9 dicas para um Evento de Networking dar certo

O evento parecia incrível. Você se prepara mentalmente, coloca uma roupa bonita e pisa na rua sabendo que você vai encontrar aquela pessoa que pode mudar o rumo da sua vida. E aí… as coisas não são bem como pareciam.

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Isso já aconteceu com você: alguém te convida para um evento que parece incrível. Você se prepara mentalmente, coloca uma roupa bonita e pisa na rua sabendo que hoje você vai encontrar aquela pessoa que pode mudar o rumo da sua vida. E aí… as coisas não são bem como pareciam.

Nas empreitadas do amor ou nos eventos de networking, muitas vezes nos decepcionamos porque a situação não estava preparada para ter um desenrolar minimamente ideal. Não é porque você não é interessante ou ninguém parecia olhar para você, mas simplesmente porque o momento não parecia favorável.

Então o que fazer para organizar um evento de networking que dê certo?

1. Comece com um propósito

Claro, você já sabe que todo evento deve ter um objetivo. Mas quando você pretende juntar pessoas de um grupo para conversarem, é importante que elas saibam o que podem tirar dali. É a mesma lógica de contratar um serviço: você se sente mais seguro se tem uma ideia do que será entregue.

A ideia é aprender sobre algum tema? Aproximar clientes e fornecedores? Fortalecer uma comunidade? Levantar ideias? Deixe isso bem claro para os seus convidados.

2. O dia/hora

Se o evento acontecerá somente uma vez, é bom pesquisar bem no calendário se não há eventos conflitantes para o seu público.
Se a sua proposta é criar um evento recorrente (semanalmente, mensalmente etc), não precisa esquentar tanto. Sempre vai ter alguém que não poderá ir, então não se incomode muito com isso. Dê preferência a dias de semana e em um horário fácil fora do horário comercial. Boas opções são:

  • Café da manhã. Principalmente em um local perto do centro comercial da cidade, para que as pessoas se encontrem antes de irem para o trabalho.
  • Almoço
  • Após as 19h, ótimo especialmente para Happy Hours, papos mais relaxados ou uma combinação dos dois. Depois de um dia de trabalho, não é todo mundo terá paciência para papos muito densos.

Lembre-se de planejar também a duração do evento. 1h geralmente é pouco. 1h30 geralmente é o suficiente para as pessoas interagirem e sobra um espacinho ainda para quem chegar mais cedo ou quiser sair mais tarde. Nos eventos à noite, a flexibilidade é maior, principalmente se a oferta de comes & bebes for boa.

3. Decida um formato

Há inúmeros formatos para um evento de networking e você está livre para criar outros, o único limite é a sua criatividade. Mas há alguns modelos “guarda-chuva” que podem dar o pontapé inicial para o seu evento. Alguns exemplos são:

  • Treinamento: Uma pessoa se encarrega de coordenar alguma dinâmica hands on entre os convidados e o próprio treinamento já é uma oportunidade para os participantes interagirem. Ao final do processo, os participantes possivelmente aprenderão algo novo além de conhecer novas pessoas. Nesse modelo, o ideal é que pessoas que já se conheçam fiquem separadas para estimular o networking.
  • Reunião: Todos se juntam para para discutir sobre um tema. Se esse for o objetivo, é importante ter uma pauta delimitada previamente e alguém para relatar as decisões. Reserve um momento antes e depois da reunião para incentivar que os participantes conversem mais descontraidamente.
    – Palestra & networking: Um formato tão comum quanto eficiente. Digamos que você quer reunir um grupo de Observadores de Aves para troca de experiências. Você pode tornar o evento mais atrativo convidando alguém para falar brevemente sobre Estratégias para fotografar Pelicanos. Os participantes poderão esperar aprender algo novo tanto da palestra quanto da troca de experiências com a comunidade. Lembre-se que o objetivo aqui é networking, então não ocupe a maior parte do evento apenas com conteúdo.
  • Meetup informal: Encontre um local descontraído (bar, restaurante, evento) e convide pessoas de um setor para se reunir. Para que isso não pareça apenas com um “encontro de amigos”, convide alguém interessante para o público conhecer ou divulgue o evento apenas para um nicho bem específico. Isso fará que assuntos relativos ao tema do grupo surjam durante o evento.

BONUS TIPS – dicas úteis para qualquer formato:

  • Tenha pessoas responsáveis para receber os convidados e fazerem com que eles usem um crachá ou pelo menos um name tag. Nesse artigo nós falamos sobre como fazer um crachá que funciona.
  • Você pode deixar um lugar separado (bandeja, mesa) e sinalizado para que as pessoas deixem alguns cartões de visita. Dessa forma, se alguém esqueceu de pegar o cartão de alguém ou chegou atrasado, poderá pegar os contatos ali.

4. Mantenha sua escolha de data e formato

Se o seu evento for acontecer com alguma recorrência, seja fiel a ela. Se já é difícil atrair as pessoas para um evento, imagine convencê-las a estarem presentes nas próximas edições? Então o melhor a fazer é, como quase tudo na vida: simplificar.

“Toda primeira quarta-feira do mês às 19h” é bem melhor do que “Quando eu mandar um e-mail convidando, provavelmente na próxima lua cheia”. Além de ser mais fácil de lembrar, também facilita a repercussão do evento no boca-a-boca, algo extremamente importante.

5. Mantenha seus padrões

Você dá o maior suor para o primeiro evento acontecer e lança aquele “Vamos abrir com chave de ouro…”, mas OPA! Alto lá. Se a segunda edição não for tão boa quanto a primeira, você provavelmente notará uma queda já na edição seguinte. Ao conseguir se equiparar às expectativas do seu público, você constrói um público satisfeito e aumenta as chances de manter a fidelidade.

Isso não quer dizer que você não deve inovar em seus eventos. Por favor, não estamos dizendo isso! Trazer um “fator sexy” para o evento, como uma celebridade, um local interessante, inovações no menu ou um formato diferente e lúdico/desafiador vai certamente abrir os olhos do público-alvo.

6. Faça as pessoas se inscreverem

Mesmo que o evento seja gratuito, há dois motivos para pedir para as pessoas se inscreverem:

  1. Faz com que elas “façam um esforço mínimo” para participar, o que aumenta o nível de comprometimento e diminui as taxas de no-show;
  2. Ajuda a criar um mailing do seu público para convidar para oportunidades futuras.
  3. (extra) É útil para imprimir etiquetas com o nome das pessoas antecipadamente, se for o seu caso 😃

Além de pedir para as pessoas se inscreverem, utilize um sistema de check-in para registrar quem realmente foi ao evento. Isso é extremamente útil para identificar as pessoas mais engajadas e, por exemplo, oferecer oportunidades/promoções ou convidá-las para eventos mais restritos.

7. Não faça sozinho

Convoque outras pessoas para ajudá-lo e escolha pessoas que têm proatividade e capacidade de agir em vez de apenas “pessoas boas com ideias”. Escolha bem essas pessoas e engaje-as para que compartilhem o evento com o máximo de pessoas. Eventos de networking crescem muito com o boca-a-boca e é muito útil ter mais de um ponto de partida.

8. Boost networking: “Facilitadores” e circulação

A Laura Gurgel, fundadora do Clube de Negócios e experiente em realizar encontros de networking, nos deu duas dicas super práticas para incentivar conversas e realização de novos contatos nos eventos:

A primeira é convocar pessoas que conheçam o público-alvo e possam facilitar que elas se conheçam. Sempre vai ter alguém no canto da sala, meio sem graça ou fingindo tem algo importante para ver no celular naquele momento. Mas, na verdade, ela ainda não está tão à vontade com os outros participantes e os facilitadores podem ajudar nessa dinâmica.

Outra boa ideia é disponibilizar poucas (ou nenhuma) cadeiras nas áreas de networking. Quando há lugares para sentar, as pessoas circulam menos e as chances de networking caem bastante.

9. Follow-up

Trabalhar o pós-evento, já sabemos, é tão importante quanto o evento em si. É nele que você vai descobrir feedbacks para melhorar e aprofundar o seu relacionamento com o público. É o momento de mostrar que você ainda está pensando neles, mesmo após ter apagado as luzes. Nesse post nós damos algumas dicas para fazer um bom follow-up.

 

Mais alguma ideia para ajudar nossos amigos organizadores a incentivar eventos de networking? Compartilhe conosco, nós queremos ler/ouvir 🙂