Organizar eventos – O que você precisa para botar a mão na massa

Claro que o assunto é extremamente amplo e não existe uma bala de prata. Mas com um bom planejamento e uma boa equipe, as chances de seu evento dar certo aumentam enormemente. Veja algumas dicas!

organizando eventos

Já é uma verdade absoluta entre os produtores: o sucesso de congressos, shows, seminários, festas e de todos os tipos de eventos está sempre ligado ao planejamento.

A equação é simples: organizar eficientemente e com antecedência aumenta absurdamente as chances de agradar o seu público, obter reconhecimento e, claro, lucrar ao organizar eventos.

Falando assim, parece fácil, mas sabemos que a estrada é longa e exige tempo, esforço e trabalho em equipe. A habilidade na administração desses itens e a criatividade do organizador vão definir o tipo, o estilo e as possibilidades de cada evento.

Sem dúvida, a produção de eventos é um dos maiores exemplos de como aliar (muito) trabalho, diversão, aprendizado, informação e contatos. Ao final de tudo, o resultado é recompensador e a maioria dos produtores atesta: apesar do estresse, a experiência vale a pena!

Elaboramos um passo a passo com algumas dicas preciosas para te dar aquela força na hora de elaborar, organizar e colocar um evento em execução. Está pronto?

1. Planeje, planeje, planeje

Um planejamento bem-feito está no topo da lista das práticas para um evento dar certo. Tudo, tudo mesmo, se desenrolará a partir dele. Em termos conceituais, a palavra refere-se a determinar previamente todas os materiais e ações que serão gastos para realizar qualquer tipo específico de evento em um ciclo simples de planejar -> executar -> checar -> avaliar, popularmente conhecido no mundo do marketing como PDCA (plan, do, check and act).

E o que deve estar presente em um planejamento eficiente de um evento? Primeiramente, elabore um checklist dividindo o seu evento em categorias como perfil/tema, lugar, data, comes e bebes, fornecedores, decoração e objetivos, por exemplo. Dentro de cada uma delas, elenque os subitens em ordem de importância – isso facilita a visualização do que realmente tem de ser feito – e estabeleça os prazos para cumprir cada tarefa.

Antes de se desesperar com tanto a fazer em pouco tempo, nós já te daremos uma dica: você precisará de uma equipe para trabalhar ao seu lado. Já falamos anteriormente sobre como montar um bom time de colaboradores aqui, então mãos à obra para cercar-se de gente boa para dividir as atribuições com você para que tudo funcione superbem. Algumas pessoas preferem trabalhar sozinhas, mas optar por esse caminho ao organizar um evento é arriscado, inclusive para sua saúde mental.

Não se esqueça! O plano de ação do seu evento será a sua bússola durante todas as etapas do processo, portanto esteja sempre com ele à mão – se possível, deixe-o acessível no seu computador, impresso e no seu celular/tablet – e consulte-o quando for necessário, para evitar esquecimentos e para manter-se fiel aos objetivos traçados na pré-produção. Isso ajuda bastante!

2. Elabore um orçamento

Não se pode falar em produzir um evento e não pensar nos custos. Faça uma planilha com o valor total a ser gasto e o quanto deverá ser empregado em cada uma das categorias. De acordo com suas prioridades e com as características do evento, é possível economizar em um segmento para investir mais em outro.

Lembre-se de considerar o valor a ser arrecadado com a venda dos ingressos como um acréscimo importante na hora de custear tudo o que é necessário para pôr o evento em prática. O montante recebido na porta do evento, além de contar como lucro, obviamente, também poderá ser utilizado para custear eventuais reparos que se façam necessários ao fim do evento.

Um ponto que pode impactar positivamente no seu orçamento é a negociação de patrocínios e/ou parcerias. Isso é muito vantajoso para que você economize tendo o serviço ou produto em troca de divulgação da marca, por exemplo. Prepare uma boa proposta e faça contatos com empresas que possam se beneficiar com a realização/divulgação de um evento como o seu. Você sentirá o resultado positivo diretamente no bolso!

Nesse artigo, nós damos várias dicas sobre como levantar patrocínio para o seu evento.

Além disso tudo, não se esqueça de destinar uma verba para gastos imprevistos, garantindo que eventuais problemas sejam solucionados em tempo hábil e não atrapalhem o desenrolar do evento.

3. Faça uma boa pesquisa de preços e fornecedores

Obter um bom custo-benefício é essencial na hora de produzir um evento. Procure em sites especializados o feedback de outros usuários ou busque indicação de amigos sobre diversos elementos da festa, como onde comprar comidas e bebidas por preços mais em conta ou onde encontrar elementos de decoração, banda ou DJ que combinem com o perfil do seu evento.

É importante escolher fornecedores estabelecidos no mercado, confiáveis e que possuam experiência no que fazem. Uma pesquisa bem-feita é super aconselhável.

Além do valor, observe a rapidez, credibilidade e a qualidade dos produtos e/ou serviços que você precisará contratar. Feito isso, é hora de verificar se os escolhidos estão de acordo com o orçamento. Coloque na planilha o valor de cada item para deixar tudo mais organizado e evitar surpresas desagradáveis.

Baixe aqui uma planilha para organização de eventos que vai te ajudar a dar o pontapé inicial!

4. Fique de olho no número de participantes

Na hora de planejar os investimentos em um evento, o número de convidados é um dos fatores de maior importância. Mais pessoas implicam a necessidade de mais alimentos e bebidas, mais espaço e mais profissionais trabalhando no evento.

Além disso, é importante lembrar, também, que muitas pessoas levam acompanhantes para o evento, o que deve ser considerado na hora de calcular o valor dos mantimentos, das mesas e cadeiras e a eficiência dos serviços como check-in na entrada do evento e manutenção da limpeza das instalações e dos banheiros.

5. Escolha bem o lugar

A definição do local do evento é um fator importantíssimo. Se você for alugar o espaço, encontre e reserve com o máximo de antecedência possível, verificando, inclusive, a possibilidade de parcelar o valor nos meses antes do evento ou obter algum tipo de desconto se pagar à vista.

Se preferir economizar, uma boa ideia é fazer a festa em algum salão de festas ou casa particular, mas lembre-se de observar bem, tirar fotos e analisar com bastante atenção todo o lugar antes de bater o martelo.

Após definir o espaço onde o evento será realizado, devem ser levados em conta elementos como a decoração, os lugares onde serão colocadas mesas e cadeiras, o local onde a banda ou DJ e os equipamentos de som (se houver) ficarão, assim como o armazenamento das comidas e bebidas.

Entendeu por que você deve encarar o planejamento do evento como o seu melhor amigo? Deixar um desses itens escapar pode ser o fim do seu evento. Imagina deixar, por exemplo, o DJ em um canto apertado sem energia? Com o olho no seu planejamento, vá analisando se o espaço atende a todas ou pelo menos à maior parte de suas necessidades!

6. Crie listas de atividades

Com receio de ficar perdido em meio a tantos detalhes? Crie um ou mais checklists de tudo o que precisa ser feito. Se você tiver algum sócio, parceiro ou membros da sua equipe que ajudarão na gestão do evento, delegue as tarefas com antecedência para que cada um consiga executar tudo a tempo.

Compartilhe as suas planilhas e anotações com essas pessoas ou grupos por meio de aplicativos como o Evernote ou Anasa, que já citamos anteriormente em nosso blog. Com ele, você pode criar listas, tabelas, catalogar referências, imagens e tudo o que for relativo ao seu evento, bem como compartilhar tudo isso em tempo real com quem faz parte do seu time.

7. Alvará de funcionamento e autorização prévia: fique de olho!

Apesar de muitas vezes ser deixado de lado por alguns produtores, o seguro morreu de velho e você não deve deixar esse item fora do planejamento. Verifique junto à administração do espaço escolhido se ele tem licença para funcionar e se suas instalações estão de acordo com o exigido. Várias tragédias já aconteceram em eventos e devemos fazer todo o possível para evitá-las.

Mesmo um evento privado, dependendo de como foi planejado, precisa de autorização para acontecer. Então, informe-se e não deixe para a última hora a solicitação de liberações, se esse for o caso. Elas podem levar bastante tempo para ficar prontas. Não se arrisque!

8. Mais do que 15 minutos de fama: invista na divulgação do seu evento

Não é preciso nem dizer, mas vamos reforçar aqui: não deixe a divulgação em segundo plano. As pessoa não vão simplesmentes descobrir o seu evento aleatoriamente. Como você já definiu o estilo e o público-alvo do seu evento na fase de planejamento (espero!), você poderá optar partir para um plano de divulgação que leve em conta tanto estratégias de divulgação online ou quanto material visual offline. Aliar as duas plataformas geralmente é a melhor alternativa, adotada pela maioria dos organizadores de eventos.

Você pode utilizar as redes sociais – alta visibilidade, alcance e possibilidade de direcionar os seus esforços para determinada fatia de mercado -, e-mail marketing – envio rápido, direto e com foco em quem se interessa pelo seu tipo de evento -, ou pode divulgar em plataformas de venda de ingressos online, como o Eventick. Ao utilizar essas ferramentas, você economiza tempo, dinheiro e recursos e atinge em cheio quem você pretende atingir, com apenas alguns cliques.

Para garantir o sucesso nessa missão, você pode contratar empresas especializadas no ramo, como assessorias de comunicação e prometeres para fazer a divulgação diretamente junto aos possíveis participantes.

 

Claro que o assunto é extremamente amplo e não existe uma bala de prata. Mas com um bom planejamento e uma boa equipe, as chances de seu evento dar certo aumentam enormemente. Você tem mais alguma dica fundamental para organizar eventos? Compartilhe conosco!