Checklist: 5 dicas para um pós-evento bem sucedido

Trabalhar o pós-evento é tão importante quanto o evento em si para manter uma boa relação com o seu público.

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O que você acha de opinar sobre um evento do qual você participou e ver suas sugestões acontecendo na próxima edição? Agora, passamos a bola para você, organizador: que tal poder receber o feedback do seu público sobre um evento que você organizou? Tabalhoso? Desnecessário? De forma alguma!

Executar algumas atividades essenciais no pós-evento e estabelecer uma comunicação eficiente com os participantes é tão importante quanto ter uma boa estrutura ou uma programação atrativa enquanto o evento ainda está acontecendo. O produtor deve saber que o evento não acaba quando as luzes se apagam. Para alguns, é apenas o início de uma nova etapa de trabalho na produção do evento.

Pensando nisso, elaboramos uma lista que mostra o que deve ser levado em conta para ter um pós-evento bem feito, com garantia de satisfação para todos os envolvidos: produtores, equipe, convidados e frequentadores:

1. De olho nos números

É primordial ter uma planilha detalhada com as atividades que ainda precisam ser feitas ao término do evento, para evitar esquecimentos. Isso garantirá um pouco de tranquilidade para o produtor e sua equipe.

Exemplos de tarefas que nunca podem ser esquecidas são:

  • Levantamento de gastos e lucros
  • Emissão e recebimento de Notas Fiscais
  • Prestação de contas
  • Monitorar resultados

Uma boa ideia, que já citamos anteriormente quando falamos sobre como montar uma equipe para trabalhar ao seu lado, é marcar um encontro com o seu time alguns dias após o evento.

Essa prática pode ser uma boa forma de analisar erros e acertos e de fortalecer relacionamentos com os profissionais que o ajudam a organizar o evento. Pense com carinho nessa dica!

2. Conferindo o espaço

Fazer uma inspeção no local do evento também é importante para garantir o bom estado do lugar e, em caso de danos, programar-se com antecedência para possíveis reparos.

Elenque tudo o que precisará ser devolvido aos fornecedores e o que precisará ser reposto ao espaço onde o evento ocorreu. Observe o que está previsto no contrato de locação para evitar mal-entendidos e problemas futuros.

3. Conheça seu público

Os números não mentem e podem ser um ótimo guia para a organização de próximas edições ou outros eventos futuros. Observe cautelosamente a quantidade e o perfil dos participantes.

Uma ideia interessante é pedir que os participantes respondam a algumas perguntas como idade, sexo, escolaridade e preferências no ato de compra ou nos pontos de venda de ingressos.

Ao delimitar o público-alvo, fica mais fácil analisar se as estratégias de produção e comunicação foram eficazes na hora de atrair os frequentadores. Isso pode ajudar bastante a fazer os relatórios de fechamento de produção!

Dica: Se você está utilizando o Eventick para a venda de ingressos, na aba Formulário você pode personalizar o formulário de inscrição para o seu evento.

4. Deixe o seu evento mais participativo

Criar álbuns de fotos e/ou vídeos é uma boa iniciativa para atrair seguidores. Outra possibilidade é divulgar o e-mail para contato com a produção na página no Facebook, no site ou nos materiais impressos (se for o caso).

A criação de hashtags no Twitter ou Instagram do evento também funciona. A abertura de um ou mais canais de comunicação com o público é fundamental para receber elogios, críticas e sugestões. A utilização de hashtags será uma “mão na roda” para fazer o monitoramento que falamos no ponto 3.

5. Corrija seus erros!

Lembre-se dos feedbacks que recebeu e não repita as falhas novamente. Dessa forma, você sairá como um produtor responsável e não como alguém desconectado com o seu público.

 

Que outras dicas você tem para um pós evento bem-executado e satisfatório para todos os envolvidos? Divida conosco nos comentários!