evento no palco ou precisa de um registro completo dos bastidores e do evento em ação? Se escolher a segunda opção, talvez valha a pena contratar uma equipe de profissionais ou dois fotógrafos de confiança para dividir as tarefas. Tudo isso deve estar devidamente decidido antes mesmo de pedir orçamentos aos fotógrafos pré-selecionados.

2. Profundidade de campo: pesquise bastante antes de escolher

Aqui, a regra é clara: para escolher o fotógrafo certo, quanto mais criterioso você for, melhor. Reúna indicações de amigos, parceiros, membros de sua equipe e organizadores de eventos similares ao seu e cheque o portfólio de cada um dos nomes recebidos.

Observe as experiências prévias, a versatilidade – especialmente se o evento tiver uma programação extensa e que envolva vários ambientes – e, sobretudo, o estilo de cada fotógrafo. Lembre-se de que fotografar um congresso é totalmente diferente de tirar fotos de um festival de música, por exemplo. Um fotógrafo de um tem o perfil completamente do outro, e isso dá o tom de como será o resultado final.

Cotar valores (exaustivamente) também é importantíssimo. Solicite orçamentos a, pelo menos, quatro ou cinco fotógrafos cujos trabalhos sejam parecidos com o que você procura.

Atenção! Não leve em conta apenas o aspecto financeiro. Lembre-se de que estamos falando sobre fixar o seu evento na memória das pessoas. Sim, nós sabemos que não é um serviço barato, mas a experiência comprova que o fotógrafo certo vale cada centavo!

3. Ajustando o foco: o que você espera do fotógrafo escolhido

Ao solicitar um orçamento, dê o máximo de informações ao fotógrafo. Qual o prazo para entrega das fotos, o que não pode faltar na cobertura fotográfica do evento, de quantas fotos você realmente precisa e como as fotos serão disponibilizadas, se serão compactadas para serem enviadas por e-mail, se colocadas na nuvem – em plataformas como o Google Drive ou o Dropbox, por exemplo – ou se serão entregues em dispositivos portáteis como pendrives, HD externo ou DVD.

Batido o martelo, em uma conversa prévia com o seu escolhido, você poderá definir junto a ele os detalhes sobre o pagamento – se serão pagos 50% antes e o restante na entrega das fotos; se o valor será parcelado; ou se será feito integralmente ao fim da prestação do serviço. Tudo depende da sua capacidade de negociação!

4. Com ou sem flash? Como será a divulgação das fotos do evento?

Combine detalhadamente com o fotógrafo quais os elementos que devem ser capturados por ele – pequenos grupos de pessoas, palestrantes ou músicos em destaque ou, se for o caso, planos mais abertos para capturar todo o público, como na foto abaixo, tirada no Coachella:

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De que formas você vai usar as imagens durante e após o evento? Vai precisar divulgar algumas em tempo real nas redes sociais? Vai publicar todas as fotos ou só uma parte delas no seu site e nos arquivos do cliente? Serão necessárias fotos para divulgar em releases ou press kits para a imprensa?

Isso é bem importante para nortear o trabalho do fotógrafo, para estabelecer os prazos para entrega das fotos e evitar problemas futuros com os direitos autorais (falaremos melhor sobre isso mais adiante).

5. Strike a pose: o que é necessário antes de começar a fotografar?

Sabendo dessas informações, vamos a outras questões práticas: quais equipamentos serão necessários? O fotógrafo precisará trazer tudo ou a produção disponibilizará uma parte? Isso vale para luzes, flashes, rebatedores, lentes especiais e até mesmo para os microfones (se houver), caso você também esteja investindo na gravação em vídeo.

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O fotógrafo já conhece o local do seu evento? Caso não, peça que ele chegue antes ao espaço para se familiarizar com ele antes de começar a clicar. Mostre a ele o mapa do evento, com indicações de onde ficará o palco, onde será a área do coffee break (se houver), onde estarão as marcas dos patrocinadores e como o público ficará disposto no local.

Não se esqueça também de informar o fotógrafo sobre a programação e sobre possíveis mudanças de ambiente durante o evento. Surpresas não são legais quando se trata de registrar o que está acontecendo!

6. Revelando o filme: hora de registrar tudo em contrato

Não tem jeito: chegou a hora do famoso “papel passado”. Tudo o que for combinado com o fotógrafo – tudo mesmo! – deve estar registrado em contrato. Tempo de serviço, o que está incluso no pacote, prazos de entrega, aluguel de materiais extras (se for necessário), condições de pagamento, tudo o que tiver direito. A ideia é deixar tudo bem claro para as duas partes envolvidas.

Fique de olho: procure solicitar os recibos e/ou notas fiscais dos serviços prestados. Isso ajuda a fazer o controle de contas após o evento, dá mais transparência ao processo e auxilia a produção a manter a documentação em dia.

Outro item que não pode ficar de fora do contrato é o detalhamento de como será feito o uso das fotos ao final do evento. Acerte previamente com o fotógrafo em que meios de comunicação e por quanto tempo as fotos poderão ser divulgadas e registre tudo no contrato.

Como deverão ser colocados os créditos nas fotos? Será permitido que outras empresas façam uso comercial das imagens do evento? Esclareça esses pontos com antecedência para evitar surpresas ou situações desagradáveis no futuro.

Se você tiver dúvidas sobre quais as permissões que devem ser negociadas com o fotógrafo, vale dar uma olhada na Lei de Direitos Autorais (lei nº 9610/1998). Basta clicar aqui.

7. Eliminando os negativos: follow-up e relacionamento

Quem trabalha com eventos sabe o quanto é importante ter uma lista atualizada de profissionais com quem se pode contar na hora de organizar os próximos eventos. Se você ficar realmente satisfeito com o fotógrafo escolhido, não hesite em incluí-lo nesse seleto grupo e de manter um bom relacionamento com ele antes, durante e após o evento. Isso pode ser o início de uma parceria de sucesso para todos os envolvidos!

Ao divulgar as fotos, procure sempre creditar corretamente e fazer menções ao fotógrafo quando publicar nas redes sociais. É um gesto simples, não custa nada e é bem positivo para fazer networking e manter uma boa relação com o profissional.

E aí, pronto para escolher o fotógrafo ideal e sair bem na foto? Queremos conhecer suas sugestões, ideias e experiências!

Eventick - Decoração de eventos
Dicas

Ok, nós admitimos: planejar a decoração de um evento pode ser um desafio e tanto para o produtor. São muitos pontos a serem contemplados: a ocupação do espaço de forma bonita e funcional e o conforto e bem-estar dos participantes são apenas alguns deles.

Mesas, cadeiras, a escolha das cores, os arranjos de flores, enfeites de teto e muito mais: a maneira de organizar todos esses elementos fará toda a diferença no desenrolar do evento.

Primeiramente, você deverá definir o tema ou o conceito que irá adotar para o evento. O estilo – estamos falando de um evento mais ou menos formal? Será algo mais voltado ao público jovem ou se trata de um evento de negócios? – também influenciará diretamente nas decisões que serão tomadas quanto ao aproveitamento do espaço. Em seguida, você deve definir o número de convidados, para que possa calcular o número de mesas, de enfeites e de souvenirs, caso você decida distribuí-los.

Para tornar a sua vida mais fácil durante esse processo, reunimos algumas dicas preciosas sobre a decoração de um evento. Entre e fique à vontade:

1. Organização das cadeiras

Não importa se estamos falando de um congresso, uma festa de formatura ou até mesmo uma balada: provavelmente os participantes vão precisar descansar em algum momento. Uma boa organização de mesas e cadeiras é primordial para aproveitar bem o espaço e facilitar a comunicação entre os envolvidos, seja qual for a natureza do evento.

1.1 Modelo Teatro

Esse padrão é um verdadeiro clássico. Nele, os participantes ficam organizados em fileiras retas uma atrás da outra. Excelente para congressos, audiências públicas, seminários e eventos corporativos. O formato confere maior destaque ao palestrante ou à apresentação que se desenrola no palco, evitando a dispersão dos convidados.

Além disso, possibilita acomodar mais pessoas dentro do ambiente, de forma eficiente e sem perder o foco no elemento principal. Como nada é perfeito, se você escolher este modelo, é preciso atentar para as entradas e saídas de emergência do auditório/sala de conferências. Elas são de fácil acesso? Estão bem sinalizadas? Isso é bem importante. Evite deixar dúvidas e atrapalhar o andamento do evento com essas questões.

Outro item a se considerar: esse modelo reduz a interatividade entre os participantes, já que eles não se veem frente a frente. Então, se um debate faz parte de sua programação, considere outros modelos de distribuição dos assentos, como os que de que falaremos abaixo.

1.2 Modelo Sala de Aula

Uma derivação do formato Teatro, essa organização também é bem querida pelos organizadores e vamos explicar o porquê. Esse formato é o melhor para aulas, congressos científicos ou acadêmicos, pois permite fazer anotações, utilizar materiais de referência ou usar o computador na própria mesa.

É eficaz também para eventos de longa duração, especialmente se contar com mesas e cadeiras confortáveis e espaçosas. Como há mais espaço para cada pessoa do que no formato Teatro, essa disposição também facilita o consumo de alimentos e bebidas sem atrapalhar o resto do grupo.

1.3 Modelo em U

Aqui, a organização das cadeiras prima pela interação entre os envolvidos. Como o próprio nome já diz, as pessoas serão organizadas em formato de U, com fileiras em três sentidos diferentes, unidas pelas extremidades e podendo ver os outros participantes.

Mais informal, essa disposição chama a atenção para o centro do corredor e aumenta o engajamento entre o palestrante e o público. Esse formato é supereficiente para reuniões entre pequenos grupos, como eventos de networking ou um workshop. Ideal também para dinâmicas de grupo e trabalhos em parceria entre várias empresas, para que todos os envolvidos se conheçam e interajam durante todo o processo.

1.4 Modelo Banquete

Embora o nome possa sugerir algo muito sofisticado, esse formato é bem simples: são colocadas mesas redondas para quatro ou seis pessoas as mesas e cadeiras lado a lado e, em determinados casos, voltadas para o palco (se houver) ou voltadas umas para as outras, quando não houver apresentação ou palestra.

Ótimo para facilitar a interação entre os participantes e o mais confortável para eventos de longa duração, pois as pessoas podem se locomover pelo evento e depois voltar à mesa para descansar um pouco. Este formato também é ideal para servir os comes e bebes entre o público e para eventos onde haverá uma refeição principal, como almoços e jantares corporativos.

1.5 Coquetel

Na via oposta, temos o padrão Coquetel, o mais despojado de todos. Essa organização é ideal para baladas, premiações e encontros sociais e oferece o máximo aproveitamento do espaço e da capacidade do local, pois não o ocupa com mesas e cadeiras.

Uma boa alternativa para aliar o bom uso do ambiente ao conforto dos participantes é espalhar “pontos de apoio” no ambiente. Mesas altas com bancos, pufes e pequenos sofás colocados em lugares estratégicos são uma ótima ideia!

2. Organização do espaço

Se houver um bufê – saiba mais detalhes sobre esse serviço aqui – é interessante que a empresa fornecedora o desmonte logo que o serviço for encerrado para que tenha mais espaço para circulação.

O ideal é que se use algum artifício para que a desmontagem não seja vista pelos convidados. E nunca desmonte mesas de convidados para liberar espaço. Uma ideia interessante é instalar cortinas que escondam os buffets e que se abram apenas no momento de servir. Assim, o cenário do evento surpreenderá seus convidados.

A mesa principal, onde serão servidos o almoço ou jantar, deve ficar em uma posição estratégica, que seja, ao mesmo tempo, visível e não atrapalhe a circulação dos convidados.

3. Deixe a pista de dança mais ampla e atraente!

Como já dizia o grande Samuel Beckett, “dance primeiro, pense depois. Essa é a ordem natural.” A pista de dança, para alguns convidados, é uma das partes mais importantes de um evento e sua decoração merece bastante atenção pela equipe de produção. Sendo assim, ela deve ser muito bem pensada e projetada para acomodar um certo número de convidados por um bom período de tempo.

O projeto deve ser feito para que o espaço seja o suficiente para seus convidados, sem ficar muito apertado ou dar a impressão de festa vazia. É um verdadeiro “equilíbrio de pratos”, mas o resultado do esforço para atingir esse objetivo compensa, especialmente quando o produtor atesta o quanto o seu público está se divertindo.

Outro ambiente que não pode faltar é o lounge, onde as pessoas podem relaxar e conversar. Em geral, esse espaço deve ficar longe da pista, para que seja um espaço de descanso e de interação entre os convidados.

4. Luz, câmera, ação: reserve um espaço para as fotos do seu evento

Por último, não se esqueça de providenciar um espaço para as fotos. Já falamos anteriormente aqui no blog o quanto é importante investir na fotografia de um evento.

Para que o resultado fique tão bom quanto o esperado, ter um local bem arrumado, bem iluminado e com arranjos de flores ao redor é suficiente, mas você também pode incrementar com um jogo de luzes ou outros acessórios como fundos diferenciados, molduras e plaquinhas especiais.

5. E as cores? Como escolher?

Você sabia que as cores têm a incrível habilidade de provocar sensações, transmitir mensagens, estabelecer o “clima” de um evento e até mesmo criar memórias nos participantes? Para acertar na incorporação das cores à decoração do evento, você terá que pensar nas características do evento, quem é a empresa/marca que está organizando e quem é o seu público-alvo, além de investigar a viabilidade e as possíveis combinações entre elas.

Vai organizar um evento voltado para a sustentabilidade? Aposte no verde e branco, que transmitem a ideia de natureza, equilíbrio e renovação. Estamos falando de um evento corporativo? Azul escuro, cinza, preto e branco são boas opções. Quer transmitir uma ideia de energia, otimismo e entusiasmo? Amarelo, laranja e vermelho (este último especialmente em tons mais claros) dão conta do recado!

Não adianta: existem algumas combinações de cores que já viraram verdadeiros clássicos. O preto e branco (P&B para os íntimos), por exemplo, confere “luxo e elegância” e dá um teor mais tradicional a qualquer evento. A aliança entre preto e roxo remete quase que instantaneamente ao Halloween e o verde e o amarelo, quando juntos, referem-se, na maioria das vezes, às cores do Brasil.

Sabendo disso, se o seu evento não se encaixa em nenhum desses perfis, evite utilizar essas e outras combinações que já possuem um significado muito enraizado na mente dos participantes ou que possam gerar confusão sobre o tema/objetivo do evento. Lembre-se sempre de que as cores influenciam o psicológico e tem altíssimo potencial informativo.

Atenção! Não basta escolher as cores para elaborar a decoração do seu evento: você precisa ver como elas funcionarão juntas. Analise bem o perfil da marca, empresa ou do dono da festa, se for o caso, teste diversas combinações até encontrar a que mais se encaixa. O processo pode ser longo, mas o resultado compensa.

Escolher cores que combinem com a marca ou com o perfil do evento ajuda, também, a dar mais consistência ao visual do evento e evitar incoerências ou até mesmo ofuscar a marca, o que você não vai querer de jeito nenhum. A paleta de cores deve atuar em parceria e complementaridade com a identidade visual do evento, formando uma unidade.

 

E aí, gostou de nossas dicas para criar a decoração do seu evento? Se tiver outras ideias ou sugestões, compartilhe conosco nos comentários!

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Temas e Locais

Foto: Fundação Casa das Artes

Uma exposição é um tipo de evento com características únicas: por necessitar de um conteúdo de alto nível para ser capaz de agregar valor e criar experiências para os participantes, a organização de uma exposição deve ser bastante cuidadosa e estar atenta aos mínimos detalhes para que tudo saia perfeito no grande dia.

De modo geral, as exposições ocorrem em museus. Porém, nada impede que sejam realizadas em espaços alternativos como bares, restaurantes, galerias de arte ou em qualquer local que se encaixe nos padrões da ideia e do conceito que se quer mostrar.

As exibições artísticas, por exemplo, colocam em evidência a produção de um ou mais artistas sobre fatos relacionados a um acontecimento ou personagem histórico, uma descoberta científica, um ideal político ou uma tradição, dentre vários outros temas que podem ser abordados.

O sucesso de uma exposição artística está relacionado a fatores como qualidade, forma de apresentação, objetivos educacionais e recursos visuais que complementarão o processo.

Elencamos algumas dicas bem úteis para produzir uma exposição bem-sucedida. Olha só:

1. Definir características e dividir equipes

O primeiro passo a ser seguido é a definição dos pontos que darão início à organização como o tema, o público, o local e a duração do evento. Procure fazer uma pesquisa extensa na fase de pré-produção para que a escolha seja o mais acertada possível. Lembre-se: isso terá impacto sobre todas as próximas fases do evento!

Feito isso, você deve selecionar os profissionais e as equipes que trabalharão ao seu lado na organização. Para otimizar o trabalho, divida as atribuições das equipes em categorias principais, como:

– Pesquisa: esta é a equipe que busca mais informações sobre os temas de uma exposição. Assim, a elaboração de textos que irão para folhetos, catálogos e outros será sempre muito bem-feita;

– Curadoria: a função do time de curadores é selecionar a linha da exposição e acervo, além de definir e acompanhar a montagem da estrutura da exposição. Fora isso, a curadoria também pode planejar atividades paralelas como debates, mostras de filmes, palestras e mais;

– Produção: responsável por orçamentos, compra de materiais e viabilização de projetos, essa equipe é quem gerencia os recursos que serão disponibilizados para os outros times, como os da curadoria, por exemplo;

– Setor Educativo: é o setor que contribui para o efeito desejado de uma exposição. É ele quem aproxima obras ao público, participando de possíveis atividades paralelas, como oficinas e cursos;

– Montagem: o manuseio e posicionamento das obras que serão expostas é um serviço de altíssima importância. Preparar suportes, local, pintar paredes e seguir as especificações que a curadoria solicitar são algumas atividades próprias da equipe de montagem.

2. Antecedência e riqueza de detalhes

Com a definição desses itens começa-se a etapa de planejamento. O que você precisa saber para começar a montar sua exposição?

– Metragem quadrada das estruturas;
– Altura máxima das peças;
– Quantidade de metros lineares dos painéis ou paredes;
– Necessidade de proteção solar, pois umidade excessiva e temperaturas muito altas podem danificar as obras;
– Iluminação;
– Bases e vitrines para objetos;
– Segurança das peças e das pessoas.

Com isso tudo em mãos, já é possível começar a visualizar a exposição como um todo. A partir daí, itens como de que forma será feita a disposição das obras, o que será necessário, qual será a sequência das obras, onde ficarão as atividades e como ficará o cronograma de atividades já estarão definidos (ufa!).

Até detalhes como cores e luzes poderão ser pensados se o planejamento for bem-feito e bem-executado em menos tempo e com mais eficiência.

3. Quais os seus principais objetivos?

Em sua maioria, as exposições visam a informar e construir conhecimentos de forma didática e apropriada para, pelo menos, a maior parte de seu público. Além disso, elas também procuram satisfazê-lo emocional e culturalmente, despertando o seu interesse por novas experiências e dados na área representada.

Outro objetivo de uma exposição pode ser atrair visitantes e/ou turistas para a cidade em que está sendo realizada, bem como proporcionar a geração de networking entre os interessados pelo tema abordado pelo evento.

4. Tipos e durações das exposições

Você sabia que nem só de artes vivem as exposições? Existem exposições voltadas para diversos temas e públicos, como as temáticas e as retrospectivas de um certo período temporal. Além disso, também há variações de duração entre as exposições. Reunimos alguns tipos abaixo:

– Exposição temática: tem por objetivo apresentar e destacar um tema específico. Ex: uma exposição sobre futebol, carnaval, aviões etc.;

– Comemorativa: destaca um feito, uma data ou algum personagem que tenha tido relevância histórica ou cultural;

• Cronológica: destaca uma época ou momento contando o passar do tempo, destacando a cronologia dos acontecimentos;

• Histórica: são apresentados aspectos de um período e/ou períodos históricos determinados;

• Retrospectiva: apresenta etapas de algum autor ou criador. São selecionadas as obras mais expressivas e polêmicas ou as obras mais representativas. Pode expor também a retrospectiva de fatos em determinado período de tempo;

• Exposição individual: onde se apresenta um único artista;

• Coletiva: realizada com um grupo de artistas ou onde se apresenta uma tendência estética ou um período artístico;

• Itinerante: projetada para ser transportada de um lugar para outro.

Em relação ao período de duração, as exposições podem ser classificadas como:

• Permanente: feita para ficar à mostra sem grandes modificações por períodos longos de tempo;
• Temporária: é exibida por um período limitado de tempo.

São várias as definições de exposições, todas com um mesmo intuito: ocupar mentes que desejam saber mais.

 

Você tem mais alguma dica preciosa na hora de produzir exposições? Se sim, divida conosco nos comentários!