Como preparar convites

É a sua primeira chance de despertar o interesse e fazer as pessoas contarem os dias para seu evento. Mande bem na hora de mostrar que a presença dos seus convidados é tão especial.

eventick - como fazer convites

O sucesso de qualquer acontecimento começa pelo convite. Ele é sua primeira chance de despertar o interesse de seus convidados e deixá-los contando os dias para a realização de seu evento. É, também, a oportunidade de demonstrar que a presença deles é muito especial e de conquistar, logo de cara, o seu público.

O convite deve ter o estilo de quem convida e o que será adotado para o restante do evento. Sendo assim, abre-se espaço para a personalização e diversas variações de tamanho, linguagem, formato, direção de arte e muito mais.

Contudo, sejam quais forem as particularidades do seu evento e, por tabela, do seu convite, algumas informações essenciais devem estar presentes para garantir que seus convidados saibam de tudo o que for necessário.

Os principais elementos são o nome do anfitrião, nome do convidado, tipo de evento (formal ou informal), hora, data, local e dress code, se houver. Você também deve informar se o convite é intransferível, se o convidado pode levar acompanhantes e se é necessário confirmar presença previamente.

1. Uma imagem vale mais do que mil palavras: invista na beleza e originalidade de seu convite

A parte visual é a primeira coisa que será notada, então capriche. Em eventos formais, como casamentos e formaturas, o melhor é ser tradicional. O papel de excelente qualidade com impressão em preto é ainda a melhor escolha para esses casos.

Caso o seu evento seja mais informal, dê asas à imaginação e abuse da criatividade. Alguns organizadores têm dado um show em matéria de originalidade ao elaborar seus convites, o que, certamente, gera um impacto enorme sobre quem o recebe.

Referências a elementos da cultura pop como jogos, filmes e brincadeiras de criança são muitíssimo bem-vindos e costumam chamar a atenção e surpreender positivamente os convidados.

É importante que os convites para um evento acompanhem o clima da celebração e sejam uma dica do que seus convidados podem esperar. Saia do óbvio e mãos à obra!

2. Antecedência é palavra de ordem

O prazo ideal para o envio depende do tipo de evento. No caso de casamentos, conferências, palestras e eventos com presença de autoridades, a antecedência deve ser de, no mínimo, 30 dias.

De modo geral, o ideal é fazer o pedido dos convites impressos cerca de quatro a cinco meses antes do evento. É importante que haja tempo suficiente para definir modelo e papel, aprovação de texto, produção dos convites e prova, além da distribuição, é claro. Uma boa dica é encomendar entre 10% e 15% a mais do que sua lista de convidados, assim você não terá problemas com esquecimentos.

Se os convites forem para eventos sociais e empresariais, 15 dias de antecedência bastam. Quando se trata de eventos informais, as pessoas podem ser convidadas até uma semana antes.

Caso estivermos falando de uma ocasião formal, o ideal é que os participantes sejam convidados com, no mínimo, seis semanas de antecedência.

3. Convites virtuais: como e quando usá-los

Já falamos anteriormente sobre as vantagens de vender de ingressos online, como a praticidade, rapidez e economia, e o mesmo vale para os convites. Contudo, apesar de facilitar bastante o trabalho do organizador, é preciso observar alguns detalhes importantes ao optar por enviar os seus convites virtualmente.

Se possível, peça aos seus convidados para enviarem confirmações de sua presença ou, se for o caso, efetuar sua inscrição previamente, para que você possa ter o controle de quantas pessoas irão ao evento.

Essa informação é importantíssima para que você possa preparar o espaço, contratar profissionais para atender às demandas dos convidados e calcular a quantidade de alimentos e bebidas que serão comprados e servidos aos participantes.

A depender do estilo do evento, o convite pode ser feito pelas redes sociais, especialmente pelo Facebook. Se estivermos falando de um evento mais informal, como uma festa de aniversário, por exemplo, essa medida dará conta do recado.

Nesse caso, você tem o benefício de criar uma discussão ou postar fotos/músicas que funcionarão como teaser do evento. Como cada um que confirma presença costuma fazer ou gerar comentários, isso facilitará bastante a permanência do seu evento na mente das pessoas sempre que elas derem uma olhadinha na rede social. Reforce o convite via e-mail ou telefone para aqueles amigos que são menos conectados.

4. E na hora de elaborar uma lista de convidados, o que você não pode esquecer?

Para que o envio dos convites seja bem-sucedido, uma boa pedida é preparar, antes de distribuí-los, uma lista de convidados bem detalhada para o evento. Você pode reunir os convidados em grupos como trabalho, família e amigos, ou, caso você não tenha tanta proximidade com eles, pode elencá-los por profissão, empresa em que trabalham ou área de interesse.

A primeira medida é analisar o seu orçamento e a partir daí calcular o número de pessoas que você pode convidar sem gastar mais do que o previsto. Sim, sabemos que esta seleção é sempre difícil de ser feita, mas lembre-se de ser o mais criterioso possível na hora de fazê-la, pois isso impactará diretamente no seu evento.

Em geral, a maioria dos serviços de bufê costuma estar preparada para servir até 10% a mais do que o número de pessoas contratado e costumam cobrar pelo excedente. Verifique como isso funciona antes de fechar o contrato e esteja preparado para contar com mais ou menos pessoas do que o planejado.

Tenha em mente também que, normalmente, cerca de 15% a 20% da sua lista de convidados não deverão comparecer e, entre as pessoas que confirmaram presença, cerca de 10% irão faltar.

A boa notícia é que a tecnologia (sempre ela!) pode te dar aquela força ao organizar a sua lista de convidados. Aplicativos como o Zkipster e o Guest Manager ajudam você a elaborar e gerenciar a sua lista de convidados, bem como controlar o check-in dos participantes no evento. Tudo o que você precisava, hein?

Você tem mais dicas para preparar um bom convite para um evento? Fique à vontade nos comentários!