Como conseguir patrocínio para eventos

O que é importante na hora de levantar dinheiro para o seu evento? Aprenda a conseguir patrocínio com essas dicas práticas!

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Muitos eventos conseguem ser inteiramente autônomos, ou seja, toda sua receita vem da venda de ingressos e de produtos e serviços in loco. No entanto, se olharmos para o mercado de eventos de forma abrangente, essa é apenas uma pequena minoria. A maior parte dos eventos precisa recorrer a dinheiro externo, seja pelo seu formato ou porque tem uma alta estrutura de custos. E, para muitos profissionais da área, essa realidade é o motivo de um interminável processo de conseguir patrocínios para eventos.

Não pense que conseguir patrocínio é um tipo de “mendicância”. Patrocínios não são favores, mas um tipo de relacionamento do seu evento com outras empresas, do qual ambos recebem benefícios. É bom ter sempre em mente que evento são poderosas ferramentas de marketing (ref1, ref2 etc) e você tem isso em suas mãos.

Compilamos algumas dicas para ajudar você a conseguir patrocínio para o seu próximo evento, ou fazer seu fundraising. Dividimos os tópicos em duas seções: (1) Preparação, onde você deve deixar alguns pontos do seu evento claros e serão importantes não só para falar com patrocinadores mas para todo o evento e (2) Mão na massa, onde lidaremos diretamente com a questão do patrocínio.

Preparação

1. Objetivos e Público

Defina bem os objetivos e público-alvo do seu evento. Isso é o básico para montra uma estratégia de patrocínio e é importante que você não tenha isso apenas em mente: escreva no papel ou documento que estiver utilizando.

Os objetivos podem ser: networking entre os participantes, exposição de uma marca, geração de leads e vendas para expositores etc.

O público-alvo deve ser o mais detalhado possível. Ter isso claro será útil em todo o evento, mas é importantíssimo nesta fase pois os patrocinadores darão extrema importância a quem poderá interagir com sua marca. Tente especificar tópicos como:
– Região/Estado/Cidade
– Ocupação
– Faixa etária
– Interesses
– Cargo
– Setores em que atuam

2. Planejamento do evento

Não existe levantamento de patrocínio sem antes haver um bom planejamento do evento. Obviamente que todos os quesitos operacionais não precisam já estar cobertos, mas o máximo de detalhes vai tornar mais fácil para você e o seu potencial patrocinador, em conjunto, imaginarem a aplicação da marca dentro do evento.

As empresas patrocinadoras também precisarão ter muita confiança em você e no seu evento antes de assinarem o cheque. Para isso, mostrar um planejamento detalhado vai passar segurança e aumentar as suas chances de sucesso.

Detalhe os investimentos previstos para cada área, pois é aí que os patrocínios serão importantes e tenha um calendário de atividades desde o pré-evento. Não economize esforços para fazer um bom planejamento pois isso trará frutos. Conhecendo bem os seus limites e flexibilidades, você terá mais condições de fazer uma boa negociação com as empresas.

Mão na massa

3. Capriche na apresentação

Você não vai conseguir nada se não encantar. Toda a conversa de patrocínio deve ser direcionada a fazer os olhos do “futuro patrocinador” brilhar e imaginar como o seu evento pode ajudar sua marca. Para isso, a apresentação de patrocínio deve ser profissional, com um bom design, conteúdo sempre relevante e direta ao ponto.

Então vão aqui alguns pontos que não podem faltar:

a. Objetivo e história

Explique o “porquê” do evento, qual o seu objetivo e caso haja edições passadas, mostre os números interessantes. No caso de haver edições anteriores, não deixe de fora itens como:
– Tamanho do público;
– Feedbacks interessantes;
– Mídia expontânea gerada;
– Menções importantes na mídia;
– Engajamento online de participantes e parceiros;
– Reportagens publicadas

b. Atividades

Exiba um calendário bem diagramado do evento. Caso o conteúdo ainda não esteja definido, não tem problema, você pode deixar os intervalos (ou slots) determinados para a sua função como: palestra, keynote, happy hour, atividade extra etc.

c. Plano de divulgação

Tenha uma estratégia de divulgação/publicidade montada. Pontos importantes a abordar: Canais (redes sociais, mídia offline etc), Comunidades a serem abordadas e Veículos principais. Você não precisa se aprofundar tanto para não tornar a apresentação tão extensa. Apresente somente o que é interessante ao patrocinador, tendo o cuidado para não ser muito superficial e passar uma ideia de despreparo.

d. Proposta de patrocínio

Essa parte fica no final da apresentação. Aqui, o potencial patrocinador começará a fazer os cálculos mentais e será o momento em que ele tomará uma decisão: (a) topa pensar sobre o assunto, (b) nega de vez a oportunidade ou (c – mais improvável) aceita patrocinar na hora.

Apresente algumas opções de planos de patrocínio, deixando claro o valor e os benefícios que cada um dos planos oferece. Algumas ideias sobre como os patrocinadores podem se beneficiar são:
– Marca no Branding do próprio evento (ex: Evento X by Patrocinador)
– Representante da empresa com apresentação de 5min na abertura do evento
– Logomarca no vídeo do evento
– Logomarca nos panfletos
– Posts nas redes sociais
– Stand no evento
– Possibilidade de propor atividade ou ação para participantes (com curadoria da organização)
– Oferecer brindes aos participantes

e. Equipe organizadora (opcional)

Se você já organizou outros eventos relevantes, insira isso na sua apresentação para passar mais credibilidade. Caso contrário, deixe de fora, pois eventos irrelevantes podem ter o efeito contrário.

4. Liste potenciais patrocinadores

Agora que você tem uma boa apresentação de patrocínio em mãos, é finalmente a hora de começar a abordar os possíveis patrocinadores. Não adianta chegar aqui antes de estar preparado para não correr o risco de “queimas suas fichas”.

O primeiro ponto é criar uma lista de potenciais patrocinadores. Isso vai criar um processo e facilitará a captação de patrocínio. Se você tiver pessoas trabalhando com você nisso, ter uma lista colaborativa também vai tornar a comunicação e o trabalho em equipe mais simples. Inclua itens como: Responsável, Último contato, Status, Forma de patrocínio e Categoria.

Para facilitar o seu trabalho, criamos uma Planilha para Captação de Patrocínio, que você pode baixar aqui.

planilha-para-patrocinio-de-eventos

5. A abordagem

Tendo a lista de potenciais patrocinadores pronta, agora vamos atrás deles!

O melhor é entrar em contato diretamente com a pessoa que vai decidir sobre o patrocínio (decision maker). Geralmente, é a pessoa responsável pelo Marketing, Eventos ou Parcerias da empresa.

Se você não tiver o contato direto do decision maker, utilize o tempo “parceria”, “oportunidade” para chegar a ele. Propostas de patrocínio nem sempre são bem vistas e podem acabar sendo rejeitadas nos primeiros níveis da hierarquia empresarial.

Mesmo que as empresas abordadas sejam muito próximas de você, é importante agir com o máximo de profissionalismo, afinal, é dinheiro que você está pedindo. Faça uma abordagem inicial por e-mail ou telefone para marcar uma reunião e, somente na reunião, vá a fundo sobre o assunto. Tratar de patrocínio de maneira leviana pode fechar uma porta promissora.

Se você receber um “Não”, não insista. Isso pode acabar com a sua reputação e com oportunidades futuras.

Dica Pro: Pesquise a fundo sobre a empresa. Saiba tudo sobre ela, produtos, serviços, público-alvo, linhas de atuação, patrocínios passados etc. Dessa forma você terá mais argumentos para que ela invista em seu evento. Além disso, levante uma lista de possíveis clientes e parceiros ligados ao evento que são importantes para eles. O seu preparo, alinhado às expectativas do evento, vão fazer os olhos do futuro patrocinador brilharem!

6. 3 palavras: organização, profissionalismo e honestidade

Em todo o processo de conseguir patrocínio para eventos, é importante ser organizado e profissional ao máximo. Se você passar essa impressão aos seus prospects, eles terão motivos para acreditar que o evento estará em boas mãos e sua marca será tratada com responsabilidade.

Por mim, lembre-se: levantar patrocínio não é o mesmo que “arrancar dinheiro” de empresas. É uma relação de parceria com benefícios mútuos. Então é importante manter a honestidade em todo o momento. Caso surja uma pergunta que você não sabe responder, não minta para passar de esperto: responda que vai avaliar a questão e voltará o quanto antes para ele com a resposta.

Da mesma forma, nunca permita o que você não pode cumprir. Esse tipo de atitude, com certeza, vai se voltar contra você e muitas portas serão fechadas para outras oportunidades.

7. Após o evento, compartilhe resultados

Os patrocinadores ficarão muito felizes em receber um material com os resultados do evento. Inclua dados como o número de participantes, menções na mídia, alcance em redes sociais e feedbacks interessantes. Também, caso não quebre nenhuma regra de privacidade, compartilhe uma lista de contatos importantes para o patrocinador para que ele possa engajá-los em futuras ações de marketing.

Se possível, realize uma pesquisa dentro do evento que seja de interesse para os patrocinadores e inclua seus resultados no relatório. Algumas plataformas de inscrição para eventos como o Eventick oferecem a possibilidade de criar formulários personalizados que já podem veicular essa pesquisa.

Esse tipo de compromisso vai fazer você ganhar pontos com o organizador e aumentar as possibilidades de que ele continue contribuindo em edições futuras.

 

E aí, preparado para conseguir o dinheiro que falta para o seu evento? Se tiver mais alguma dica sobre conseguir patrocínio para eventos, por favor compartilhe conosco!

  • Cadu Mendonça Ferreira

    Conteúdo excelente.

  • Wallace França

    Ótimo conteúdo !! Excelentes dicas e que realmente fazem com que nós produtores tenhamos maior conhecimento para alcançarmos nossos objetivos. Parabéns pelo material !!