Eventos esportivos – Dicas para organizar

Paixão, espírito de equipe, torcida… independentemente de quem ganhe, o importante é que seu evento também seja vencedor.

eventick - evento esportivo

Quando se fala em esportes, pensamos logo em paixão, espírito de equipe e muita gente torcendo reunida, certo? Eventos esportivos atraem turistas, trazem grande visibilidade junto à mídia e aumentam a renda do local onde são realizados. Além disso, podem gerar benefícios a longo prazo em termos de estrutura, empregos e novos investimentos.

Porém, para que tudo funcione perfeitamente no dia D, é importante ter atenção aos detalhes. Escalamos um time de dicas para o seu evento ser vencedor. Olha aí:

1. Planejamento é a alma do negócio

Para organizar qualquer tipo de evento, já sabemos que a palavra de ordem é planejamento. E para começar a planejar é preciso levar em conta os objetivos, o perfil do evento e o tamanho dele. Se o seu evento não for beneficente ou público, vale a pena fazer a conta: a arrecadação pagará os custos e todo o esforço empreendido?

Para ter essa certeza, faça uma pesquisa sobre os esportes envolvidos, os eventos já realizados no segmento (com isso, você poder ter ideias sobre o que fazer e não fazer), cheque se há demanda local e/ou regional e quanto o seu público está disposto a investir, em média, para ir ao evento. De posse dessas informações, coloque tudo (tudo mesmo!) na planilha de planejamento, organizando os investimentos por categoria (espaço, fornecedores, custos, fontes de receita, comes e bebes, patrocinadores etc.) para facilitar a execução de cada um. Feito isso, passamos à elaboração do cronograma e à repartição de tarefas.

2. Escale bem o seu time

Estabeleça parcerias e monte uma equipe eficiente para trabalhar em cada fase do projeto. No caso de um evento de grande porte, o trabalho terá que ser segmentado para que tudo funcione bem.

Organize os profissionais em comissões, que ficarão responsáveis por cada item do planejamento. Logística, finanças, marketing, hospedagens, equipe de arbitragem, segurança, tecnologia, recrutamento/credenciamento dos atletas e comissões técnicas são apenas alguns deles.

Crie um cronograma detalhado de atividades, que deverá conter todas as tarefas e os prazos em que deverão ser executadas por você, seus co-workers e o staff. Uma ferramenta bastante útil para acompanhar, organizar e compartilhar materiais com o seu time é o Evernote, que já citamos anteriormente aqui. Outro app fantástico para ajudar na delegação de tarefas é o Asana, por permitir que todo o seu time acompanhe cada etapa do processo.

Você sabia?

Os jogos pan-americanos realizados no Brasil em 2007 contaram com 160 mil itens no seu checklist para que tudo saísse perfeito!

3. Como obter financiamento

Chegou a hora da captação de recursos. É importante criar um documento bem organizado e direto que mostre os detalhes do projeto, como objetivo, custos envolvidos, quanto dinheiro será necessário e por quanto tempo, assim como quais as vantagens diretas e indiretas para os investidores.

Em um evento de largo alcance como campeonatos ou jogos importantes, grandes empresas públicas ou privadas, entidades esportivas ou até mesmo órgãos administrativos como prefeituras podem ser ótimos patrocinadores. Eles devem estar de acordo com o estilo do evento e sua marca deve ter destaque em todos os espaços, de acordo com a cota fechada. Você pode ter patrocínios de marcas de chuteiras, roupas esportivas, bebidas isotônicas e outros produtos relacionados ao setor esportivo.

Eventos mais baratos ou com menor público como corridas ao ar livre ou trilhas de bicicleta têm no crowdfunding uma alternativa bem interessante.

4. Defina as particularidades

Com o planejamento em mãos e o orçamento aprovado, você poderá definir os detalhes do seu evento. Estamos falando de um torneio de futebol de salão? Isso influenciará fortemente suas escolhas. Se for um campeonato de natação, o foco já muda completamente e novas demandas surgem na fase de produção.

O lugar já está de acordo com o que você precisa ou necessitará de reformas? Informe-se bem – e com bastante antecedência! – e esteja consciente dos desafios e tarefas da sua equipe para que sejam executados com competência e em tempo hábil.

Quanto antes o martelo estiver batido sobre as peculiaridades do evento, melhor, pois você já pode antecipar os trabalhos e mandar bala na divulgação do evento. Percebeu como um planejamento bem-feito desde o início é essencial?

5. Invista em comunicação

Crie um plano de comunicação para o seu evento. Primeiramente, defina seu público – aquela pesquisa que citamos na fase de planejamento pode ter dar uma mãozinha nessa parte – e que tipo de mídia é mais eficaz para atingi-lo. Depois, defina a marca (se houver), a identidade visual e o material visual e sonoro que será utilizado.

Seu target é mais jovem? Invista nas redes sociais, nas coberturas multimídia – por computador, dispositivos móveis, TV digital– e na interatividade em tempo real através de fotos e vídeos, uso de check-ins virtuais e hashtags e participações em fóruns antes, durante e depois do evento. Esteja onde seu público está.

A internet wi-fi está funcionando bem em toda área do evento? Isso é primordial. Caso não esteja, vale a pena investir para corrigir este problema. Além de ser um fator importante para a satisfação do seu público, também é essencial para que os participantes possam postar, comentar e mencionar o seu evento enquanto ele está acontecendo, o que gera buzz, mídia espontânea e amplia o alcance e a visibilidade do evento na web.

Em geral, eventos esportivos também têm boa resposta a uma divulgação offline eficiente. Uma simples panfletagem de flyers pode ser barata e ir direto ao ponto. No caso de eventos locais, como corridas ou bicicleatas, divulgar em parques e academias próximos à região do evento pode ser uma ótima ideia.

Sempre divulgue com clareza e antecedência todos os detalhes importantes sobre o evento, como local, preço (se o evento for pago), dia, horário e os pontos de venda de ingressos, se houver. Vender ingressos pela internet facilita bastante e é uma ótima iniciativa para garantir a venda antecipada dos ingressos.

 

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6. De olho nos detalhes!

Antes do grande dia, cheque o funcionamento dos equipamentos de comunicação que serão utilizados pelos membros da sua equipe como walkie-talkies, headphones e celulares. Certifique-se de que haja um credenciamento prévio e espaço reservado para a imprensa.

Eventos esportivos geralmente produzem imagens e vídeos impressionantes, portanto também é importante contratar um bom time de audiovisual do próprio evento. Para acertar na escolha do time de fotógrafos, confira um texto com dicas sobre o assunto aqui.

Como estão a entrada e a saída do evento? Estão limpas, organizadas e fluindo bem? Lembre-se de que as saídas devem estar sinalizadas e desobstruídas. Isso é bem importante para garantir o conforto do seu público em todas as etapas do evento.

E os banheiros? Estão bem equipados e funcionando nos conformes? Manter a infraestrutura em ordem enquanto o evento está acontecendo é fundamental para acomodar bem e atender às necessidades dos participantes, satisfazendo-os e fidelizando-os para eventuais próximas edições ou eventos similares.

7. Segurança é primordial

Em qualquer evento a segurança é um elemento que deve ser visto com toda a atenção. Em eventos esportivos, essa importância só aumenta. Você deve contratar uma equipe de segurança de primeira linha, que possa dar conta de qualquer problema. Quanto maior o público do evento, maior a necessidade de um time de seguranças bem treinado e preparado para lidar com situações de estresse. Se seu evento tiver torcidas rivais, separe bem cada uma delas para evitar conflitos. Todo cuidado é pouco!

Outro item que não pode faltar: preste atenção ao estado de conservação de arquibancadas para garantir a segurança de quem assiste aos jogos. Acomodações seguras e bem-instaladas garantem o bem-estar e conforto do seu público, bem como reduzem os riscos de acidentes.

Considere também a capacidade do espaço para não gerar superlotação e permitir a movimentação tranquila dos participantes. Uma ambulância e uma equipe médica devem estar a postos para qualquer emergência.

8. Brindes: a cereja do bolo

Como diz o ditado, “de graça até injeção na testa”, ou seja, em bom português, quem não gosta de receber um brinde? Copos, ímãs de geladeira, camisetas, bonés, tudo o que for relacionado a esportes e/ou ao próprio evento é uma forma de fixá-lo na mente de quem compareceu e de ajudar a construir uma memória positiva daquele evento. Além disso, agrega valor e acaba por promover o evento junto a futuros participantes.

Você pode negociar a produção e o financiamento desses brindes com os patrocinadores, como uma forma de difundir o evento e as marcas de cada um deles. É o famoso ganha-ganha, em que todos os envolvidos saem felizes: produção, patrocinadores e público. Vê só que maravilha!

9. O que fazer no pós-evento?

Como já falamos por aqui, um evento não se encerra quando as luzes se apagam. É preciso se certificar sobre o estado do local ao fim do evento, checar se o espaço está de acordo com o contrato, se todo o lixo já foi descartado e se será necessário fazer algum reparo. Verificar a devolução de objetos emprestados ou alugados, o retorno dos atletas para o local onde estão hospedados e todo o trabalho de desmontagem dos equipamentos também estão inclusos no pacote.

A produção também deve observar atentamente os relatórios contendo os números finais, quitar os pagamentos e checar os lucros tanto para se organizador quanto para prestar contas aos patrocinadores. Monitorar o feedback da mídia e do seu público através do clipping e comentários e fotos nas redes sociais também são boas práticas na hora de executar o follow-up e evitar erros na organização do seu próximo evento.

Prepare-se bem e aproveite a temporada de eventos esportivos com grande sucesso! Você tem mais alguma ideia sobre o assunto? A casa é sua nos comentários!

  • Pingback: Como contratar a equipe de segurança para o seu evento | Academia do Organizador de Eventos()

  • Carlos souza (DCarlos)

    Boa Tarde Pessoal, aqui é o Carlos.
    Tenho um pedido de ajuda pra vocês, estou buscando informações a respeito dos custos utilizados em um evento esportivo, para uma pesquisa do colégio abrangendo todas as áreas se possível. Vocês teriam algo para me passarem, pode ser algo que já tenha acontecido em qualquer lugar, pois daí eu adapto para as minhas necessidades.