Event Canvas – Você já ouviu falar?

Quando não há boa maneiras de colocar ideias e estratégias no papel, até mesmo a famosa “euquipe” pode se perder. Aprenda sobre o Event Canvas, que vai ajudar você a organizar e comunicar o planejamento do seu evento.

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Digamos que você vai criar um evento. Você esquenta os neurônios sobre a ideia e junta um time para colaborar.
A discussão evolui e, rapidamente você percebe que João está com ideias muito diferentes, provavelmente não está bem alinhado.
Maria está pensando sobre como receber os convidados e vocês ainda nem fecharam a data;
Depois de uns dias, Júlia acredita que o evento deveria ter atenção da mídia; você não vê motivo para tal.

No fim, entre os solavancos habituais, tudo acaba dando certo graças à experiência da equipe ou o dia D se torna um desastre com várias “lições aprendidas da pior forma” e um pouquinho e vergonha.

Quando não há boa maneiras de colocar ideias e estratégias no papel, até mesmo a famosa “euquipe” pode se perder dentre as diversas linhas de pensamento que executar um evento demanda. Não precisa dizer que, quão mais complexo o evento, maior a certeza de que isso vai acontecer.

Para evitar esse desgaste com sua equipe, seu público e consigo mesmo, o melhor é começar JÁ a utilizar ferramentas que não deixem o planejamento estratégico do seu evento resumido a conversas trocadas pelo WhatsApp.

Então eu devo criar um documento com 50 folhas para qualquer evento que eu vá produzir?

Claro que não. Mas você deve, sim, ter um mínimo de organização.

O Event Canvas é uma dessas ferramentas que pode salvar a sua pele e dar uma macrovisão sobre vários aspectos imprescindíveis do seu evento. No mínimo, servirá como uma ferramenta de comunicação para a sua equipe estar sempre, literalmente, na mesma página.

O Event Canvas é inspirado no Business Model Canvas, um template para documentação de modelos de negócio e muito utilizado no universo das startups. Similar ao seu original no mundo dos negócios, o Event Canvas é, em linhas gerais, um diagrama onde o seu evento é dividido em 14 áreas pré-definidas. Preenchendo cada uma dessas áreas, o objetivo é que os conceitos por trás do seu evento, bem como seu planejamento estratégico e as perspectivas de todos os “stakeholders” do evento (produção, público, investidores etc) fiquem claro para você e sua equipe.

No vídeo abaixo (em inglês) os fundadores do Event Canvas explicam como funciona:

Em cada uma das 14 áreas, é preciso responder a algumas perguntas, que vão guiar o preenchimento. As áreas são:

  1. Dores
  2. Compromissos
  3. Retorno
  4. Ganhos
  5. Comportamento de entrada
  6. Atividades a realizar
  7. Jornada da experiência
  8. Design instrutivo
  9. Promessa
  10. Comportamento de saída
  11. Expectativas
  12. Custos
  13. Receitas
  14. Satisfação

Para preencher o Event Canvas, uma boa ideia é utilizar uma cartolina (ou um papel grande qualquer), desenhar o diagrama e, em equipe, começar a colar post-its com respostas para cada área. Se você for documentar o evento para utilizar em edições futuras (ou para reportar a alguém), uma boa ideia é fazer um projeto gráfico legal, como o exemplo abaixo de um evento da Symantec (tem vários outros no site deles):

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Você pode baixar um Event Canvas vazio aqui para começar a utilizar em seus eventos 🙂

EDIT: Agora também existe uma Versão em Português do Event Canvas.

Ainda não há uma versão em português, mas se houver postaremos aqui.

Você já usou, gostaria de usar ou tem ressalvas sobre o Event Canvas? Conta pra gente! Se você acha uma boa ideia, recomende esse post aos amigos da área e ajude a criar eventos cada vez melhores!