Dicas de Experts para organizar uma Festa de Fim de Ano

A época de confraternizar, fazer planos e resolução merece uma atenção toda especial, não é?

eventick - evento de fim-de-ano réveillon

Mal chegamos a outubro e aquele pensamento já surge: onde e como serão as nossas festas de fim de ano? Seja para comemorar uma conquista, reencontrar os amigos e/ou a família ou até mesmo para ter aquele merecido descanso, é nessa hora que muita gente já começa a se mexer para fazer de dezembro um dos meses mais legais do ano.

Pode se preparar para as confraternizações – ou confras, para os íntimos – e, claro, para a noite de réveillon. Sim, cada um desses eventos tem suas próprias características, mas o que todos eles devem ter em comum? Já diz o ditado: “dê às pessoas o que elas procuram e elas virão”. Mas o que, de fato, o público quer em um evento? Música legal, drinks incríveis e boa comida. Todo o resto é consequência.

Parece fácil, mas nós sabemos que a estrada é longa até que tudo esteja perfeito no grande dia. Por isso, dividimos as festas de fim de ano em categorias para facilitar o seu trabalho e ir direto ao que realmente interessa para produzir um ou outro tipo de evento.

Aqui vão algumas dicas para organizar uma festa de fim de ano daquelas para ficar na memória:

1. Confraternização da empresa

Que tal “pensar fora da caixa” e elaborar uma confra original com os colegas de trabalho? Ninguém quer participar de mais uma confraternização igual a todas as outras. Uma boa ideia é procurar um local ou uma programação inusitada para entreter os participantes. Lembre-se: a palavra-chave aqui é engajamento!

Passar um dia inteiro em um hotel fora da cidade ou colocar os membros do time para participar de atividades completamente diferentes daquelas praticadas no dia a dia pode ser uma boa ideia. Crie um clima de expectativa e, se possível, não deixe os seus convidados saberem onde e como será a celebração até a hora de começar. A revelação da surpresa pode modificar totalmente a experiência deles.

Decidida a proposta da confra, surge outro ponto importante: acompanhantes serão permitidos? É preciso definir com antecedência para planejar os detalhes, os gastos e, se for o caso, calcular as quantidades do que será disponibilizado, como alimentos e bebidas, por exemplo.

Para a parte de alimentação, considere a possibilidade de contratar um bom serviço de buffet. É uma ideia prática e que acaba facilitando bastante o trabalho criação e produção dos pratos a serem servidos.

Segundo o Ben Hindman, em média, uma pessoa bebe dois drinks na primeira hora do evento e mais um drink por cada hora seguinte. Claro que essas quantidades podem variar, mas com esse número já dá para fazer uma estimativa do que você deverá disponibilizar para o evento.

Para que todos sejam contemplados, você pode consultar os seus colegas sobre suas preferências alcoólicas e sobre quantos deles preferem bebidas sem álcool. O ideal é disponibilizar pelo menos duas opções alcoólicas e, como cerveja e whisky, por exemplo, e três não alcoólicas como água, refrigerante e suco.

Seguem algumas estimativas médias de bebidas alcoólicas por convidados:

– Cerveja: 60 garrafas para cada 25 convidados

– Whisky: 3 garrafas para cada 25 convidados

– Vinho: 9 garrafas para cada 25 convidados.

Importante! Apesar de sua estimativa prévia, abasteça o bar com mais garrafas do que o esperado, para o caso de convidar parceiros ou fornecedores e/ou a festa durar mais do que o previsto.

2. Confraternização da turma

Se na organização da confra do escritório, por mais informal que seja, você ainda tem que manter a linha, aqui a ideia é oposta. Entre amigos, a proposta é se divertir e fortalecer as conexões e os relacionamentos entre as pessoas.

Escolha o lugar e a data com bastante antecedência, para que todos possam se programar a tempo. Nesse tipo de evento, menos é mais: o que mais interessa são as pessoas envolvidas e como elas vão aproveitar aquela experiência. Mais uma vez: engajamento, engajamento, engajamento.

Para deixar o evento mais intimista, a melhor alternativa é fazê-lo na casa de algum participante. Em geral, sábados à noite e domingos na hora do almoço são horários complicados, especialmente se o evento for realizado em algum bar ou restaurante, portanto é melhor evitá-los.

É nessa hora que o planejamento entra em cena: quais serão os alimentos e bebidas que serão servidos? Como aproveitar bem o espaço? Como vai ser a decoração?

Em uma festa em casa, também segundo o Ben Hindman, geralmente calculamos uma média de três a quatro copos por pessoa. Aqui é importante ser (bem) honesto: você e seus amigos pretendem beber mais do que isso? Se sim, coloque tudo na ponta do lápis pra evitar surpresas desagradáveis. Não se esqueça dos itens não alcoólicos, que também não podem ficar de fora de jeito nenhum.

Em relação às comidas, primeiramente, você deve definir se haverá uma refeição principal – almoço ou jantar – ou se é mais interessante servir uma variedade maior de petiscos, o que é mais comum em eventos menores. Vamos às quantidades:

– 6 aperitivos por pessoa por hora

– Sanduíches: 1,5 por pessoa

– Acompanhamentos: 1,5 copos

No quesito decoração, deixe a criatividade fluir. Se o espaço for pequeno, experimente retirar as cadeiras. As pessoas gostam de interagir e se movimentar pelo ambiente. E as pessoas – a maioria delas, pelo menos – gostam de dançar. Conclusão? Aumentar o espaço de circulação só trará ganhos para a festa. Simples assim.

Invista em itens baratos que podem fazer a diferença como luzes – até mesmo luzes de natal utilizadas de forma criativa -, fotos dos amigos e bandejas de comes e bebes distribuídas por locais inusitados. Reserve um espaço especial para a pista de dança e lembre-se de colocar um minibar ao lado dela. Acredite: tudo se desenrola a partir daí.

3. Réveillon

Chegou a hora por que todos esperavam: o momento de celebrar o que passou e receber o que está chegando. O mais legal das comemorações de réveillon é que existe um grande leque de opções para atender a cada tipo de público. Em comum, elas têm o desejo de criar experiências inesquecíveis para os participantes. E como se faz isso?

Você tem que dar às pessoas uma boa razão para ir ao seu evento. Segundo o produtor Pedro Toscano, as festas de réveillon mobilizam a esperança, as perspectivas de um novo começo para as pessoas e, por isso, devem satisfazer as expectativas do público. Ele acredita que a chave para uma experiência positiva é a qualidade do serviço oferecido aos participantes em todas as áreas do evento, devendo estar presente nos serviços de bar, alimentação, infraestrutura e banheiros.

Neto Feitosa, produtor da festa Celebration, também concorda: “não tem crise para evento bom e bem-feito”. Segundo ele, o principal ingrediente para uma festa de réveillon inesquecível é “surpreender o público e entregar um evento ainda melhor do que o prometido”.

Para promover o evento, quanto mais se falar sobre ele, melhor. Invista (bastante!) em comunicação, unindo assessoria de imprensa e um trabalho eficiente nas redes sociais. De acordo com uma pesquisa feita pelo Events University, 47% da venda dos tickets dos eventos pesquisados por eles foram diretamente influenciados por comentários feitos no Facebook, o que nos leva à conclusão de que as pessoas são muito influenciadas pelos seus amigos e grupos de convivência.

Além de criar perfis do evento nas redes sociais, certifique-se de atualizar frequentemente o conteúdo das páginas com fotos, textos e vídeos, para investir na interatividade e no engajamento do seu público-alvo. Acredite: poucas coisas são mais poderosas do que o famoso boca a boca.