Planilha para organização de eventos

Aquela mãozinha que você precisava para deixar o seu evento mais organizado!

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Algumas pessoas têm talento, TOC ou a iluminação natural para manter suas coisas sempre organizadas. Uma dádiva que, infelizmente, não apareceu para a maioria das pessoas.

Se você não é um desses, a boa notícia é que: não é o fim do mundo e você não está fadado a uma vida inteira de caos. Há vários materiais, aplicativos etc. que podem te dar uma mãozinha. E especificamente para você, que deve (ou quer) ser um organizador de eventos, nós estamos aqui para ajudar!

Criamos uma Planilha para Organização de Eventos que você pode baixar gratuitamente aqui.

A planilha é dividida em 5 seções, cada uma com o objetivo de organizar uma parte do seu evento.

  1. Capa: Não tão necessária, mas legal de ter principalmente se precisar imprimir)
  2. Organização: É sempre importante manter atualizado os contatos e funções do Time organizador. Durante a organização, é normal que as pessoas já tenham os telefones, whatsapp etc do resto do time. Mas também é muito normal faltar aquele telefone secundário que você esqueceu de anotar na hora de uma urgência. Como o seguro morreu de velho, não custa nada deixar tudo atualizado e vai te salvar no aperto.
  3. Patrocinadores: Poucos são os eventos que conseguem sobreviver sem patrocínio e o relacionamento com os patrocinadores precisa ser sempre bem feito e com uma dose extra de delicadeza. Por isso, é imprescindível que as pessoas responsáveis estejam extremamente articuladas e organizadas para não correr o risco de alguém falar o que não podia ou de ser inoportuno com quem está trazendo dinheiro para o evento. Essa seção da planilha de eventos serve para garantir que isso não saia do controle.
  4. (e 5) Pessoal – Financeiro e Financeiro: Optamos por separar a gestão financeira em duas folhas separadas para facilitar a visualização. Em Pessoal – Financeiro você irá colocar os custos com o Staff Base (aquelas pessoas que trabalharão fixas para evento) e prestadores de serviço contratados. Como a equipe de um evento pode crescer bastante e é um custo geralmente alto que pode ser bem detalhado, ele merece uma seção só para ele. Em Financeiro, ficam todas as outras despesas categorizadas e receitas. Nessa seção, você poderá acompanhar se o evento está dando certo ou o quanto falta para chegar no azul.

Como você sabe, todo evento é diferente então é super normal querer fazer algumas alterações na planilha. Em eventos mais simples, talvez ela seja até um “canhão para matar uma formiga”. De toda forma, é sempre bom ter um template como esses para começar os trabalhos com tudo em seu lugar.

Baixe aqui a Planilha para Eventos e nunca mais se perca na organização de seus próximos eventos.

Dica extra: faça o upload dessa planilha para um ambiente colaborativo como o Google Drive. Dessa forma, pessoas chave da Organização também podem acessar a planilha de eventos e ajudar a editá-la, sem que o trabalho fique centralizado em uma só pessoa ou que a equipe tenha que ficar trocando arquivos de Excel por e-mail com várias versões (o que sempre dá errado!).

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