Como montar uma boa equipe para trabalhar no seu evento

São produtores, seguranças, músicos, DJs, equipe da cozinha, decoradores, concierges…. WOW!

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Um evento de sucesso é feito a várias mãos e uma boa equipe é um grande combustível para atingir esse objetivo. São produtores, seguranças, músicos/DJs, equipe da cozinha, decoradores e muitos outros profissionais que trabalham para que tudo saia perfeito no grande dia.

Além de contribuírem para deixar tudo funcionando bem nos bastidores, algumas dessas pessoas são responsáveis por cativar o seu público e deixá-lo satisfeito. Como se não bastasse, contar com aquela ajuda especial também deixará você menos estressado e com mais tempo livre para trabalhar em outros detalhes do evento, garantindo um resultado final ainda melhor.

Um trabalho bem feito nesse sentido eleva o nível do evento, garante um bom feedback e ainda consolida a participação nos próximas edições feitas pelos mesmos organizadores.

Confira algumas dicas para contar com uma equipe bem entrosada e eficiente ao seu lado:

1. Defina as características do seu evento

Antes de iniciar as contratações, analise o perfil e o tamanho do público que pretende atingir e qual será a proposta do seu evento. Essas informações vão te ajudar a determinar quantas pessoas deverá contratar, assim como as qualificações e nível de experiência que elas precisarão ter.

Vai organizar um seminário? Palestrantes, uma equipe de credenciamento e cerimonial são apenas alguns deles. O seu evento é uma festa de casamento? Um bom serviço de bufê, uma equipe de decoração competente, experiente e que seja capaz de traduzir o estilo e a mensagem do evento são imprescindíveis.

2. Reúna indicações de parceiros e amigos

Um trabalho bem-feito é uma melhor vitrine possível para um profissional. Contate colegas que já contrataram serviços em cada área de que você vai precisar e reúna nomes, recomendações e contatos dos candidatos.

Consultar colegas que já produziram eventos similares ao seu também pode te dar ótimas referências de profissionais. Peça portfólios, orçamentos e o máximo de informações que você puder obter antes de contratar. Informações como qualidade, credenciais, valores e pontualidade dos profissionais e/ou empresas para adequar às necessidades do seu evento.

Parafraseando Tom Jobim e adequando à organização de eventos, “é impossível organizar um evento sozinho”, logo investir na contratação de um bom time para atuar ao seu lado é importantíssimo para o sucesso do seu trabalho.

3. Conheça bem a equipe contratada

Após definir quem trabalhará com você, é fundamental estabelecer um bom relacionamento entre os membros do time, integrando a equipe e deixando cada um ciente das funções individuais e de cada grupo (se houver esse tipo de divisão) na organização do evento.

Você sabia que existem aplicativos que podem ajudá-lo a manter uma comunicação eficiente e em tempo real com todo o time que faz parte do seu evento? O Asana, do qual já falamos aqui, é uma ferramenta superútil para a comunicação entre a equipe de produção do evento, podendo ser usado no computador e nas plataformas iOS e Android.

Alguma tarefa não foi cumprida no prazo ou surgiu uma demanda de última hora? Você já saberá com quem falar para solucionar o problema. Um staff habilidoso trabalha bem em grupo e está preparado para resolver imprevistos e assegurar o bom andamento do evento do começo até o fim.

4. Previna-se e treine bem sua equipe contra imprevistos

Montar uma boa equipe para o seu evento também requer prepará-los para lidar com possíveis contratempos e dúvidas do público durante o evento. O que deverá ser feito em caso de atrasos? O evento tem estrutura para dias chuvosos? Há serviços de transporte público ou táxi próximos ao evento? Onde os comes e bebes serão armazenados? Para quem ligar se houver algum problema?

Tudo isso são questões que devem ser respondidas o mais rápido possível, para garantir o sucesso de uma celebração. Uma boa ideia é preparar uma lista com algumas perguntas e respostas e distribuir entre todos os seus colaboradores antes do evento.

Manter-se acessível ao seu público e à sua equipe e checar tudo antes do início da celebração também são práticas superimportantes.

5. Registre tudo em contratos

Colocar no papel os direitos e deveres do profissional e/ou empresa contratados e de quem os contrata é muito importante para garantir que tudo esteja ok no dia do seu evento, além de proteger ambas as partes em caso de irregularidades ou de não cumprimento do estabelecido na hora da contratação.

Detalhe, também, quais os serviços contratados e por quanto tempo eles serão executados, assim como o eventual uso de material/equipamentos do próprio profissional no desempenho da tarefa. Inclua o máximo possível de detalhes nessa operação.

6. O seu evento é beneficente ou o orçamento está curto? Invista nos voluntários!

Identificada a demanda do seu evento – em que área você precisa de mais ajuda? Na cozinha, no transporte/montagem da estrutura, no credenciamento de participantes ou em outra? -, é hora de divulgar as oportunidades entre amigos e parceiros e em suas redes sociais – o resultado será bem rápido, você vai ver. Quanto mais detalhes você der sobre a oferta de trabalho para os voluntários, melhor.

Entreviste os candidatos pessoalmente e explique passo a passo as tarefas que devem ser desempenhadas. Consulte a disponibilidade de horário de cada um deles e estabeleça, se for necessário, um regime de turnos para organizar as atividades.

Corroborando o que dissemos acima, construir um relacionamento entre a organização e o time que fará parte da organização do evento é essencial para o bom andamento e o sucesso dele ao final de tudo. Além disso, ainda cria vínculos para possíveis trabalhos futuros em parceria!

7. Estimule novas parcerias com seus colaboradores

Que produtor não fica feliz quando estabelece um boa rede de contatos para eventos futuros? “Várias cabeças pensam melhor do que uma” e ser bem-relacionado pode facilitar bastante o trabalho do produtor na hora de organizar um evento.

Que tal – depois de todo o estresse e toda a dedicação de sua equipe – organizar uma espécie de gincana na semana seguinte ao evento? Vale sorteio ou competições por brindes ou outros prêmios, como ingressos para eventos posteriores ou um fim de semana na praia.

Além de prestigiar o seu time – seja de profissionais contratados, ou seja de voluntários -, esse encontro pós-evento será uma ótima oportunidade de reunir novamente os colaboradores e discutir sobre os prós e contras da experiência e sobre o que pode ser modificado nos próximos trabalhos em conjunto.

Nada como um bom feedback de seus parceiros para corrigir erros e ser mais eficiente!

 

Você tem outras dicas para montar uma boa equipe para trabalhar ao seu lado na organização de eventos? Voluntarie-se e compartilhe conosco nos comentários!