Como elaborar a decoração do seu evento

Não se engane, a decoração de um evento é sempre um desafio. Melhor se preparar para não acabar entre o meia-boca e o mal gosto.

Eventick - Decoração de eventos

Ok, nós admitimos: planejar a decoração de um evento pode ser um desafio e tanto para o produtor. São muitos pontos a serem contemplados: a ocupação do espaço de forma bonita e funcional e o conforto e bem-estar dos participantes são apenas alguns deles.

Mesas, cadeiras, a escolha das cores, os arranjos de flores, enfeites de teto e muito mais: a maneira de organizar todos esses elementos fará toda a diferença no desenrolar do evento.

Primeiramente, você deverá definir o tema ou o conceito que irá adotar para o evento. O estilo – estamos falando de um evento mais ou menos formal? Será algo mais voltado ao público jovem ou se trata de um evento de negócios? – também influenciará diretamente nas decisões que serão tomadas quanto ao aproveitamento do espaço. Em seguida, você deve definir o número de convidados, para que possa calcular o número de mesas, de enfeites e de souvenirs, caso você decida distribuí-los.

Para tornar a sua vida mais fácil durante esse processo, reunimos algumas dicas preciosas sobre a decoração de um evento. Entre e fique à vontade:

1. Organização das cadeiras

Não importa se estamos falando de um congresso, uma festa de formatura ou até mesmo uma balada: provavelmente os participantes vão precisar descansar em algum momento. Uma boa organização de mesas e cadeiras é primordial para aproveitar bem o espaço e facilitar a comunicação entre os envolvidos, seja qual for a natureza do evento.

1.1 Modelo Teatro

Esse padrão é um verdadeiro clássico. Nele, os participantes ficam organizados em fileiras retas uma atrás da outra. Excelente para congressos, audiências públicas, seminários e eventos corporativos. O formato confere maior destaque ao palestrante ou à apresentação que se desenrola no palco, evitando a dispersão dos convidados.

Além disso, possibilita acomodar mais pessoas dentro do ambiente, de forma eficiente e sem perder o foco no elemento principal. Como nada é perfeito, se você escolher este modelo, é preciso atentar para as entradas e saídas de emergência do auditório/sala de conferências. Elas são de fácil acesso? Estão bem sinalizadas? Isso é bem importante. Evite deixar dúvidas e atrapalhar o andamento do evento com essas questões.

Outro item a se considerar: esse modelo reduz a interatividade entre os participantes, já que eles não se veem frente a frente. Então, se um debate faz parte de sua programação, considere outros modelos de distribuição dos assentos, como os que de que falaremos abaixo.

1.2 Modelo Sala de Aula

Uma derivação do formato Teatro, essa organização também é bem querida pelos organizadores e vamos explicar o porquê. Esse formato é o melhor para aulas, congressos científicos ou acadêmicos, pois permite fazer anotações, utilizar materiais de referência ou usar o computador na própria mesa.

É eficaz também para eventos de longa duração, especialmente se contar com mesas e cadeiras confortáveis e espaçosas. Como há mais espaço para cada pessoa do que no formato Teatro, essa disposição também facilita o consumo de alimentos e bebidas sem atrapalhar o resto do grupo.

1.3 Modelo em U

Aqui, a organização das cadeiras prima pela interação entre os envolvidos. Como o próprio nome já diz, as pessoas serão organizadas em formato de U, com fileiras em três sentidos diferentes, unidas pelas extremidades e podendo ver os outros participantes.

Mais informal, essa disposição chama a atenção para o centro do corredor e aumenta o engajamento entre o palestrante e o público. Esse formato é supereficiente para reuniões entre pequenos grupos, como eventos de networking ou um workshop. Ideal também para dinâmicas de grupo e trabalhos em parceria entre várias empresas, para que todos os envolvidos se conheçam e interajam durante todo o processo.

1.4 Modelo Banquete

Embora o nome possa sugerir algo muito sofisticado, esse formato é bem simples: são colocadas mesas redondas para quatro ou seis pessoas as mesas e cadeiras lado a lado e, em determinados casos, voltadas para o palco (se houver) ou voltadas umas para as outras, quando não houver apresentação ou palestra.

Ótimo para facilitar a interação entre os participantes e o mais confortável para eventos de longa duração, pois as pessoas podem se locomover pelo evento e depois voltar à mesa para descansar um pouco. Este formato também é ideal para servir os comes e bebes entre o público e para eventos onde haverá uma refeição principal, como almoços e jantares corporativos.

1.5 Coquetel

Na via oposta, temos o padrão Coquetel, o mais despojado de todos. Essa organização é ideal para baladas, premiações e encontros sociais e oferece o máximo aproveitamento do espaço e da capacidade do local, pois não o ocupa com mesas e cadeiras.

Uma boa alternativa para aliar o bom uso do ambiente ao conforto dos participantes é espalhar “pontos de apoio” no ambiente. Mesas altas com bancos, pufes e pequenos sofás colocados em lugares estratégicos são uma ótima ideia!

2. Organização do espaço

Se houver um bufê – saiba mais detalhes sobre esse serviço aqui – é interessante que a empresa fornecedora o desmonte logo que o serviço for encerrado para que tenha mais espaço para circulação.

O ideal é que se use algum artifício para que a desmontagem não seja vista pelos convidados. E nunca desmonte mesas de convidados para liberar espaço. Uma ideia interessante é instalar cortinas que escondam os buffets e que se abram apenas no momento de servir. Assim, o cenário do evento surpreenderá seus convidados.

A mesa principal, onde serão servidos o almoço ou jantar, deve ficar em uma posição estratégica, que seja, ao mesmo tempo, visível e não atrapalhe a circulação dos convidados.

3. Deixe a pista de dança mais ampla e atraente!

Como já dizia o grande Samuel Beckett, “dance primeiro, pense depois. Essa é a ordem natural.” A pista de dança, para alguns convidados, é uma das partes mais importantes de um evento e sua decoração merece bastante atenção pela equipe de produção. Sendo assim, ela deve ser muito bem pensada e projetada para acomodar um certo número de convidados por um bom período de tempo.

O projeto deve ser feito para que o espaço seja o suficiente para seus convidados, sem ficar muito apertado ou dar a impressão de festa vazia. É um verdadeiro “equilíbrio de pratos”, mas o resultado do esforço para atingir esse objetivo compensa, especialmente quando o produtor atesta o quanto o seu público está se divertindo.

Outro ambiente que não pode faltar é o lounge, onde as pessoas podem relaxar e conversar. Em geral, esse espaço deve ficar longe da pista, para que seja um espaço de descanso e de interação entre os convidados.

4. Luz, câmera, ação: reserve um espaço para as fotos do seu evento

Por último, não se esqueça de providenciar um espaço para as fotos. Já falamos anteriormente aqui no blog o quanto é importante investir na fotografia de um evento.

Para que o resultado fique tão bom quanto o esperado, ter um local bem arrumado, bem iluminado e com arranjos de flores ao redor é suficiente, mas você também pode incrementar com um jogo de luzes ou outros acessórios como fundos diferenciados, molduras e plaquinhas especiais.

5. E as cores? Como escolher?

Você sabia que as cores têm a incrível habilidade de provocar sensações, transmitir mensagens, estabelecer o “clima” de um evento e até mesmo criar memórias nos participantes? Para acertar na incorporação das cores à decoração do evento, você terá que pensar nas características do evento, quem é a empresa/marca que está organizando e quem é o seu público-alvo, além de investigar a viabilidade e as possíveis combinações entre elas.

Vai organizar um evento voltado para a sustentabilidade? Aposte no verde e branco, que transmitem a ideia de natureza, equilíbrio e renovação. Estamos falando de um evento corporativo? Azul escuro, cinza, preto e branco são boas opções. Quer transmitir uma ideia de energia, otimismo e entusiasmo? Amarelo, laranja e vermelho (este último especialmente em tons mais claros) dão conta do recado!

Não adianta: existem algumas combinações de cores que já viraram verdadeiros clássicos. O preto e branco (P&B para os íntimos), por exemplo, confere “luxo e elegância” e dá um teor mais tradicional a qualquer evento. A aliança entre preto e roxo remete quase que instantaneamente ao Halloween e o verde e o amarelo, quando juntos, referem-se, na maioria das vezes, às cores do Brasil.

Sabendo disso, se o seu evento não se encaixa em nenhum desses perfis, evite utilizar essas e outras combinações que já possuem um significado muito enraizado na mente dos participantes ou que possam gerar confusão sobre o tema/objetivo do evento. Lembre-se sempre de que as cores influenciam o psicológico e tem altíssimo potencial informativo.

Atenção! Não basta escolher as cores para elaborar a decoração do seu evento: você precisa ver como elas funcionarão juntas. Analise bem o perfil da marca, empresa ou do dono da festa, se for o caso, teste diversas combinações até encontrar a que mais se encaixa. O processo pode ser longo, mas o resultado compensa.

Escolher cores que combinem com a marca ou com o perfil do evento ajuda, também, a dar mais consistência ao visual do evento e evitar incoerências ou até mesmo ofuscar a marca, o que você não vai querer de jeito nenhum. A paleta de cores deve atuar em parceria e complementaridade com a identidade visual do evento, formando uma unidade.

 

E aí, gostou de nossas dicas para criar a decoração do seu evento? Se tiver outras ideias ou sugestões, compartilhe conosco nos comentários!