Tecnologia na organização de eventos

Saiba as novas tecnologias que estão sendo usadas, aliadas à força comunicativa dos eventos, para gerar os melhores resultados!

eventick - eventos de tecnologia

Eventos mais democráticos, organizadores e participantes mais realizados. Produzir e difundir conteúdo em tempo real e ser capaz de atingir pessoas em qualquer lugar do mundo sem gerar poluição sonora ou visual são apenas algumas das vantagens da utilização da tecnologia na organização de eventos.

Aliar as novas ferramentas tecnológicas – que, para nossa alegria, evoluem diariamente – à força comunicativa dos eventos ao vivo também tem gerado resultados muito expressivos.

Uma tendência para 2015 apontada pelo Event Manager Blog, são os chamados “eventos imersivos”, que têm como ideia principal oferecer aos participantes momentos/experiências inesquecíveis e mais duradouros do que os eventos “tradicionais”. Nesse ponto, a tecnologia pode ser de grande valia ao ajudar – e muito! – a proporcionar uma maior interatividade e trazer mais criatividade aos eventos.

E que ferramentas são essas que auxiliam diretamente os produtores e aproximam os participantes? Como muita gente diz, “hoje em dia há um aplicativo para tudo” e é isso pode ser ótimo para todos nós, frequentadores e organizadores de eventos.

Selecionamos alguns aplicativos, que podem fazer uma enorme diferença na hora de organizar um evento e de agregar valor à experiência do participante. Elencamos os aplicativos de acordo com a área do evento em que ele poderá ser utilizado, mas nada impede que você utilize o mesmo app em várias categorias da produção do evento. O resultado você confere na palma de sua mão. Vamos lá:

1. Planejamento

Nenhum evento sai do papel sem um bom planejamento, certo? Antes de entrar em desespero ao elencar todas as atividades que precisam ser feitas para organizar um evento, respire fundo e lembre-se do Evernote. O aplicativo, que pode ser acessado em iPhone, iPad, Mac, Android e Windows, é um verdadeiro hit da internet para quem pretende organizar suas atividades, anotações e demandas diárias.

Com ele, o usuário pode fazer anotações, criar listas, reunir referências em texto, imagem e vídeo, montar tabelas de orçamentos, tudo em só uma só plataforma. Além disso, os arquivos salvos no app também podem ser compartilhados com outras pessoas, como sócios ou parceiros na organização do evento.

Como se não bastasse, você ainda pode escolher quem tem acesso a cada informação, facilitando a delegação de tarefas e o acompanhamento dos processos.

Outro aplicativo incrível para o produtor de eventos é o Super Planner. O aplicativo custa USD 9,99 e oferece diversas ferramentas super úteis, como calculadoras de quantidade de pessoas por lugar, de comes e bebes e de funcionários a serem contratados para cada setor. Você pode usar esse app para ter o controle dos seus custos e para estar com todos os detalhes prontinhos para o grande dia.

Para facilitar ainda mais a sua vida, outra opção de app bem interessante é SimpleMind, que custa USD 5,99 e cria mapas mentais, uma maneira bem simples e visual de organizar ideias e tarefas. Acredite: quando você estiver organizando suas atividades, esses mapas mentais podem ser uma verdadeira mina de ouro, poupando tempo e ajudando você a ser mais eficiente e objetivo ao colocá-las em prática.

2. Patrocinadores

Todos nós sabemos que conseguir patrocinadores para um evento não é uma tarefa fácil. Exige bons contatos e muito jogo de cintura, além de objetividade e habilidade para criar uma proposta interessante para conquistar o investidor.

Agora quer a boa notícia? Já existe um aplicativo bem legal para te ajudar nessa missão. Estamos falando do Sponseasy, que cria propostas de patrocínio de forma rápida e prática. Basta que o produtor disponibilize informações úteis sobre o evento, como o público-alvo, os objetivos e onde entraria o apoio do patrocinador.

A proposta pode ser personalizada com imagens (se houver boas fotos de edições anteriores do evento, ótimo!), cores e efeitos. E o melhor: o app disponibiliza a proposta em um link, que os organizadores podem enviar para os possíveis patrocinadores.

Ele ainda está em fase beta – durante a qual seu uso está 100% gratuito -, mas mesmo assim pode ser muito útil e te ajudar a poupar tempo e dinheiro na produção do evento!

3. Criação de um app próprio para o seu evento

Usado por grandes nomes no mundo dos eventos como Lollapalooza e SXSW, o Eventbase é um aplicativo “self-service”, como ele mesmo se intitula, que pode ser usado para disponibilizar programação, mapas, fotos, vídeos e informações úteis sobre conferências, eventos corporativos e festivais.

O app tem uma ótima usabilidade, tanto para produtores – na hora de cadastrar os dados e enviar as informações sobre o evento – quanto para o público do evento, que o utilizará como um verdadeiro guia para eventuais consultas e buscas. Ele está disponível para as plataformas iOS, Android, Windows Phone e BlackBerry.

4. Durante o evento

Um grande sucesso entre os aficionados por reuniões de tecnologia, o SignMyPad Pro permite que se assine em documentos PDF no seu tablet ou smartphone. Imagine conseguir assinar contratos já em uma feira de negócios ou em um evento de networking sem precisar imprimir a papelada? Muito prático! O custo varia entre USD 0,99 a USD 3,99, de acordo com a versão escolhida.

Se o seu evento for um congresso ou uma palestra, você vai adorar o próximo app. Quem produz eventos desse tipo sabe o quanto a interação da plateia é importante para avaliar o sucesso e o impacto de cada palestra. Pensando nisso, foi criado o Catchbox, um microfone wireless colocado dentro de um case em formato de cubo colorido e acolchoado, perfeito para passar e até mesmo jogar(!) entre os participantes durante uma conferência, seminário ou palestra. É possível solicitar o Catchbox em várias cores e tamanhos, bem como optar por um microfone de maior ou menor alcance.

5. Pós-evento

Para o pós-evento, uma boa opção é o iSurvey, que te ajuda a aplicar uma pesquisa para conhecer a opinião dos participantes sobre uma palestra ou sobre o evento do qual acabaram de participar. É fácil de usar, prático e o melhor: é grátis. O SurveyMonkey também é um serviço de pesquisas que você pode gostar.

Outra ferramenta bem interessante e gratuita, o iLeads, armazena dados diversos como fotos, arquivos e textos, e gerencia os contatos que foram feitos durante o evento. Muito útil principalmente em eventos de networking para guardar anotações, números de telefone ou outros dados importantes durante o evento.

Viu como a tecnologia pode deixar a vida bem mais simples? Você conhece mais opções de tecnologias legais para os organizadores de eventos? Divida conosco nos comentários!