Como evitar filas nos seus eventos

A entrada do evento é o primeiro contato tête-à-tête com o público, então planejar-se bem é uma atitude fantástica e respeitosa com benefícios para a imagem da produção e para o bem estar dos participantes.

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É inquestionável: ninguém gosta de filas. Os costumes nos ensinaram a conviver com esse inconveniente, mas não há ser humano que encontre prazer em ficar em pé por horas à espera de entrar em um evento. Felizmente, ela são evitáveis (ou minimizáveis), e todo organizador pode se precaver para evitá-las em seus eventos. A entrada do evento é o primeiro contato tête-à-tête com o público, então planejar-se bem é uma atitude fantástica e respeitosa com benefícios para a imagem da produção e para o bem estar dos participantes.
As consequências vêm em diversos sabores, desde filas que circundam quarteirões à liberação do credenciamento para os participantes não perderem a programação. Para evitar essas situações, aqui vão algumas dicas práticas para quem realizou vendas de ingressos ou inscrições online.

1. Estrutura

Se seu evento também tiver inscrições offline, crie uma entrada única para quem comprou seus ingressos online. As pessoas que antecipam seu ingresso esperam ter comodidade e um tratamento diferenciado.

2. Método

É muito comum que as pessoas cheguem no evento e tenham que trocar o ingresso em um guichê separado para então entrar e às vezes não dá pra fazer de outro jeito e é importante tomar precauções para tornar a recepção do participante a melhor possível.
– Lembre-se de deixar uma caixa próxima para jogar os papéis/vouchers dos participantes.
– Se o participante for receber algo na entrada (brinde, camisa, kit etc), é importante que a entrega seja feita por outra pessoa, para evitar um gargalo na entrada: uma pessoa faz o check-in do participante e a próxima cuida do resto.
Ganha pontos extra se houver uma entrada expressa, onde não há a necessidade de o participante retirar o ingresso em um guichê e, depois, ir para a entrada do evento. Além de reduzir o número de filas pela metade, geralmente é muito mais ágil.

3. Tecnologia

Verifique se há a possibilidade de utilizar tecnologias que agilizem o credenciamento. Listas em papel nem sempre são uma boa opção pois, com uma lista muito extensa, a busca por nomes pode demorar e o manuseio não é fácil. No caso do Eventick, você pode utilizar o Web Checkin (que funciona em navegadores comuns) e o aplicativo Checkin Eventick para Android. Ambos funcionam offline e vão agilizar e facilitar bastante a entrada do seu evento.

4. Vá para a ponta do lápis

Há três variáveis a se considerar para estimar o tamanho da equipe que vai trabalhar na entrada/credenciamento:
– Quantidade de pessoas inscritas online;
– Intervalo estimado de chegada da maioria dos participantes. Aqui conta o feeling e a experiência com eventos passados, mas é possível ter uma estimativa razoável com base no conhecimento do público e mercado. Por exemplo: “acredito que 80% do público chegará entre 22h30 e 00h”.
– Tempo para o credenciamento de uma pessoa. Para determinar esse tempo, é fácil fazer uma simulação simples. O interessante é que essa simulação seja feita in loco, pois muitas vezes o local do credenciamento tem características que podem influenciar o tempo de troca. Se não for possível fazer uma simulação, estime. Uma estimativa razoável é: “Se eu utilizar um aplicativo para escanear o voucher e, em seguida, entregar um ingresso, o checkin de uma única pessoa deve demorar em média 10 segundos”.
Detalhe importante: se o participante tiver que apresentar sua identidade, lembre-se de considerar que vários chegarão na frente do guichê para, só então, tirar sua identidade da carteira ou bolsa. Então, se possível, destaque uma pessoa da produção para alertar aos participantes na fila para terem seus documentos em mão.
Com esses dados em mãos e uma matemática simples, pode-se calcular o tamanho da equipe de credenciamento ideal para seu evento.
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5. Sinalização

Para você, o layout do espaço faz todo o sentido, mas o mais normal é as pessoas adotarem um comportamento de manada e, ao chegarem no evento, se enfiarem atrás da primeira fila que encontram. Para evitar pessoas perdidas adicionando caos à entrada do evento, assegure-se de planejar uma sinalização direta e visível. Se o evento for à noite, lembre-se de posicioná-la em locais iluminados.

6. Backup

Mesmo que tudo esteja um brinco na véspera, a Lei de Murphy ainda é aplicável: a internet cai, o computador trava, alguém se atrasa e é nesses dias que os participantes terão dormido mal e acordado com o pé esquerdo. Então, sempre tenha um plano B para salvar a sua pele. Alguns pontos sempre úteis são:
– Imprimir uma lista de participantes em papel;
– Ter à mão um modem 3G (daqueles que plugam no USB);
– Carregadores de bateria;
– Lanterna pequena (sim, a entrada/bilheteria pode ser num lugar sem iluminação);
– Papel e canetas hidrográficas (no caso de precisar improvisar uma sinalização).
Com atenção nesses pontos, as chances de criar uma entrada eficiente e confortável para o seu evento aumentam bastante.

Se você tem outras dicas, por favor compartilhe conosco em prol de um mundo melhor sem filas!

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